De Twentse instelling voor jeugdzorg Jarabee ontwikkelt een business intelligence platform om meer inzicht te krijgen in een reeks belangrijke prestatie-indicatoren. Dit maakt het mogelijk om beter en tijdig verantwoording te kunnen afleggen richting opdrachtgevers. Tegelijkertijd kan Jarabee nu scherper sturen op bijvoorbeeld uren en middelen. Roberto Oremus, directeur bedrijfsvoering van Jarabee, vertelt hoe Jarabee met een betere inzet van data efficiënter kan werken en meer tijd en energie kan stoppen in de zorg voor cliënten.
Jarabee is een organisatie voor jeugdzorg met ruim 300 medewerkers en meer dan 1.500 cliënten. Daarmee is het de grootste jeugdzorginstelling in de regio Twente. Van alle hulpvormen die worden aangeboden, springen de ambulante jeugdhulp en de pleegzorg er qua omvang bovenuit. Daarnaast beschikt Jarabee over 24-uursverblijf en een crisisopvang voor de gehele regio.
De missie van Jarabee is duidelijk: het ondersteunen van kinderen, jongeren en gezinnen bij het oplossen van problemen, zodat zij er sterker uitkomen. Dit doet Jarabee samen met betrokken professionals, pleeggezinnen en ketenpartners. Doel is om kinderen en jongeren de kans te geven zich verder te ontwikkelen. Cliënten en gezinnen moeten de regie kunnen nemen over hun eigen leven. De belangrijkste opdrachtgevers zijn de gemeenten in de regio Twente.
Jeugdzorg onder druk
Het behoeft geen betoog dat de jeugdzorg onder druk staat. Sinds gemeenten in 2015 volgens de Jeugdwet meer taken en verantwoordelijkheden hebben gekregen, worstelt de sector met budgetten en middelen. Roberto Oremus, directeur bedrijfsvoering van Jarabee, constateert dat gemeenten destijds doorgaans de kennis en ervaring misten om hierin de juiste keuzes te maken.
“Dat gaat gelukkig vandaag de dag een stuk beter. Dit neemt echter niet weg dat de financiering van de brede jeugdzorg niet toereikend is en dat er tekorten optreden. Als reactie hierop zien we dat gemeenten ons opdragen om voor al onze activiteiten tijd te schrijven en dit te rapporteren. Ik snap dat wel: gemeenten willen heel nauwgezet inzicht in de kosten krijgen om deze te kunnen beteugelen. Zij moeten hun uitgaven ook weer verantwoorden en hun vraag om meer financiële ruimte richting rijksoverheid te kunnen onderbouwen.”
Daarnaast moet er een helder beeld komen van eventuele wachtlijsten en de oorzaken daarvan, weet Oremus. Volkomen begrijpelijk, maar het registreren van al deze gegevens kost medewerkers erg veel tijd en zij vinden het erg lastig. “Daar komt bij dat het moeilijk uit te leggen is dat er relatief veel tijd besteed moet worden aan de uren- en middelenregistratie, terwijl de zorgmedewerkers hun tijd veel liever aan de cliënt zelf besteden.”
Administratieve lastendruk
Oremus legt uit dat de organisatie in het verleden voor iedere cliënt een vast bedrag kreeg. Er werd puur gestuurd op aantallen. Nu moet Jarabee heel nauwkeurig vastleggen wat er gedaan is voor welke cliënt. Dat is nogal een omslag geweest. “We zagen de overhead en de administratieve lastendruk dan ook snel toenemen. We hebben nu zo’n acht mensen aan het werk om de complete administratie te beheren. De administratieve data gaat nu door vijf verschillende systemen om al de declaraties te kunnen verwerken.”
Genoeg systemen dus om de benodigde data vast te leggen. Het bleek echter een uitdaging om alle beschikbare data te vertalen in werkbare rapportages en vervolgens in waardevolle inzichten. Zo was het lastig om verschillende bronnen te ontsluiten en datastromen te integreren, stelt de directeur.
“Waar we naartoe willen is een situatie waarin data-integratie min or meer vanzelfsprekend is. Dat maakt het mogelijk te kunnen doorgroeien naar een werkwijze waarin onze beslissingen en verantwoording gebaseerd zijn op actuele, accurate en consistente data. Datagedreven werken in de zorg is echt mogelijk en het maakt de weg vrij om efficiënter te werken.”
Datagedreven werken in de zorg is echt mogelijk
Data voor zorg laten werken
De tijd is volgens Oremus aangebroken om beschikbare data ook echt voor de zorgsector te laten werken. Want hoe meer inzicht je uit (geanonimiseerde) data kunt halen, hoe beter je het zorgproces kunt optimaliseren. Door een datastrategie uit te stippelen, worden oplossingen die de effectiviteit verhogen en de werkdruk verlagen bereikbaar. Denk aan het automatiseren van repetitieve handelingen om medewerkers te ontlasten en fouten te voorkomen.
Oremus: “Of denk in het geval van Jarabee vooral aan het verbeteren van rapportagemogelijkheden naar opdrachtgevers en het verruimen van het inzicht in prestatie-indicatoren om de interne organisatie te versterken. Zien we wachtlijsten ontstaan, dan willen we als management weten waar dat door komt. Zien we bij een van onze hulpvormen dat de capaciteit niet volledig wordt benut, dan willen we weten wat ons dat kost en wat we er aan kunnen doen. Telkens weer moeten we onze keuzes kunnen verantwoorden. Dat kan alleen als je over een business intelligence platform beschikt dat garant staat voor actualiteit, volledigheid en betrouwbaarheid van onze data.”
Veilige, intuïtieve portal
Interne en externe motieven gaan dus hand in hand in het streven naar meer datagedreven werken. Jarabee ontwikkelt daarom samen met strategisch IT-partner Winvision een business intelligence (BI) platform. Hiermee brengt de organisatie realtime financiële, strategische en operationele parameters in kaart. Jarabee is geruime tijd geleden gestart met het stroomlijnen van de IT-infrastructuur en maakt nu volledig gebruik van Software as a Service en cloud-oplossingen. Het Microsoft-platform geldt als standaard IT-omgeving.
“Ons IT-landschap is volledig ‘versaast’”, legt Oremus uit. “We hebben genoeg aan een betrouwbare internetverbinding. Onze mensen rusten we uit met goede devices zoals een smartphone en laptop. Winvision spreekt onze taal en weet wat er belangrijk is in onze tak van de zorgsector. Met deze kennis en ervaring hebben we samen een intuïtieve portal ontwikkeld. Het elektronisch cliëntendossier Care4 is hiermee geïntegreerd, zodat relevante gegevens altijd binnen handbereik zijn. We bieden medewerkers een min of meer persoonlijke werkomgeving. Voor de BI-oplossing zelf wordt Power BI ingezet. Zo kunnen we een dashboard bouwen waarin de belangrijkste KPI’s inzichtelijk worden.”
Dit gebeurt allemaal op een veilige manier, voegt de directeur toe. “Jarabee hecht veel waarde aan dataprivacy en we doen er alles aan cliëntendata te beschermen. We zijn dan ook NEN7510 gecertificeerd.”
Niet verdrinken in data
Jarabee is nu beter in staat de bedrijfsvoering te optimaliseren en besluitvorming vindt plaats op basis van betrouwbare gegevens. Daarnaast kan de organisatie gericht sturen op procesoptimalisatie. Er is bijvoorbeeld een actueel beeld van de wachttijden, alsmede van de bezetting van bedden en stoelen. De verantwoording richting opdrachtgevers, die inzicht willen in de prestaties van de organisatie - het gaat immers om publiek geld - krijgt een impuls.
“Datagedreven werken in de zorg is nog geen gemeengoed”, concludeert Oremus. “Maar Jarabee is goed op weg. We hebben nu de basis op orde. Op termijn gaan we volgende stappen zetten met data. Ik zie dan een verschuiving plaatsvinden van het afleggen van verantwoording achteraf naar het voorspellen van trends aan de voorkant. Zo kun je als jeugdzorginstelling proactief handelen in plaats van reactief, zoals het nu vaak gebeurt. We moeten er wel voor waken dat we data niet als doel maar echt als middel blijven zien. Mijn advies zou zijn om van tevoren goed te bepalen wat je wilt meten en weten. Welke inzichten heb je nodig en welke data brengt je die inzichten? Dan voorkom je dat je verzuipt in de data.”
