Zorgaanbieder Lievegoed nam acht jaar geleden het vergaande besluit om de volledige IT-omgeving uit te besteden. Voor het merendeel werd gekozen voor IT vanuit de cloud. KPN Health werd hierin de belangrijkste partner, voor alles van netwerken en infrastructuur tot en met werkplekken en zorgalarmering. Door structureel elkaars verwachtingen te managen, houdt de relatie ook na acht jaar nog goed stand. Lievegoed hanteert een antroposofische visie, maar kiest ook altijd voor technologie die haar medewerkers ondersteunt. En dat is belangrijk volgens manager vastgoed, ICT & facilitair Philip Blumendal. "We zetten IT en digitalisering ten volle in om onze medewerkers en cliënten te helpen."
Lievegoed is de afgelopen decennia voortgekomen uit een aantal kleinere initiatieven, verspreid over ruwweg de rug van Nederland. De zorgaanbieder richt zich tegenwoordig volledig op mensen met een verstandelijke beperking en niet aangeboren hersenletsel, van kinderen tot volwassenen. Bij volwassenen kan dit gecombineerd zijn met psychische problematiek of verslaving (LVB+). De meeste zorgaanbieders richten zich op een van de twee elementen. Op dit snijvlak ligt de specialisatie van de zorgaanbieder, vertelt Blumendal.
“Onze focus ligt op kleinschaligheid. De grootste locatie telt 40 cliënten, de kleinste locaties zijn begeleide eengezinswoningen in wijken. Het antroposofische aspect is heel belangrijk voor onze cultuur en organisatie. Wij werken meer vanuit een holistisch mensbeeld en een caring community. In bedrijfsvoering en IT zijn we echter zoals elke andere regionale zorgorganisatie. IT en digitalisering moeten onze zorgprocessen en onze professionals ondersteunen in de zorg voor onze cliënten.”
Vanuit de meer traditionele antroposofie was er wel wat angst voor IT, merkte Blumendal toen hij in 2008 begon bij Lievegoed. “Ik kwam op sommige locaties patchkasten of routers tegen die met aluminiumfolie bekleed waren. Of er lagen stenen die straling tegen zouden gaan. Dat is ondertussen wel veranderd. En ook onze zorgmedewerkers worden steeds meer digitaal vaardig. We doen het daarin voor een zorgorganisatie zeker niet slecht.”
Uitbesteden logische stap
Al acht jaar geleden besloot Lievegoed dat het niet meer te doen was om alle IT zelf te beheren. Het leek destijds een logische keuze om uit te besteden, vertelt Blumendal over de stap van zijn voorgangers. “De IT werd steeds complexer, naar de cloud gaan leek een goed alternatief. En dat is het voor het merendeel ook: IT anyplace, anytime, anywhere, uniform en eenduidig. KPN Health kwam vervolgens als beste uit de bus bij een aanbestedingstraject.”
Maar, schetst Blumendal, echt alles werd uitbesteed: ook ‘softe’ elementen zoals de IT-service- desk. “We merkten dat die servicedesk bemenst werd door mensen die Lievegoed en onze locaties niet echt kennen, wat het lastiger maakte om onze medewerkers goed te helpen. Reden om de servicedesk en andere ‘softe’ elementen van IT weer zelf te verzorgen. Nu zijn de lijnen korter en heb je mensen die beter de specifieke vragen van onze zorgmedewerkers kunnen beantwoorden.”
Samen beheren
De technische infrastructuur, inclusief netwerken en werkplekken, blijft uitbesteed aan KPN Health. Daarin werken beide partijen intensief samen, vertelt Daniel Fischer, verantwoordelijk voor de commerciële organisatie binnen KPN Health. “We zijn onder meer partner in domotica en alarmering, maar ook voor netwerken en moderne werkplekken.” En in alles, voegt Blumendal toe, ligt de nadruk op samen beheren. “Wat dat betreft zie ik de mensen van KPN Health ook een beetje als collega’s.”
We hebben een open, transparante relatie opgebouwd
De allergrootste sprong die Lievegoed de afgelopen jaren samen met KPN gemaakt heeft – waar de cloud ook cruciaal in is - is volgens Blumendal volledige beschikbaarheid van data en applicaties. “We hebben nu overal op elk apparaat volledige toegang tot alle data die nodig zijn voor zorgprocessen en hulp aan cliënten. Dat helpt onze dienstverlening enorm.”
Digitalisering is bij Lievegoed dan ook al lang geen onderwerp van discussie meer. Maar het moet wel een middel zijn, geen doel op zich. Blumendal: “Wij zetten IT in om zorg kwalitatief beter, veiliger, makkelijker en sneller te maken. Nooit om bezuinigingen te realiseren. Als wij door de inzet van domotica de nachtzorg kunnen afschalen, dan is dat niet om geld te besparen, maar om het aantal openstaande vacatures te beperken. Nu al staan er veel vacatures open en dat gaat erger worden. Met IT kunnen we dus ‘besparen’ op personeel dat we niet kunnen vinden.”
Personeelstekort groot probleem
Ook met verdergaande digitalisering is voor Lievegoed het groeiende personeelstekort een groot probleem. Roosters rondkrijgen is een uitdaging, er moeten steeds vaker zzp’ers ingehuurd worden. Code zwart is een scenario dat ook voorbij de coronaepidemie nog vaker verwacht kan worden, vreest Blumendal.
“Reden voor de organisatie om de zorgprofessional centraal te stellen. Waar voorheen alles om de cliënt draaide, wordt nu alles rondom de medewerker heen georganiseerd. Dat betekent niet dat we cliënten minder goed helpen, maar wel dat we nu in de eerste plaats in de medewerker investeren. Ook op IT-gebied. We moeten er alles aan doen om voldoende zorgmedewerkers binnen te halen en te houden. Alleen zo kunnen we voldoende professionals binnenhalen, om vervolgens de gewenste kwaliteit van zorg te blijven leveren.”
Medewerkers meekrijgen
Al is digitalisering geen discussieonderwerp meer, het blijft soms lastig om alle medewerkers mee te krijgen. “Zeker met domotica of persoonsalarmering merken we dat. Sommige medewerkers vinden het lastig om hiermee om te gaan. Het kan zoiets simpels zijn als hoe lang je voor alarmering op een knop moet drukken. En vertrouwen op een systeem, dat het altijd werkt als je een alarmering maakt, daar is tijd voor nodig. Men moet eraan wennen dat dit standaard is. Wij rollen geen locatie meer uit zonder domotica, maar we moeten de mens – medewerker en cliënt – hierin zorgvuldig meenemen.”
Lievegoed let er daarom ook goed op dat er geen woud aan applicaties ingevoerd wordt met als gevolg dat medewerkers door de bomen het bos niet meer zien. Blumendal: “En wat we bieden, moet ook eenvoudig in gebruik zijn. Dat je niet voor elke toepassing opnieuw moet inloggen bijvoorbeeld.” Anders raken de vele voordelen van digitalisering wellicht ondergesneeuwd.
Fischer ziet ook een grote uitdaging voor zorgorganisaties om het groeiend aantal apps op veilige wijze in te passen in de zorgprocessen. “Wij helpen zorgaanbieders al met data-uitwisseling via de KPN Health Exchange. Dat gaan we uitbreiden naar het selecteren, beheer en beveiligen van apps, zodat een organisatie daar geen medewerkers voor hoeft aan te nemen die niet te vinden zijn. De recent aangekondigde samenwerking met Founda Health versnelt dit. En nu al kunnen de IT-mensen van Lievegoed via een portal zelf applicaties voor werkplekken aan- en afvinken, zodat dit niet per werkplek handmatig hoeft te gebeuren.”
Open, transparante relatie
Blumendal zei het al: hij ziet de KPN-mensen een beetje als collega’s. “We weten na acht jaar heel goed wat KPN wel of niet kan. Ook KPN Health kan niet alles leveren. Het is goed om daar duidelijk in te zijn. We spreken elkaar dan ook regelmatig over nieuwe ontwikkelingen bij KPN Health en Lievegoed en wat dat kan betekenen voor onze IT-omgeving. We hebben daarin een open, transparante relatie opgebouwd.”
Naar de toekomst kijkend, toont Blumendal veel vertrouwen in de verdergaande digitalisering van Lievegoed. “Ontwikkelingen gaan wel hard, bijvoorbeeld op security-gebied. Kijk naar nieuwe regels als van NIS2. Daar maak ik me soms wel zorgen over, of wij dat als relatief klein partij allemaal goed kunnen regelen. De werkplek, onze mobiele toestellen, dat lukt samen met KPN Health wel. Maar wat komt er allemaal aan op gebied van data governance, privacy en security? Dat is het enige waar we nog wat onzekerheid in hebben.”
Hierin vindt Fischer het dan ook een verplichting als KPN Health met bredere ervaring in de zorg en security om organisaties zoals Lievegoed te helpen hun weg te zoeken in nieuwe technologische ontwikkelingen. “Zeker in onze intensieve relatie met Lievegoed moet je als partner helpen op dit soort gebieden, met duiding, met informatie. Dat doen we dan ook regelmatig, bijvoorbeeld met inspiratiesessies. Zo kun je samen de juiste keuzes maken.”
