De reis door het zorglandschap die de gemiddelde patiënt doormaakt, begint vaak bij de huisarts en loopt tot en met de genezing. De personeelstekorten in de zorg, aangevuld met de almaar stijgende zorgvraag, hebben de noodzaak voor een verdere optimalisatie van patiëntstromen alleen maar groter en urgenter gemaakt. Het reguleren van deze patiëntenstromen in een ziekenhuis gaat tegenwoordig een stuk verder dan het plaatsen van een aanmeldzuil of het uitrollen van een app. Ziekenhuis Gelderse Vallei heeft samen met leveranciers Logis.P en Funatic een unieke oplossing bedacht en uitgerold.
Ziekenhuis Gelderse Vallei (Ede) heeft als een van de eerste zorginstellingen in Nederland besloten om het aanmeldsysteem voor de regulering van de patiëntenstroom, het patiëntenportaal en de mobiele app te koppelen. Doel van deze voor Nederland unieke oplossing is het verder optimaliseren van de patiëntenstroom.
Hoe werkt het? De patiënt meldt zich aan voor de afspraak met de mobiele app, wordt geïnformeerd over de uitlooptijden en navigeert naar de juiste locatie binnen het ziekenhuis. Daar aangekomen, meldt de patiënt zich nogmaals aan met de app en wordt de aanmelding verwerkt in het EPD.
Onnodig wachten aan de balie wordt tot een minimum beperkt en zowel de arts als de patiënt heeft altijd toegang tot de meest actuele en correcte informatie. Afspraken worden beter afgestemd op (vervolg)onderzoeken en de capaciteit van artsen kan een heel stuk efficiënter ingezet worden.
Beter afstemmen
Bij Ziekenhuis Gelderse Vallei (ZGV) ontstond enige tijd geleden de behoefte om de patiëntenstroom en patiëntinformatiesystemen meer, en beter, op elkaar af te stemmen. Dat was mede ingegeven door de VIPP-programma’s. Die moesten ertoe leiden dat patiënten meer en eenvoudiger digitaal inzicht krijgen in hun medische informatie, van afspraken en onderzoeken tot en met uitslagen en behandeltrajecten.
Daarvoor is in ieder geval een nauwe samenwerking met andere zorgverleners in de regio van groot belang. Zonder de samenwerking tussen het ziekenhuis en de leveranciers van de verschillende patiëntinformatie- en aanmeldsystemen, zijn deze doelstellingen echter niet haalbaar.
Unieke samenwerking
Kortom, zonder verregaande samenwerking tussen Gelderse Vallei en haar softwareleveranciers, Logis.P en Funatic, zou bovengenoemde innovatieve oplossing niet mogelijk zijn geweest. Waar concurrerende leveranciers die bij dezelfde klant actief zijn elkaar vaak de loef af proberen te steken, hebben Funatic en Logis.P, onder regie van ZGV, er daarom voor gekozen om samen te werken en elkaar zo te versterken.
Een samenwerking waarbij de twee leveranciers hun eigen belangen deels opzijschoven in het belang van de wensen van het ziekenhuis. Die samenwerking is voor de oplossing voor het optimaliseren van de patiëntenstroom zoals die nu binnen het ZGV uitgerold is, uiterst succesvol gebleken. Een mooi voorbeeld hoe specialistische dienstverleners elkaar kunnen versterken. Met als ultieme doel het verbeteren van de zorg.
Logis.P levert binnen het Ziekenhuis Gelderse Vallei al vele jaren de oplossingen voor het optimaliseren van de bezoekersstromen in het ziekenhuis. Dankzij de koppeling met alle relevante systemen binnen het ziekenhuis kan deze oplossing van Logis.P de volledige patiëntreis binnen het ziekenhuis monitoren en sturen.
Relevante informatie
Afhankelijk van het soort afspraak wordt alle relevante informatie voor de patiënt klaargezet. Denk aan informatie zoals ‘Met wie heb ik een afspraak’, ‘Op welke locatie’, ‘In welke spreekkamer’, Wat moet ik doen me voor te bereiden’ en ‘Wat moet ik meenemen’. Maar ook informatie over eventueel te lezen folders en in te vullen vragenlijsten. Kortom, alle relevante informatie waarmee de patiënt weet wat er van hem of haar verwacht wordt.
Ontbreekt voorafgaand aan een afspraak cruciale informatie, zoals bijvoorbeeld verzekeringsgegevens, dan zorgt de Logis.P-software ervoor dat de ontbrekende informatie gecompleteerd moet worden, voordat de patiënt de afspraak in kan gaan. De reis van een patiënt wordt pas voortgezet als aan de door het ziekenhuis gestelde voorwaarden voldaan is. Door de flexibele (real-time) sturing bij combinatie afspraken kunnen artsen en andere zorgverleners veel efficiënter ingezet worden en hoeven patiënten niet onnodig lang te wachten of opnieuw een afspraak in te plannen.
ZGV maakt voor haar patiëntenportaal gebruik van de diensten van Funatic. Zij leveren daarnaast de mobiele app en website van het ziekenhuis. Die informatie die hiervoor van belang is, wordt door het systeem verzameld, klaargezet en vervolgens getoond en gekoppeld aan de afspraak of opname via het patiëntenportaal en de app.
Sterktes benutten
Voor de oplossing van ZGV hebben Logis.P en Funatic samen met het ziekenhuis gezocht naar een format waarbij beide leveranciers precies die aspecten van het traject voor hun rekening namen waar zij in uitblinken. Zo is de meest optimale oplossing en samenwerking tot stand gekomen waar alle partijen het meeste garen bij spinnen.
“Natuurlijk hebben Logis.P en Funatic op bepaalde terreinen een overlap aan aanbod van producten”, vertelt Remco van Duuren van Logis.P. “Dan kun je ervoor kiezen om elkaar te beconcurreren, maar wij hebben er in deze samenwerking voor gekozen om samen te bepalen welke producten en diensten het best aansluiten op de behoefte van ZGV. We bepalen dus niet vooraf al wie wat doet, maar stemmen dat zo optimaal mogelijk af op de situatie die voorhanden ligt.”
Het is een kwestie van het vinden van de juiste mix tussen digitaal en papier
Iets waar zorginstellingen - deels door schade en schande geleerd - bang voor zijn, is dat samenwerkende leveranciers in geval van problemen naar elkaar gaan wijzen. Voorbeelden daarvan zijn er voldoende. Logis.P en Funatic hebben met hun samenwerking, onder regie van ZGV, aangetoond dat deze angst lang niet altijd gegrond is. In tegendeel, beaamt ook Willem van den Heuvel, hoofd applicatiebeheer & medische archieven bij Ziekenhuis Gelderse Vallei.
Grote ambities
Bij ZGV lag, en ligt, de ambitie voor de mate van optimalisatie van de patiëntstromen en de digitalisering van de informatiestromen en zorgpaden bijzonder hoog. Het ziekenhuis is een van de voorlopers op dit gebied in Nederland. Zo was het ziekenhuis in 2015 een van de eerste cure-instellingen die de patiëntenpas introduceerden. Hiermee konden patiënten zich via speciale zuilen bij binnenkomst in het ziekenhuis aanmelden.
Inmiddels is dat bij ZGV uitgegroeid tot een inclusieve oplossing. Zo is het aanmeldproces nu ook beschikbaar via een app of (mobiele) webapplicatie. De pas is zogezegd uitgebreid met de digitale tools die tegenwoordig vrijwel iedereen op zak heeft.
De digitale patiëntreis
Bij het optimaliseren van de patiëntenstromen moet uiteraard in ogenschouw genomen worden dat de patiëntreis bij een ziekenhuis al begint bij de verwijzing van de huisarts. Dat is ook waar de digitale patiëntreis begint. Door systemen vanaf de eerstelijn te koppelen en informatie te integreren, hoeven patiënten minder lang te wachten op een afspraak en krijgen ze zelf meer de regie.
Het digitaliseren van de zorgpaden en informatiestromen tijdens de patiëntreis hebben daarbij de voorkeur. Echter, ZGV houdt daarnaast ook altijd het zicht op de individuele patiënt. “Het is nu eenmaal niet zo dat wij alleen maar digitale patiënten hebben”, aldus Willem van den Heuvel van ZGV. “Voor het bepalen van de juiste oplossing doen wij navraag bij patiënten. Wat speelt er bij hen en waar hebben zij behoefte aan? Hoe kun je een oplossing ontwikkelen waarmee je zoveel mogelijk verschillende type patiënten kunt bereiken? Het is een kwestie van het vinden van de juiste mix tussen digitaal en papier.”
Inmiddels gebruikt ruim 40 procent van de patiënten van ZGV de app die het ziekenhuis voor aanmelding en patiëntinformatie aanbiedt. Daarmee ligt het ziekenhuis boven het landelijk gemiddelde. Via de website is dat momenteel al meer dan 85 procent. Het streven van ZGV is om dit jaar het app-gebruik van patiënten tot boven de 50 procent te laten stijgen. De keuze voor een geïntegreerde oplossing die middels een nauwe samenwerking tussen ZGV en leveranciers Logis.P en Funatic tot stand gekomen is, blijkt dus wel degelijk de juiste te zijn.
