Zorgorganisaties beschouwen de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) vaak als een hinderpaal. Tegelijkertijd willen ze wel ruimte geven aan zorgtechnologie die cliënten meerwaarde biedt. Bij de inzet van zorgtechnologie worden gegevens van cliënten opgeslagen en dat moet wel volgens de richtlijnen van de AVG gebeuren. In de praktijk blijkt dat beter samen te gaan dan in eerste instantie nogal eens wordt gedacht. Als we maar rekening houden met een aantal algemene aandachtspunten. Vanuit het project Innovatie-impuls Gehandicaptenzorg zijn die punten op basis van gesprekken met zorgorganisaties verwerkt tot vijf praktische adviezen.
Aveleijn is een van de deelnemers aan de innovatie-impuls en is aangesloten bij het themanetwerk corona en contact op afstand. “Beeldbellen bood een goede mogelijkheid om ook in de coronatijd contact te onderhouden met onze cliënten”, vertelt Tirza de Wilde, projectleider beeldzorg bij Aveleijn. “Maar we kijken naar meer aspecten van zorgtechnologie, bijvoorbeeld domotica.”
Bij de toepassing van dergelijke zorgtechnologie moet de organisatie niet alleen kijken naar de meerwaarde ervan voor de medewerkers en de cliënten, maar ook naar het voldoen aan privacywet AVG. Toch heeft die wet meer te maken met gedrag dan met applicaties, stelt De Wilde.
“Je kunt een applicatie als WhatsApp wel gebruiken voor communicatie met een cliënt of naaste, maar alleen met de afspraak dit niet te doen voor persoonlijke, gevoelige informatie. Daarvoor heb je het ECD, zorgmail of het persoonlijke gesprek. De AVG is geen reden om direct over een technologie of applicatie te zeggen: niet aan beginnen. Dit geldt bijvoorbeeld voor Google Home. Dat kan de cliënten helpen om zelfstandig te worden, en bovendien willen we juist dat zij gewoon net als ieder ander middenin de maatschappij staan. Maak dus afspraken over hoe je het goed kunt gebruiken.”
Primair proces leidend
Geert Megens, functionaris gegevensbescherming (FG) bij Aveleijn, vertelt hierover: “Toen de AVG drie jaar geleden werd ingevoerd, voldeed onze organisatie technisch aan de bepalingen van die verordening, maar organisatorisch moest dat nog beter worden geregeld.”
Omdat dit bij de introductie van zorgtechnologie wel een vereiste is, moest werk worden verzet om de medewerkers hier bewust en zorgvuldig in te leren handelen. “Daarbij moet niet de ICT leidend zijn, maar het primaire proces”, vervolgt Megens. “De medewerkers moeten weten dat privacy belangrijk is en dat ze goed aan cliënten en naasten moeten uitleggen wat het doel van de zorgtechnologie is, wat de meerwaarde voor ze is en wat met de gegevens gebeurt die met de technologie worden verzameld en gebruikt. Dat is niet iets wat je als organisatie één keer doet, het is een continu proces.”
Over de inzet van Google-producten is lang getwijfeld, maar uiteindelijk is er toch voor gekozen om Google Home in de vorm van een pilot in te zetten. “Daarbij is veel aandacht besteed aan het bewust maken van cliënten hoe ze ermee om moeten gaan”, concludeert Megens. “De kern is: gebruik het alleen voor de beoogde dienstverlening – de agendafunctie bijvoorbeeld – en zet het uit als je het niet nodig hebt.”
Goed begeleiden
Hier zit een beperking aan, erkent de FG. “We mogen buiten onze dienstverlening niet ingrijpen in het privéleven van de cliënt”, stelt hij. “Maar we kunnen hen wel begeleiden in het correcte gebruik ervan, door periodiek te polsen hoe ze het ervaren.”Hier zit een beperking aan, erkent de FG. “We mogen buiten onze dienstverlening niet ingrijpen in het privéleven van de cliënt”, stelt hij. “Maar we kunnen hen wel begeleiden in het correcte gebruik ervan, door periodiek te polsen hoe ze het ervaren.”
De Wilde is hier nuchter in. “Je accepteert bepaalde risico’s in het leven. Niets is 100 procent veilig. Je kunt gewogen en bewust risico’s nemen.” De AVG kan daarbij helpen, vult Megens aan. “Het momentum dat na invoering van deze wet is ontstaan, heeft onze organisatie geholpen om ons bewust te worden van de vraag wat we mogen weten van onze cliënten, waarom we dat moeten weten en waarmee we ons níet moeten bezighouden.”
Een ander voordeel van de AVG is volgens Megens dat de wet risicogebaseerd is. Hij gaat ervan uit dat je inbreuk maakt op iemands privacy en dat daar risico’s aan vastzitten: "Dat dwingt je om een risicobenadering te ontwikkelen en goed om te gaan met dat risico. Dit geeft ook kwaliteitsverbetering binnen de organisatie. De wet is dus geen excuus om te zeggen dat dingen niet meer mogelijk zijn, eerder in tegendeel.”
Vijf adviezen
Esther Roosdorp (senior adviseur bij Vilans) en Ruud de Nooij (innovatie-adviseur bij Academy Het Dorp) ondersteunen vanuit hun expertise deelnemende zorgorganisaties in de Innovatie-impuls. “Wij hebben in dat kader bij zorgaanbieders, onder andere Aveleijn, opgehaald wat de AVG voor hen betekent”, vertelt De Nooij. “We wisten dat het onderwerp ver van de werkvloer af staat en wilden het dichterbij brengen.”
Roosdorp vervolgt: “Dan komt het gesprek bijvoorbeeld uit op WhatsApp of Google Home, zaken waar ook Aveleijn mee bezig is geweest. Van zulke toepassingen zeggen ‘het is niet te vertrouwen’ is te simpel geredeneerd. Het ligt eraan waarvoor je het gebruikt, niet alle informatie is even privacygevoelig. Discussie daarover geeft bij de zorgaanbieders bewustzijn over hoe ze hieromtrent moeten handelen. En het gaf ons de input die wij nodig hadden om tot generieke adviezen te komen over het verantwoord omgaan met zorgtechnologie in relatie tot de AVG.”
Dit zijn de vijf adviezen geworden:
- Benoem en beleg rollen binnen de organisatie;
- Regel verantwoordingsplicht;
- Zorg voor goede borging van rollen en rechten,
- Maak werkafspraken
- Richt het proces in.
Een wettelijke verplichting in de praktische uitvoering hiervan is de aanstelling van een privacy officer. Maar dat alleen is niet genoeg, stelt De Nooij. “Het is belangrijk om bij de implementatie van zorgtechnologie de rollen van de betrokken professionals en hun verantwoordelijkheden goed vast te leggen. Is een privacy officer adviserend of draagt die verantwoording voor de uitvoering van voor de pilot gemaakte afspraken? Hetzelfde geldt voor de projectleider die de zorgtechnologie implementeert. Ook de rollen van de bestuurders en de medewerkers moeten duidelijk zijn. Is de pilot beëindigd, dan moet worden geborgd dat de afspraken die erin zijn gemaakt onderdeel worden van het dagelijks werk. Als is afgesproken hoe een applicatie gebruikt wordt, moet je ook monitoren of het lukt om conform die afspraken te werken en welke problemen daar in de praktijk eventueel bij komen kijken.”
Een pilot heeft altijd opvolging nodig, daarbij horen ook werkafspraken en een instructie. Medewerkers en cliënten moeten weten waarom de gemaakte afspraken er zijn, en bij wie ze terechtkunnen voor vragen. “En spreek ook af wie welke vragen moet beantwoorden”, onderstreept De Nooij. “Als het om vragen over de toepassing van zorgtechnologie gaat, zal dat de applicatiebeheerder zijn en niet de begeleider. Al die zaken moeten geregeld worden.”
De gesprekken met de zorgorganisaties hebben echt geholpen om het onderwerp praktisch te maken voor ze, stellen De Nooij en Roosdorp. “Daar is de Innovatie-impuls ook voor bedoeld. En het is zaak die aandacht hiervoor vast te blijven houden, ook in de toekomst. Dan garandeer je dat je de AVG zo toepast dat die goed bruikbaar is en aansluit bij de praktijk.”
We hebben toch WhatsApp?
Toen Aveleijn in de coronacrisis ging beeldbellen, zeiden de medewerkers: wat ons betreft is dit tijdelijk. We willen weer direct contact als dit kan en bovendien hebben we WhatsApp. “In het kader van de privacywetgeving hebben we uitgezocht hoe veilig contact tussen medewerkers en cliënten via dit medium is”, vertelt Tirza de Wilde. “De uitkomst was positief, het voldeed beter aan de veiligheidseisen op privacy-gebied dan we hadden verwacht. De verbinding is versleuteld en de toegangsbeveiliging is beter dan van de meeste andere apps. Het leerde ons dat we niet direct hoeven te zeggen: nee dat doen we niet. Het blijkt goed mogelijk om afspraken te maken waarbij je een hulpmiddel als WhatsApp wel kunt gebruiken binnen duidelijke kaders.”
Over de Innovatieimpuls
Het project Innovatie-impuls Gehandicaptenzorg is onderdeel van het programma Volwaardig leven van het ministerie van VWS en wordt gecoördineerd en uitgevoerd door Academy Het Dorp en Vilans.
Lees hier meer over het project
In ICT&health editie 4, 2020 (pagina 68-69), editie 6, 2021 (pagina 62-63) en editie 1, 2021 (pagina 62-63) kunt u andere artikelen over de Innovatieimpuls terugvinden.
