NEN is in januari 2023 begonnen met de ontwikkeling van NEN 7545 ‘Gegevensuitwisseling in de zorg – verpleegkundige overdracht’. Deze norm bevat eisen voor de elektronische verwerking en uitwisseling van verpleegkundige informatie tussen zorgverleners. Naar verwachting publiceert NEN de norm binnen 18 tot 24 maanden. De ontwikkeling ervan is de laatste stap naar de verplichting van de gegevensuitwisseling Verpleegkundige overdracht (VPO) onder de Wegiz.
Renate Kieft is programmamanager van het programma eOverdracht bij de beroepsvereniging voor Verpleegkundigen & Verzorgenden Nederland (V&VN). Met haar achtergrond als verpleegkundige - in combinatie met een studie verplegingswetenschappen en een promotie op het vastleggen van patiëntgegevens - is zij een expert op het gebied van verpleegkundige data, verslaglegging en overdracht.
We praten met Kieft over de ontwikkeling van een norm voor verpleegkundige verslaglegging inclusief de verpleegkundige overdracht. Wat betekent dit voor verpleegkundigen en de leveranciers? Wat voegt de norm toe? Gaat zij helpen informatieverlies tegen te gaan en zo fouten voorkomen en tijd besparen?
Belang elektronische uitwisseling
De eOverdracht is één van de vier geprioriteerde gegevensverzamelingen vanuit de overheid binnen de Wegiz. “Alleen dat geeft al aan dat de beroepsgroep goed bezig is”, benadrukt Kieft. “De beroepsgroep werkt toe naar eenduidige verslaglegging en gegevensuitwisseling. De prioritering is belangrijk omdat verpleegkundigen de zeggenschap vergroten op de verslaglegging inclusief de overdracht. Ook kunnen we via eenduidige gegevens de maatschappelijke meerwaarde van het verpleegkundig vak veel beter voor het voetlicht brengen.”
Als iedere verpleegkundige werkt met eenduidige gegevens aan de bron, dan zijn die gegevens ook herbruikbaar. Bijvoorbeeld voor onderzoek, beleid of andere doelen. Vanwege diversiteit in het veld en verschillende systemen en talen is dat nu nog lastig, stelt Kieft. De ambitie is dat in 2026 de systemen op orde zijn.
Meerwaarde verpleegkundig vak
Hoe kan het dat de meerwaarde van het verpleegkundig vakgebied of domein niet goed zichtbaar is? Dat is de vraag waar Kieft zich nog altijd mee bezig houdt. “Die data is heel belangrijk, de verpleegkundige overdracht is eigenlijk de brug van systeem A naar systeem B. Wil je gegevens goed uitwisselen, dan is het van belang om het aan de bron goed vast te leggen. Anders kun je niet doorwerken met de vastgelegde gegevens. Veilige en kwalitatief goede zorg begint met een zorgplan dat de hele keten kan inzien. Daarom ben ik tien jaar geleden gestart met het verbeteren van de elektronische verslaglegging inclusief de overdracht.”
Veranderingen
In het begin waren er veel knelpunten. De systemen waren bijvoorbeeld niet eenduidig, vertelt Kieft. “Verpleegkundigen registreerden wel digitaal, maar desondanks lukte het niet om de voordelen van vastlegging en uitwisselen, te benutten. Dat is het eerste wat we ter discussie hebben gesteld. Nu staat er een programma, we behoren tot de landelijke prioriteit als belangrijk domein, er is ontzettend veel gaande. Bijvoorbeeld de implementatie via InZicht (subsidieprogramma om verpleegkundige registratie bij zorgaanbieders verder te brengen, red.). En ook regionale samenwerkingsverbanden waar verpleegkundigen in meedenken, een CNIO (Chief Nursing Information Officer) netwerk.”
Verpleegkundigen leggen gegevens allang digitaal vast. Er is een transitie nodig om over de muren van de eigen organisatie te kijken. Een patiënt of cliënt verblijft niet alleen in het ziekenhuis of in de geestelijke gezondheidszorg. Die krijgt met verschillende professionals in een zorgketen te maken.
Al die professionals gebruiken de zorggegevens ongeacht de setting of sector en dus is uitwisseling belangrijk, stelt Kieft. “Voorheen beheerden leveranciers hun eigen systemen. Verpleegkundigen konden hier veel aanpassingen in doen. Als beroepsgroep hadden we ook geen standaarden. Hierdoor ontstonden systemen die niet goed met elkaar konden communiceren. Nu zijn we bezig met de overgang. We hebben een standaard. En samen met leveranciers concludeerden we dat we een sterke governance en samenwerking willen, zodat systemen die gegevens kunnen uitwisselen.”
Daarvoor is een landelijke kerngroep opgericht, waar verpleegkundigen gemandateerd plaatsnemen en een link hebben met hun gebruikersgroep. Kieft: “Zo krijg je veel meer afstemming. Verpleegkundigen brengen dan onafhankelijk van hun leverancier in wat ze nodig hebben. Voor de hele beroepsgroep gelden deze afspraken. Leveranciers zijn blij met standaarden, want dan weten ze wat ze moeten doen.”
Kieft ziet als belangrijkste meerwaarde van de normontwikkeling de commitment van het veld. “Dat is het allerbelangrijkst. Dat iedereen aangeeft: dit vinden wij met elkaar belangrijk. Om succesvol te kunnen zijn, is commitment en draagvlak een hele grote randvoorwaarde! De norm is dan de laatste stap.”
Standaarden en richtlijnen
V&VN is eigenaar van de informatiestandaard eOverdracht en de richtlijn verslaglegging. Het proces is begonnen om de richtlijn op te nemen in het register bij het Zorginstituut als kwaliteitsstandaard. De informatiestandaard zoomt in op de verslaglegging inclusief verpleegkundige overdracht, legt Kieft uit
“Deze overdracht is een samenvatting van zorg die je aan de bron goed vastlegt. Het fundament is de richtlijn verslaglegging als kwaliteitsstandaard. Primair moet de verslaglegging op orde zijn. Secundair kun je dat dus gebruiken voor de gegevensuitwisseling en kwaliteitsdoeleinden. In de richtlijn verslaglegging staat ook: ‘maak gebruik van de standaard eOverdracht’. Daarmee kun je gegevensuitwisseling tot stand brengen, maar ook registratie aan de bron op orde krijgen.”
De volgende stap
De informatiestandaard bestaat uit verschillende onderdelen zoals de administratieve gegevens van een patiënt en het zorgplan. Momenteel wordt aan het zorgplan gewerkt. Dat is het hart van de verpleegkundige zorg: alles staat erin. Hier ligt volgens Kieft ook het grootste probleem als het gaat om eenduidig taalgebruik.
Primair moet de verslaglegging op orde zijn
“In het ziekenhuis gebruiken ze een andere taal dan bijvoorbeeld in de thuiszorg of de geestelijke gezondheidszorg (GGZ), en dat moet uiteindelijk wel op elkaar gaan aansluiten. Daarom is op landelijk niveau besloten om gegevens via SNOMED vast te leggen (een terminologiestelsel van en voor zorgprofessionals, die een grote verzameling begrippen bevat, inclusief synoniemen). Gegevens die met SNOMED zijn vastgelegd, zijn zeer geschikt voor uitwisseling en hergebruik. Dan komt er uiteindelijk door de hele keten eenduidige communicatie en hebben we commitment van alle partijen over hoe we dat gaan doen.”
Voordeel voor patiënten
Kieft benadrukt dat er heel erg is ingezet op de uitwisseling tussen systemen, dus het ziekenhuis en de GGZ of de thuiszorg. Cross-sectoraal tussen alle systemen, dat betekent dat de onderlinge communicatie tussen verpleegkundigen verbetert.
“Omdat iedereen dezelfde taal spreekt en werkt met hetzelfde zorgplan, is het makkelijker om goed af te stemmen op de cliënt of patiënt. De kwaliteit van zorg neemt dus enorm toe. Daarnaast zijn er minder fouten. Wat we nog onvoldoende weten, is wat de effecten zijn op bijvoorbeeld de ligduur van patiënten of cliënten in het ziekenhuis - of het aantal incidenten. Het zou mooi zijn als we de neveneffecten ook meer kunnen monitoren.”
Is het effectief?
De doelen van het elektronisch overdragen zijn onder meer het stoppen van informatieverlies, het verlichten van de administratieve lasten voor verpleegkundigen en het voorkomen van fouten. Kieft vertelt dat de beroepsvereniging gaat monitoren of deze doelen worden gehaald.
“Verpleegkundigen kunnen een vragenlijst invullen waarop ze bijvoorbeeld een cijfer geven aan hun eigen overdracht en de overdracht die ze ontvangen. We vragen naar de administratieve lasten: hoeveel tijd kost het versturen en ontvangen van de overdracht? Die gegevens verzamelen we nu voor de nulmeting, daar maken we een dashboard van om inzichtelijk te maken wat het eigenlijk oplevert. Middels herhaalde metingen kunnen we ook zien of de administratieve lasten afnemen die verpleegkundigen ervaren. En hoe het zit met het informatieverlies en de fouten die daar het gevolg van zijn. Meer dan 2000 verpleegkundigen doen al mee met het onderzoek."
De verpleegkundige beroepsgroep kan via eenduidige gegevens ook de meerwaarde van het vak beter laten zien, meent Kieft. “Daarmee laat je als beroepsgroep zien wat de effecten zijn van de (verpleegkundige) zorg die we leveren. Dat is nu heel lastig. Daarom is het belangrijk dat het verslagleggingsproces op orde is en dat verpleegkundigen ondersteund worden in dit proces. We zullen de komende jaren dan ook fors blijven inzetten op gegevensuitwisseling en hergebruik.”
Kieft vindt het tot slot belangrijk dat de beroepsgroep betrokken is en kan laten zien wat de effecten zijn van eenduidige verslaglegging en gegevensuitwisseling. “We hebben iets in gang gezet. Als we laten zien dat de implementatie die we nu doen bijdraagt aan een volledige en eenduidige overdracht van het zorgplan, is dat een mooie winst.”
Proces normontwikkeling
Het is voor de diverse stakeholders een belangrijke investering om mee te doen aan een normtraject. Het traject duurt ongeveer 18 tot 24 maanden en telt ongeveer 10 bijeenkomsten van 2 uur. Gemiddeld ‘kost’ het een deelnemer 4 uur per maand. Deze tijd gaat zitten in het voorbereiden van de werkgroepbijeenkomsten, de bijeenkomsten zelf en de eventuele reistijd naar Delft.
In dit artikel bedoelen we met de term ‘verpleegkundigen’ ook verpleegkundig specialist en verzorgende.
