Laten we techniek en innovatie un-hypen, dat is misschien wel de belangrijkste taak voor leveranciers van zorgtechnologie. Je kunt nog zo’n geavanceerde techniek ontwikkelen, maar als eindgebruikers er niet de toegevoegde waarde van inzien, gaat het nooit werken zoals je hebt bedacht. Dat is als aanbieder van ICT-systemen misschien vreemd om te zeggen, maar het is toch een van de belangrijkste praktijklessen die Ascom wil delen.
Sowieso pakt techniek in de praktijk altijd anders uit dan op papier. Het is namelijk geen one-size-fits-all. Iedere organisatie en iedere afdeling werkt weer op een andere manier. Een goed voorbeeld ter illustratie is de samenwerking van Ascom met het Bravis Moeder & Kindcentrum (Bergen op Zoom), waar het bedrijf een medisch monitoringsysteem integreerde voor de afdeling neonatologie. Een bijzondere afdeling waar, net als op een IC, alarmen ruim vertegenwoordigd zijn.
De vraag was dan ook om met een slim systeem de alarmen te prioriteren en toe te wijzen. Zo kon de hoeveelheid alarmen worden teruggebracht en het werk voor verpleegkundigen overzichtelijker worden. Op basis van wensen en vereisten is er vervolgens een intelligent alarmsysteem ingericht en op de afdeling geïmplementeerd. Uiteraard was het uitgangspunt dat verpleegkundigen een stuk gemakkelijker kunnen werken. Toen na de implementatie een evaluatie volgde, bleek het in eerste instantie echter helaas anders te hebben uitgepakt.
Niet zoals op papier
“Uit de evaluatie kwam naar voren dat neonatologieverpleegkundigen horendol werden van alle alarmen op de afdeling, terwijl het systeem mede bedoeld was om het aantal alarmen terug te dringen”, zegt Caroline Ruiters-Peters, destijds consultant bij Ascom.
“In de praktijk bleek onder andere dat de toewijzing van alarmen niet goed was ingesteld waardoor iedere verpleegkundige de alarmen van de hele afdeling ontving. Het toewijzen van alarmen is in de basis een mooie extra functionaliteit die het werk van verpleegkundigen gemakkelijker moet maken, maar in de praktijk zorgde het alleen maar voor extra stress. Deze extra stress konden medewerkers niet gebruiken, zeker niet aangezien Bravis de verloskundige zorg vier jaar geleden concentreerde op één locatie, waarbij meerdere bestaande afdelingen en teams werden samengevoegd. Voor veel medewerkers was alles nieuw; de omgeving, de werkwijzen en dus ook de systemen.”
Verder bleek de overgang erg groot en de implementatie van het alarmsysteem verliep daarom niet zo soepel. Hoewel het systeem op papier precies voldeed aan de behoeften van verpleegkundigen, bleek dat in de praktijk niet voldoende, constateerde Ruiter-Peters.
Terug naar de basis
Door deze ervaring besefte Ascom dat niet zozeer de werking van het systeem, maar met name de implementatie ervan cruciaal is. Volgens Martijn Franken, klinisch fysicus bij het Bravis ziekenhuis, is op het moment van ‘livegang’ vooral multidisciplinaire teamondersteuning vanuit zorg en techniek belangrijk. Franken houdt zich bezig met de kwaliteit en veiligheid van alle medische technologie binnen het Moeder & Kindcentrum en was hierdoor nauw betrokken bij de implementatie van het systeem.
“Toen we merkten dat de verandering te groot was voor medewerkers, hebben we besloten terug te gaan naar de basis. We hebben alle extra functionaliteiten van het alarmsysteem tijdelijk uitgeschakeld, waardoor we alleen de broodnodige functies gebruikten. Hierdoor werd het systeem voor verpleegkundigen overzichtelijker, zodat zij hun energie konden gebruiken om te wennen aan de nieuwe situatie.”
"Je wilt niet dat verpleegkundigen
de techniek faciliteren"
Achteraf gezien was het volgens Franken beter geweest om het alarmsysteem pas te finetunen nadat alle werkprocessen zijn ingeregeld, wat vaak nog even duurt in het geval van een reorganisatie of fusering van afdelingen. “Toen verpleegkundigen eenmaal gewend waren aan de nieuwe situatie, zijn we alle extra functionaliteiten stuk voor stuk gaan inregelen. We hebben immers voor dit systeem gekozen juist door alle geavanceerde extra’s die het biedt.”
Rust gerealiseerd
De toewijzing van alarmen, die in eerste instantie zoveel onrust gaf, bracht na een goede implementatie juist rust op de afdeling. Hierdoor ontvingen verpleegkundigen op hun mobiele device namelijk alleen de alarmen van de patiënten waarvoor zij die dienst verantwoordelijk waren.
Daarnaast is de functie ‘filteren’ benut waardoor alle alarmen geprioriteerd werden. Het is voor verpleegkundigen namelijk niet nodig om alle soort alarmen te ontvangen.
Franken: “Van nature hebben verpleegkundigen vaak de drang om continu te willen weten hoe het met een patiënt gaat om zo veilig mogelijk te werken. Maar in het geval van alarmering werkt dit vaak averechts, want er ontstaat dan al snel alarmmoeheid. Het risico is dat de echt kritische alarmen door de overload niet worden gehoord. Daarom is er samen met de medewerkers bepaald welke alarmen niet dringend zijn. Deze alarmen zijn dan alleen te zien bij de centrale balie en op de kamer van de patiënt en komen dus niet binnen op mobiele devices van medewerkers.”
