Digitalisering staat sinds een tijd hoog op de agenda bij vrijwel alle zorginstellingen. Zorg op afstand-toepassingen zoals beeldbellen hebben veel potentiële voordelen. Veel partijen – de patiënt voorop – hebben het nut hiervan al vóór de coronapandemie onderstreept. De restricties van de ‘1,5-meter samenleving’ en de afschaling van zorg leidden tot verminderde fysieke toegankelijkheid van veel zorginstellingen en -praktijken. De pandemie bleek daarmee een katalysator in de noodzaak tot het aanbieden van zorg op afstand, met behulp van digitale oplossingen. Het videoconsult is waarschijnlijk het meest aangehaalde en -gebruikte voorbeeld. Met de noodzaak tot snelle opschaling van het videoconsult ontstonden er bij zorginstellingen en -praktijken echter ook diverse implementatievraagstukken. Een handreiking moet antwoord geven op deze vragen.
Omdat zorgverleners hun patiënten niet meer voor elk consult fysiek konden ontvangen, werd er gekeken naar wat nog wél kon. Hierbij lag de opschaling van videobellen natuurlijk voor de hand. Dit gold ook in het Amsterdam UMC. Vóór de pandemie werden daar op basis van wetenschappelijk onderzoek, zorgvuldig en stapsgewijs, poliklinische videoconsulten van enkele vóórloper-afdelingen ingepland.
Tijdens de pandemie moest deze vorm van zorg met spoed worden opgeschaald. Hierbij werd scherp gekeken naar de noodzaak om een patiënt fysiek te ontvangen op de polikliniek. Als de zorgverlener dit niet noodzakelijk vond, werden alle afspraken omgezet naar een telefonisch of een videoconsult. Dit gold ook voor consulten waar voorheen géén video- of telefonisch consult voor werd afgesproken. Denk daarbij aan een te verwachten ‘slecht nieuws’- gesprek, of een eerste kennismaking met de zorgverlener.
Feitelijk was de pandemie één grote praktijkproef voor de versnelde implementatie van videobellen voor diverse consulten, voor de hele academische polikliniek. Een videoconsult-implementatieteam ondersteunde deze praktijkproef in het Amsterdam UMC op logistiek gebied. De implementatie van videobellen en het proces van de opschaling tijdens de pandemie werd geëvalueerd op kwalitatieve en kwantitatieve uitkomsten, evenals op bestendigheid van implementatie.
Hoe het te doen?
Zorgverleners en polikliniek medewerkers werden ondersteund gedurende de snelle opschaling van videobellen. Hiervoor werd een keuzekaart ontwikkeld (zie volgende pagina). Met behulp van deze kaart wordt verhelderd voor wie, wanneer en hoe een videoconsult in de praktijk ingezet kan worden.
Hoewel gebruikers van videoconsulten aangaven een dergelijke kaart handig te vinden, bleek dit in de praktijk onvoldoende om de implementatie duurzaam te ondersteunen. Het implementatieteam kreeg uiteenlopende vragen, zoals: hoe om te gaan met patiënten die het niet voor elkaar krijgen om te videobellen? En hoe om te gaan met zorgverleners die gewoon niet willen videobellen met patiënten, en voor elk contact toch een fysiek consult aanvragen terwijl de strategie nu ‘digitaal, tenzij’ is?
Ook waren er vragen zoals: is het gebruik van videoconsulten voldoende duurzaam ingericht in de bestaande werkprocessen? Beschik ik als zorgverlener over de juiste competenties of moet ik hiervoor eerst scholing volgen? Wat doe ik als ik wil videobellen vanuit mijn privésituatie? Wat doe ik als er allemaal mensen ‘mee willen vergaderen’ met de patiënt die ik niet ken?
Het onbeantwoord laten van deze vraagstukken brengt de mogelijkheid met zich mee dat veel zorgverleners toch liever het bekende patroon van patiënten fysiek ontvangen op de poli gaan volgen als de coronarestricties versoepeld worden. Natuurlijk moet het voor bepaalde omstandigheden, voor zowel patiënt als zorgverlener mogelijk blijven om elkaar fysiek op de poli te zien. Maar het is óók belangrijk om de ‘winst’ van videobellen in termen van besparing van energie, tijd en middelen voor patiënt, zorgverlener en organisatie te bestendigen. Daarvoor is een goede implementatiestrategie, en onderzoek daarnaar, van groot belang.
Een handreiking
Om het gebruik van videoconsulten te borgen en de juiste afstemming met de praktijk te vinden, is het belangrijk om antwoorden te hebben op bovengenoemde implementatievragen en praktijksituaties. Nadat het Amsterdam UMC al vroeg in de pandemie publiceerde over de eigen ervaringen, merkten wij hoe groot de behoefte aan het delen van onze antwoorden was. Naar aanleiding van de publicaties 1,2 kregen wij veel vragen van collega’s. Mensen van ons implementatieteam werden aan andere organisaties ‘uitgeleend’.
Wat ons opviel is dat het in de Nederlandse praktijk ontbreekt aan een document met antwoorden op de meest gestelde implementatievragen voor het videoconsult. Door onze ervaringen gesterkt - en aangemoedigd in het delen ervan - voelden wij een noodzaak tot het opstellen van een handzame algemene handreiking videoconsulten. Een ‘whitepaper’ voor diverse praktijksituaties, die verder reikt dan de (academische) ziekenhuizen.
Onderwerpen als de technische aspecten, privacy en informatiebeveiliging, werkprocessen, competenties en scholing komen in deze handreiking tot in detail aan bod. Gedurende het opstellen van de handreiking werd breed en met diverse praktijkorganisaties, juristen en koepels overlegd, waarbij input werd verwerkt en afgestemd.
Breed gedragen
Essentieel is dat een dergelijke handreiking via afstemming op bestuurlijke tafels uiteindelijk ook breed gedragen wordt. Alleen zo kan een handreiking goed ‘landen’ in de zorg. Het nadeel van een dergelijk zorgvuldig proces is dat het veel tijd kost, terwijl er inhoudelijk vaak niet heel veel meer verandert. Daarmee kan het lang kan duren voordat inzichten verstrekt worden, terwijl daar juist nú behoefte aan is.
Wat wij u daarom nu al graag aanreiken, na afstemming met de KNMG, is de preversie van de Handreiking videoconsulten. De verwachting is dat een door het KNMG gedragen, nader bestuurlijk afgestemde versie van deze handreiking later dit jaar zal verschijnen.
Wij hopen dat de zorgpraktijk met deze handreiking en de hierin uitgewerkte diverse praktijksituaties, sneller kan overgaan tot succesvolle implementatie van het videoconsult.
