Het invoeren van een nieuwe virtuele werkomgeving en een nieuw besturingssysteem is voor een gemiddeld ziekenhuis al twee behoorlijk projecten. Bij het St Jansdal in Harderwijk liepen de twee trajecten gelijk op, om overlast voor gebruikers en beheerders te minimaliseren. KPN-dochter en langdurig St Jansdal-partner CAM IT werkt samen met de IT-beheerders van het ziekenhuis om alles in goede banen te leiden. Het resultaat levert zowel deze IT’ers als de zorgprofessionals van het St Jansdal voordelen op in flexibiliteit en gebruiksgemak. Het bijkomend voordeel: diverse lessons learned om bij volgende projecten te gebruiken.
Als de IT-leverancier van je werkplekomgevingen overstapt naar een andere virtualisatie-techniek, wat doe je dan? Hou je vast aan wat je hebt, of ga je mee? Het St Jansdal, met locaties in Harderwijk, Dronten en Lelystad, koos wegens het langdurige partnerschap met CAM voor het laatste. Voor CAM was de overstap van Citrix naar VMware als virtualisatie-platform een logische: mobiliteit – zoveel mogelijk communiceren via één mobiel device - wordt steeds belangrijker in ziekenhuizen en andere zorginstellingen. En daar bood VMware volgens Bart Konings - verantwoordelijk voor Applicatie Management bij CAM - meer functionaliteiten.
“Dit soort transities verloopt over het algemeen eenzelfde pad”, stelt Konings. “De uitdaging zat vooral in het zo eenvoudig mogelijk verzorgen van de uitrol, zodat ziekenhuismedewerkers en hun zorgprocessen er minimaal last van hadden. Je moet toch altijd samen met de ziekenhuis IT’ers in kaart brengen hoe IT in het ziekenhuis gebruikt wordt om daar aan te matchen. Eerst met een aantal use cases (gebruikersprofielen, red.), om dat daarna te verfijnen richting de gebruikte applicaties op basis van die use cases.”
Verbeterslagen
Er moeten volgens Konings nog verbeterslagen gemaakt worden, maar door het inzetten van zogeheten continuous service improvement (CSI) zijn CAM en het ziekenhuis samen aan de slag gegaan om de medewerkers van St Jansdal beter te bedienen. “Ook is er een mooie samenwerking ontstaan tussen St Jansdal en CAM op het gebied van Applicatie Management Services.”
De overstap had voor medewerkers van het ziekenhuis overigens beperkte impact, voegt Karel Lankhorst toe, lead applicaties bij St Jansdal. “We hadden al een virtuele omgeving met CAM. Medewerkers konden met hun pas van de ene naar de andere werkplek lopen en hun eigen omgeving naadloos meenemen. Hierin was ook niet veel verbetering nodig. Wel hebben we een aantal voordelen uit het traject met CAM IT gehaald voor de beheer-afdeling. Zoals de door Bart genoemde use cases die ontwikkeld zijn voor een aantal gebruikssituaties, die nu veel makkelijker door ons te implementeren zijn. Voor eindgebruikers is er vooral winst in meer snelheid van uitrol, in gebruik en in meer flexibiliteit.”
Verbeterd inzicht
Konings wijst daarnaast op het voordeel van verbeterd inzicht in het applicatielandschap van St Jansdal met de CAM Applicatie Management dienst. “Daarmee hebben we het aantal applicaties en de omvang van testomgevingen weten te verminderen, waardoor onderhoud en beheer veel eenvoudiger wordt. En dat is belangrijk, want die toepassingen worden steeds bedrijfskritieker, dus je wilt dat ze altijd goed draaien en veilig zijn. Daarvoor is nu meer beheer en onderhoud beschikbaar.”
Ook heeft de overgang naar een nieuw virtualisatie-platform blijvend beter inzicht gegeven in de hoeveelheid applicaties en hun gebruik. Dat brengt een kostenreductie met zich mee omdat het ziekenhuis niet langer onnodige licenties betaalt of onderhoud voor ongebruikte applicaties uitvoert. En het gaat om nogal wat toepassingen, weet Lankhorst. “Natuurlijk centraliseer je een EPD, een labsysteem, HR- en financiële systemen. Maar als algemeen ziekenhuis heb je veel specialismen met vooral op medisch gebied hun eigen toepassingen. Dat is moeilijk om te verminderen, wat dat betreft hebben we wel een goede slag weten te slaan.”
Lankhorsts collega Witte van Cappellen (lead Platform) onderstreept het belang van het opschonen van een project zoals nu met CAM is afgerond. “Opschonen is vaak een ondergeschoven kindje. Iedereen wil nieuwe applicaties, maar iedereen zwijgt als er eentje niet meer nodig is. En wat IT-kosten betreft: gelukkig hebben we als relatief klein ziekenhuis vrij korte lijnen met de directie, dus we kunnen goed motiveren waarom voor IT wel – of zoals nu juist niet langer – geld nodig is. Dat heeft geholpen om snel keuzes te maken in het opschonen.”
Lessons learned
Lankhorst en Van Cappellen noemen ook enkele lessons learned die voor beide partijen uit het traject te halen zijn. Zo lijkt het Lankhorst goed om vroegtijdig te kijken welke kennis er een IT-partner als CAM al opgedaan heeft op basis van vergelijkbare trajecten bij andere zorgaanbieders. “Dat had de uitrol van het virtualisatieplatform in ons geval misschien iets kunnen versnellen.” Daarnaast gingen de cursussen voor de betrokken IT-mensen van St Jansdal eigenlijk te vroeg van start, zo is een lesson learned voor CAM en St Jansdal. Door dat dichter tegen het begin van het project aan te plakken, blijkt die kennis ‘vers’.
Konings onderstreept deze punten en ziet dat als iets waar CAM een volgende keer gebruik van gaat maken. Maar wat voor beide partijen vooral blijft hangen, zijn de positieve punten die uit de samenwerking zijn voortgekomen. De eerdergenoemde use cases, ofwel gebruikersprofielen, staan daarbij voorop - voor diverse niveaus in de organisatie. En dat geldt ook voor het nog lopende traject om naar een nieuwere Windows 10-versie over te stappen.
Minder kosten, meer tijd
“We hebben nu per werkplek de juiste opstellingen, zodat wanneer een pc uitvalt, vervangen of uitgebreid moet worden, nu precies vastligt hoe dat moet. Dat scheelt in kosten voor de organisatie, het scheelt in tijd voor IT-beheer en voor zorgmedewerkers beperkt het de overlast. En natuurlijk het grotere aantal mogelijkheden voor de inzet van mobiele devices, zodat verpleegkundigen niet meer met een COW hoeven te slepen. Dat is ook bij ons een speerpunt en dat kunnen we nu eenvoudiger oppakken met de VMware-omgeving.”
Iedereen wil nieuwe applicaties, en iedereen zwijgt als er een niet meer nodig is
Van Cappellen beaamt dit. “En die gebruikersprofielen zijn inderdaad een groot voordeel. Met een druk op de knop kunnen we nu een complete werkomgeving uitrollen en op maat maken voor bepaalde gebruikersgroepen. Hetzelfde geldt voor onze zogeheten Golden Image1. Die is makkelijk aan te passen en dan te activeren voor productie. De gebruiker merkt daar heel weinig van. Zeker bij groepen zoals onze medisch technici, die altijd erg druk zijn, is dit een groot winstpunt. Ik verwacht dat dit ons ook zal helpen wanneer we binnenkort op de nieuwe versie van Windows 10 overstappen.”
Wat CAM bij St Jansdal gerealiseerd heeft en ook hierna wil toepassen, is volgens Konings ook minimale belasting van de eindgebruiker. Voor zo’n vernieuwde omgeving moet je toch altijd eindgebruikers ‘lastig vallen’, en dat wil je minimaliseren. Hun uren moeten ze kunnen besteden aan zorg, niet aan IT.
Geautomatiseerd testen applicaties
“Voor mij was dat een belangrijk speerpunt, waar onze afdeling productontwikkeling veel tijd in gestopt heeft. We hebben daar inmiddels een aparte dienst voor opgezet: geautomatiseerd, functioneel testen. Daarmee kunnen we ziekenhuizen en andere zorgaanbieders helpen om zoveel mogelijk kostbare zorguren voor de zorg te behouden en niet kwijt te zijn aan IT-zaken. Denk aan medisch technici die altijd druk zijn, die je anders toch lastig moet vallen om ervoor te zorgen dat je de juiste use cases opstelt. Je zult niet 100 procent van het met gebruikers testen kunnen weghalen, maar wel een groot en hopelijk groeiend percentage.”
Dat zou voor St Jansdal zeker mooi zijn, verwacht Lankhorst. “We stappen binnenkort zoals aangegeven over op een nieuwe versie van Windows 10. Dan moeten we toch weer allerlei applicaties testen om te zien of die met het nieuwe OS werken. Als dat grotendeels geautomatiseerd kan, scheelt dat de klinische praktijk en IT-beheer veel tijd.”
Referenties
1. Een golden image is een sjabloon voor een virtuele machine, virtuele desktop, server of harde schijf.
