In acht dagen van startup naar volwaardig internationaal opererend bedrijf: dat was de ontwikkeling van het Landelijk Consortium Hulpmiddelen (LCH) afgelopen maart. Alex van der Putten werd verantwoordelijk voor Logistiek & Distributie van het LCH. Inmiddels is er ook voor een tweede coronagolf genoeg voorraad medische hulpmiddelen zoals mondkapjes en handschoenen. “Het was soms een uitdaging. Zo was de barcodering van producten die we overal vandaan haalden, niet altijd op orde. Dan is het soms lastig sturen.”
19 maart was ‘code rood’. Dat vertelt Van der Putten, tot en met september dit jaar Directeur Inkoop & Supply Chain van het Radboudumc, in een artikel van GS1 Nederland. 2.000 coronapatiënten lagen in het ziekenhuis - 400 op de IC. De vraag naar persoonlijke beschermingsmiddelen (PBM’s) zoals mondkapjes, handschoenen en beschermende kleding steeg snel. Terwijl de logistieke ketens zwaar verstoord waren, concurreerde iedereen met elkaar om beperkte voorraden.
Samenwerking bij inkoop
Uiteindelijk werd besloten tot samenwerking bij de inkoop: alle ziekenhuizen, markt en de overheid. Van der Putten hierover: “In samenspraak met normaal concurrerende marktpartijen, vertegenwoordigers van VWS en een aantal ziekenhuizen, hebben we de knoop doorgehakt. Het LCH kreeg 20 maart vorm. VWS gaf ons twee opdrachten: zorg ervoor dat je hulpmiddelen koopt én zorg ervoor dat ze deze kant opkomen – tot aan het ziekenhuis of andere zorginstelling. 28 maart begonnen we met uitleveren.”
De producten moesten van ver weg komen – onder meer China of Maleisië. De normale aanvoer via vliegtuig of schip lag grotendeels plat. Van der Putten noemt het proces dat volgde dan ook ‘in van acht dagen van startup naar corporate’ gaan. “Er was een logistieke uitdaging en gezien mijn ervaring in logistiek en distributie en ben ik daar op ingegaan, niet wetende wat ik over me afriep. Ik had nooit verwacht dat dit zo groot zou worden.”
Uiteindelijk ging een aantal collega’s zich met de inkoop bemoeien en Van der Putten met de logistiek en distributie. “Zo hebben we een robuust, flexibel logistiek netwerk ingericht, veerkrachtig en bovenop bestaande systemen, zowel met vliegverkeer, de ophaallocaties als transport naar de zorgaanbieders. Veel partijen werkten en werken hier belangeloos aan mee. Commerciële belangen werden opzij gezet, er is schouder aan schouder gewerkt.”
Verdeling op basis vraag en aanbod
GGD GHOR en de ROAZ-coördinatoren in de veiligheidsregio’s bepaalden waar de beschikbare beschermingsmiddelen heen moesten. Het Radboudumc gaf ook de eigen voorraden elke ochtend via een app door. Op basis van aanbod en vraag werd dan een verdeling gemaakt. Van der Putten: “Met name in het begin was de afhankelijkheid van het LCH groot, later werd weer meer geleund op de eigen leveranciers.”
Tot en met half september zijn ruim 140 miljoen eenheden –jas, handschoen, mondkapje etc – uitgeleverd aan ruim 5200 zorginstellingen, van UMC tot huisarts. Momenteel is er genoeg voorraad om het een behoorlijke tijd uit te zingen, ook met de weer oplopende vraag. Verder is er nog veel onderweg en wordt gewerkt aan meer productie in Nederland om de afhankelijkheid van het buitenland te verminderen.
“Zo hebben we nu een miljard chirurgische mondmaskers op voorraad bij het LCH, 700 miljoen handschoenen, meer dan 45 miljoen FFP mondmaskers etc. Er is dus genoeg tijd om op te schalen. Voor nu stellen we: bestel eerst bij je eigen leverancier en alleen als dat niet lukt, bij het LCH. We moeten een noodlijn blijven. Nederland moet niet afhankelijk van ons worden.”
Noodzaak barcodering
Van der Putten benadrukt dat het LCH-traject de noodzaak om barcoderingen goed op orde te hebben nog eens aantoonde. Het gebrek hieraan bij sommige leveranciers maakt het volgen van producten en voorraadbeheer een uitdaging.
“Omdat het Radboudumc de zaken goed heeft ingericht, konden wij precies monitoren wat we wel en niet hadden. Op het moment dat je je data niet op orde hebt – als je niet weet wat je hebt, waar je moet zijn om wat er ontbreekt te bestellen – dan is het heel lastig om te sturen. Dan ben je eigenlijk naar een black box aan het kijken.”
De noodleveringen vanuit China waren anders dan normaal. “Wat we bijvoorbeeld binnenkrijgen uit China, is niet altijd goed leesbaar gecodeerd. Zo stonden er geen batchnummers op de artikelen of de gehele verpakking was in het Chinees omdat het product eigenlijk voor de Chinese markt was bedoeld.”
Daarnaast bleek dat niet elke fabriek in China GS1-codes gebruikt, stelt Van der Putten. “We zijn dus zelf een soort lot-nummering gaan gebruiken om alle artikelen te kunnen traceren. Als we in rustiger vaarwater komen en we de noodlijn voor lange termijn gaan inrichten, dan zal optimaal gebruik van barcodering één van de actiepunten moeten zijn. De Covid-crisis bewijst maar weer eens dat je veel profijt van internationale barcodering hebt en dat de klus lastiger is wanneer je het niet hebt.”
Barcodering steeds meer toegepast
Barcodering is de afgelopen jaren steeds meer doorgevoerd voor zowel medicatie als medische hulpmiddelen. Behalve redenen zoals verbeterde veiligheid en voorraadbeheer, liggen hieraan Europese verordeningen ten grondslag: de al geldende FMD om vervalsing van medicatie tegen te gaan; de MDR voor medische hulpmiddelen (per mei 2021) om onder meer tracering in het geval van een recall te vereenvoudigen.
