UMC Utrecht heeft de afgelopen jaren zijn complete IT-infrastructuur vernieuwd. Nog altijd ‘on prem’ – dus op de eigen locatie – maar met behulp van virtualisatie veel flexibeler en schaalbaarder dan voorheen mogelijk was. Zo wil de verantwoordelijke afdeling IT-beheer er bovendien voor zorgen dat de vele afdelingen van het UMC Utrecht meer zelf in staat zijn om op basis van standaard modules maatwerk-toepassingen samen te stellen. “Wij verzorgen de motor, de service-specialisten van een afdeling leveren de auto en de zorgprofessional bepaalt waar de auto heen gaat.”
UMC Utrecht heeft IT-partner ITQ zijn in 2019 samen begonnen een nieuw pad uit te stippelen. De IT-infrastructuur moest flexibel, wendbaar en agile worden om aan het groeiend aantal uitdagingen van een academisch ziekenhuis te voldoen. Niet altijd makkelijk, want diverse overeenkomsten akkoorden hebben sinds 2019 tot doel gesteld om ziekenhuizenbudgetten op de nul te houden. IT-budgetten moeten daarin toch afdoende zijn om de digitale transformatie te ondersteunen en ook de zorg door te laten gaan, en versneld is sinds de coronacrisis.
“Wij zijn begonnen met de bouw van een datacentrum waarmee we precies voldoen aan de ICT-strategie”, vertelt Berry Boetekees, product owner virtualisatie bij UMC Utrecht. “De focus lag op automatisering. We willen vragen vanuit het ziekenhuis en medisch-wetenschappelijk onderzoek zo goed mogelijk faciliteren, waarbij de patiënt centraal staat. Dat gebeurt direct, want wat wij leveren, is bedoeld om IT-toepassingen zo goed mogelijk te laten werken. IT voor zorg is vaak, iedereen kent het, heel specialistisch. Dat betekent dat de IT-afdeling in elke fase van de overgang moest samenwerken met andere disciplines binnen het ziekenhuis, zoals de afdeling radiologie of interne geneeskunde. Ook leveren we IT voor onderzoek en onderwijs. Onderzoekers en zorgmedewerkers moeten dus steeds beter te vinden zijn.”
Gefragmenteerde IT
UMC Utrecht heeft een zeer gefragmenteerde IT achter zich gelaten. Boetekees: “Elke eigen divisie had zijn eigen IT-omgeving, eigen serverkasten met hun eigen koeling waar alles draaide. We hebben veel gecentraliseerd en geconsolideerd. Het was niet altijd makkelijk om mensen ervan te overtuigen hun eigen omgeving uit handen te geven. Maar nu kan iedereen voortaan beschikken over de beste en nieuwste hard- en software. Bovendien betekent beheer uit handen dat IT-medewerkers van de afdelingen hun tijd krijgen om wensen en behoeften van hun afdelingen te beantwoorden, in plaats van de IT draaiende moeten houden. Het gaat hier om specialistische IT. Als het basisbeheer hiervan niet meer nodig is, kan men het besteden aan wensen en behoeften. Wij verzorgen de motor, de service-specialisten van een afdeling leveren de auto en de zorgprofessional bepaalt waar de auto heen gaat.”
“De IT-afdeling is in elke fase van de overgang naar een gecentraliseerde, geconsolideerde en gevirtualiseerde IT-omgeving begeleid en geholpen door zowel ITQ als VMware, leverancier van multi-cloudservices. Boetekees: ‘Je bouwt samen een nieuwe omgeving, maar je wilt ook doorontwikkelen, best practices gebruiken waar partners zoals ITQ en VMware over beschikken. Ik en collega’s zoals IT-beheerders Stefan van der Blom en Gertjan Coene zitten regelmatig met mensen van VMware om tafel, om te inventariseren of alles nog goed loopt, wat onze wensen en behoeften zijn. Je kunt wel proberen om vijf jaar vooruit te kijken en dan pas weer bij elkaar te komen. Maar in de tussentijd gebeurt er zoveel en wordt er zoveel nieuws ontwikkeld – zowel bij hen als bij ons – dat het veel beter is om structureel de vinger aan de pols te houden.’”
Hebben jullie nu meer tijd om je bezig te houden met andere zaken dan IT-infrastructuur beheren?
Stefan van der Blom: “Voorheen zag je bij een vernieuwingstraject dat er vanuit een afdeling een aanvraag kwam en dat ze dan meedraaiden in het project. We keken samen naar welke IT nodig was voor de wens vanuit een afdeling, gingen dat ‘bij elkaar klikken’ en dan werd het opgeleverd. Dat is veranderd naar een soort standaard dienstverlening via een portaal waar de IT-mensen van een afdeling of van bijvoorbeeld applicatiebeheer via een portaal zelf de gewenste IT-omgeving bij elkaar kunnen klikken. Wij hebben daar in feite niets meer mee te maken. We kunnen nog advies geven, uitleg over hoe het werkt. Wat de randvoorwaarden zijn. Maar we gaan niet meer met al die projecten meedraaien. Wat wil je doen, verschuift dus. Eerst was je de IT-infrastructuur en omgeving bij elkaar aan het halen voor een nieuw project. Nu zijn we veel meer bezig met het verbeteren van de dienstverlening en van het portaal dat afdelingen en medewerkers zelf service ervan verbeteren, meer mogelijkheden voor self service ontwikkelen.”
“WE ZIJN EEN ZIEKENHUIS, BETER MAKEN IS ONS PRIMAIRE PROCES”
In hoeverre helpt een virtualisatie-cloudplatform zoals VMware hierbij?
Boetekees: “Dat biedt veel meer mogelijkheden. In de praktijk blijven er drempels, zaken die niet zo snel gaan als dat wij of onze klinische collega’s willen. Het belangrijkste zijn de juiste uitgangspunten. Waarom wil je iets vernieuwen, welk doel zit erachter? Uiteindelijk moet het er om gaan dat je de zorgprofessional ontzorgt, dat de patiënt betere zorg krijgt. Bovendien zijn onze budgetten beperkt. We zijn een ziekenhuis, beter maken is ons primaire proces. Wat er wordt geïnvesteerd in nieuwe IT, moet dus ook maximaal rendement opleveren om onze klinische doelen te halen.”
Van der Blom: “We merken wel doordat we nu de technologie van VMware gebruiken, IT zelf in principe geen beperkende factor meer is. Waar we voorheen bij een nieuwe aanvraag producten moesten bestellen en de uitrol van een nieuwe toepassing of dienst makkelijk acht tot tien dagen kon duren, dit nu vaak in tien minuten kan.”
Boetekees: “Als het gaat om standaard IT-zaken kunnen ook niet-IT’ers vrij veel zelf regelen. Zij kunnen zo met weinig moeite de benodigde elementen samenstellen, uitrollen en opschalen, ondersteund door technologie zoals VMware. Wij kunnen ons dan bezig houden met meer complexe trajecten.”
Wisselen jullie ook kennis uit met bijvoorbeeld collega-ziekenhuizen zodat niet elke partij het wiel opnieuw uitvindt?
Boetekees: “Dat gebeurt steeds vaker. In het begin ging dat nog wat stroef, maar geleidelijk aan leer je elkaar kennen en ga je ervaringen uitwisselen. Zo zijn we al vaker als ICT-mensen van de zeven UMC’s in Nederland bij elkaar gekomen om te inventariseren waar we mee bezig zijn. Vorig jaar oktober en afgelopen maart weer. Dan blijken er heel veel raakvlakken te zijn, veelal uitdagingen. Dus kunnen we daar beter samen optrekken waar mogelijk. Dat vinden we ook heel leuk om te doen: delen wat wij gedaan hebben. Als we dat allemaal doen en een ander ziekenhuis doet iets op een slimme manier, dan profiteert wij daar ook weer van.”
Wat zijn volgende stappen voor jullie als IT-organisatie?
Boetekees: “De focus ligt nu op het doorontwikkelen van onze private cloud. Voor ons is een private cloud vaak niet interessant. Het gaat vooral om IT-infrastructuur en met onze omgeving kunnen we wat goed zelf inrichten. Je ziet wel dat leveranciers applicaties steeds vaker alleen nog als SaaS aanbieden. Daarin moeten we dan wel meegaan. Maar onze infrastructuur kunnen we met behulp van technologie zoals VMware voorlopig nog zelf ontwikkelen en uitvoeren, met voor onze afnemers dezelfde voordelen.”
