De Regionale Ambulancevoorziening Rotterdam-Rijnmond en het Maasstad Ziekenhuis, IJsselland Ziekenhuis en Erasmus MC zijn een project begonnen om digitale gegevensuitwisseling tussen de ambulance en de afdelingen Spoedeisende hulp (SEH) te verbeteren. Het Stafbureau Regionaal Overleg Acute Zorgketen (ROAZ) Zuidwest-Nederland initieerde de samenwerking na de oproep van het landelijke programma Met spoed beschikbaar om ‘koploperprojecten’ te starten. Dit zijn projecten met regionale coalities van spoedzorgaanbieders die samen met hun ICT-leveranciers digitale gegevensuitwisselingen in de acute zorgketen willen verbeteren. De zorgaanbieders in Rotterdam-Rijnmond en hun ICT-leveranciers Topicus en ChipSoft zijn de eerste koplopers van Met spoed beschikbaar.
Iris Keessen is programmamanager van het ROAZ Zuidwest-Nederland en verantwoordelijk voor diverse projecten op het gebied van zorgcoördinatie. “De juiste informatie snel op de juiste plek krijgen is essentieel voor zorgverleners om goede zorg aan de patiënt te kunnen leveren. Dat geldt al helemaal in de acute zorg, waar elke seconde telt. We lopen er nu vaak tegenaan dat die digitale gegevensuitwisseling nog onvoldoende is, terwijl de behoefte zo sterk aanwezig is bij alle ketenpartners.”
Vliegwiel voor regio
“We wilden digitale uitwisseling in de acute zorgketen daarom samen hoger op de agenda zetten, want andere onderwerpen kregen toch vaak weer prioriteit”, vervolgt Keessen. “We zagen de oproep van Met spoed beschikbaar voor koploperprojecten voorbijkomen. Samen met een collega hebben wij ons hierin verdiept, contact opgenomen met Met spoed beschikbaar en gesprekken gepland met Ambulancezorg Nederland, de RAV en onze RSO Rijnmondnet. Zo kregen we steeds meer informatie over het programma en werden we steeds enthousiaster. Ik dacht: dit kan echt het vliegwiel zijn voor onze regio.”
Een plan van aanpak van Keessen en haar collega werd goed ontvangen door het bestuurlijk overleg van het ROAZ. De urgentie en het momentum zijn daar en een fiat voor het opstarten van diverse koploperprojecten volgde. De programmamanager wist echter dat dit niet een taak was om ‘er even bij te doen’. De juiste persoon om dit project te leiden. werd snel gevonden. Ankie Kuiper is vanuit PinkRoccade Ziekenhuizen aangesteld als projectleider voor het koploperproject.
Nuchterheid, aanpakkersmentaliteit
“De snelheid van handelen laat denk ik wel zien hoe graag men dit wilde”, vertelt Kuiper. “Het ROAZ ZWN combineert wat dat betreft de Zeeuwse nuchterheid met de Rotterdamse ‘niet lullen, maar poetsen’-mentaliteit’.”
Kuiper kon ook op het enthousiasme van de zorgaanbieders in de regio rekenen. “We had- den geen enkele moeite om de ziekenhuizen en RAV te motiveren, juist omdat de frustratie over de huidige stand van zaken zo groot is. Er wordt zoveel overgetypt, gekopieerd en geplakt, gebeld en opnieuw gevraagd aan pati- enten. Niemand wordt daar gelukkig van.”
Tegelijkertijd had een aantal zorgaanbieders in de regio zelf al mooie stappen gezet met
de digitale vooraankondiging en overdracht van de ambulance naar de SEH’s, omdat zij zelf de urgentie voelden. Ervoor zorgen dat de SEH’s tijdig de medische informatie van de ambulance hebben in hun eigen EPD en dat de ambulance de terugkoppeling krijgt, is een toekomstbeeld waar ketenpartners graag aan willen meewerken.
Ook ICT-leveranciers ChipSoft en Topicus voelden die noodzaak. Zij zetten al een tijdje in op digitale gegevensuitwisseling voor de spoedzorg, maar ook daar had het niet altijd de prioriteit. “Zij zijn daarom erg blij dat we dit nu hebben opgepakt”, aldus Kuiper. “Het was voor ons fijn om te merken hoe pragmatisch zij zijn en hoe goed ze meedenken.”
Regiobrede aanpak
De Regionale Ambulancevoorziening Rotterdam-Rijnmond, het IJsselland Zieken- huis, het Maasstad Ziekenhuis en Erasmus MC gaan nu aan de slag met het project. Maar alle ziekenhuizen in de regio en de andere RAV’s worden meteen bij de werkafspraken betrok- ken. Volgens Kuiper is het belangrijk om de verschillende soorten zorgorganisaties direct mee te nemen.
“Het is niet representatief om dit project alléén in het Erasmus MC te doen en die werkafspraken te implementeren in een klein streekziekenhuis, of juist andersom. Daarbij rijden er ambulances van verschillende RAV’s naar één SEH. Als je ze alle- maal direct meeneemt, krijg je optimale uniforme afspraken en technische oplossingen die aansluiten op al die verschillende zorginstellingen.”
Lerende functie
De aanpak van het project is dat eerst de huidige werkprocessen heel goed in kaart worden gebracht met de zorgmedewerkers. Vervolgens wordt gekeken naar wat het toekomstige proces moet zijn. Goede afstemming met leveranciers is belangrijk om de techniek en het gekozen proces op elkaar aan te kunnen sluiten. Past dat allemaal? Zijn er aanpassingen nodig? Vervolgens wordt dit uitgebreid getest en daarna in de praktijk gebracht. “We hebben daarbij een ‘lerende functie’”, legt Kuiper uit. “Dit is nog niet eerder in Nederland gedaan, dus we hopen dat dit leerpunten oplevert voor andere regio’s of voor wanneer wij andere uitwisselingen gaan aanpakken.”
Over die andere uitwisselingen spreekt Keessen de ambitie uit om in ieder geval nog twee koploperprojecten op te pakken: de uitwisselingen tussen de RAV Zuid-Holland Zuid met een betrokken SEH in Zuid-Holland Zuid en tussen de meldkamer ambulance en de huisartsenposten in Rotterdam-Rijnmond. “Eerder had ik het al over dat vliegwiel. We hopen echt dat dit koploperproject het startpunt is voor het versneld aanpakken van alle 22 essentiële koppelingen om digitaal gegevens uit te wisselen in de acute zorg. Daar werken we met elkaar naartoe.”
Tips en adviezen
Keessen noemt het een must om een regionale ketenprojectleider aan te stellen, omdat een der- gelijk project leiden veel tijd kost. Daarbij is het een versnellingsprogramma, waar in hoog tem- po digitale gegevensuitwisseling gerealiseerd gaat worden. Afspraken maken, projectplan en planning opstellen, afstemmen met leveranciers en de betrokken ketenpartners, aanjagen, af- stemming met het landelijke programma. “Dat kost nu misschien veel tijd, maar denk eens aan al het knippen, plakken, overtypen en steeds dezelfde vragen stellen aan patiënten.
Als je dat bij elkaar optelt, kost dat ook veel tijd en menskracht. En uiteindelijk leidt het tot suboptimale gegevensoverdracht. Ik zou willen zeggen: praat er niet te lang over, maar begin gewoon. Het kan helpen om daarbij de structuur van het ROAZ te benutten, waarin alle ketenpartners vertegenwoordigd zijn. Het is de rol van het ROAZ om ketensamenwerking te intensiveren, te optimaliseren en te vernieuwen. En op termijn móét je de digitale gegevensuitwisselingen ingeregeld hebben vanuit het kwaliteitskader spoedzorgketen. Dus hoe mooi is het dan dat Met spoed beschikbaar dit aanjaagt en ondersteunt. Volgens mij moet je dat gewoon met twee handen aangrijpen.”
