Betrouwbare gegevens op het juiste moment: dat is cruciaal voor goede zorg. De uitbraak van COVID-19 toonde het belang hiervan opnieuw aan. Patiënten werden regelmatig overgeplaatst, van de thuissituatie naar het ziekenhuis en weer terug. Er moest veel geschoven worden om bedden vrij te krijgen. Elektronische uitwisseling is in deze gevallen een uitkomst. Maar dan wel op een eenduidige en veilige manier. Voor de verpleegkundige overdracht is er nu eOverdracht, oftewel het nieuwe registreren. We komen dichterbij, maar zijn er nog niet.
Het komt nogal eens voor: patiënten die worden overgeplaatst naar een andere zorgaanbieder. In die gevallen zijn verpleegkundigen1 verantwoordelijk voor een volledige en actuele overdracht. Hierin dragen zij de zorg voor de patiënt tijdelijk of permanent over aan de verpleegkundige die verantwoordelijk wordt voor de zorg bij de nieuwe zorgaanbieder.
Bij een elektronische overdracht worden de voor de zorg relevante patiëntgegevens via een elektronisch overdrachtsformulier verzameld en verzonden naar een zorgaanbieder die de zorg overneemt. Elektronische overdrachten vinden plaats tussen alle zorgsectoren waar verpleegkundigen werkzaam zijn: ziekenhuizen, verpleeghuizen, thuiszorg, geestelijke gezondheidszorg, gehandicaptenzorg, revalidatie- en huisartsenpraktijken. Het aantal verpleegkundige overdrachten wordt geschat op minimaal 300.000 per jaar.
Het nieuwe registreren
In een ideale situatie komt elektronische gegevensuitwisseling zo tot stand: een overdracht wordt verstuurd en de gegevens uit de overdracht worden automatisch ingelezen en verwerkt in het elektronisch zorgdossier van de ontvangende organisatie. De verpleegkundige die de zorg van de patiënt overneemt, kan dan met één druk op de knop de gegevens hergebruiken. Het zorgplan dat afgestemd is op de wensen en behoeften van de patiënt, kan worden gecontinueerd zonder informatieverlies en extra registratielast.
Dit wordt ook wel ‘het nieuwe registreren’ genoemd. Gegevens worden eenmalig en eenduidig in het elektronisch zorgdossier vastgelegd, zodat hergebruik en uitwisseling mogelijk wordt. Het ‘nieuwe registreren’ heeft veel voordelen. Zo ondersteunt het verpleegkundigen in het verslagleggingsproces: niet langer overtypen of kopiëren en plakken, maar gegevens automatisch overnemen of inlezen. Daarnaast kunnen zorgprofessionals, zoals verpleegkundigen, medisch specialisten, huisartsen en fysiotherapeuten gegevens gemakkelijker met elkaar of met de patiënt delen. Dit verkleint de kans op fouten, maar versterkt ook het samen beslissen en hergebruiken voor andere doeleinden.
Nog niet mogelijk
Het ‘nieuwe registreren’ is nu nog niet mogelijk. Allereerst doordat gegevens ongestructureerd (vrije tekst) of niet eenduidig (verschillende terminologieën) worden vastgelegd. Deze gegevens kunnen niet worden hergebruikt en zijn daarmee dus niet uitwisselbaar. De verpleegkundige moet gegevens uit de overdracht via kopiëren en plakken invoeren, of overtypen in het eigen systeem.
Verpleegkundigen ervaren dit als registratielast (het onnodig uitvoeren van extra handelingen om gegevens vast te kunnen leggen). Ook lopen zij bij het handmatig overnemen van gegevens het risico op misinterpretaties of fouten omdat zij gegevens moeten interpreteren. Dit kan grote gevolgen hebben voor de patiënt. Bovendien is het de vraag of de zorg op een goede manier gecontinueerd kan worden. Daarnaast wordt het opstellen van een correcte en volledige overdracht als een tijdrovend en inefficiënt proces gezien.
Het gevolg is dat de overdracht niet altijd de aandacht krijgt die nodig is. Zij kan daardoor onvolledig zijn en niet altijd de juiste en actuele informatie bevatten. Bovendien is de informatiebehoefte tussen de verpleegkundigen uit verschillende sectoren, zoals ziekenhuis en thuiszorg, niet op elkaar afgestemd. Gegevens die in de overdracht worden beschreven, sluiten niet altijd aan bij de informatiebehoefte van de ontvangende partij. Verpleegkundigen moeten hierdoor regelmatig nabellen of ze moeten de patiënt of mantelzorger om extra informatie vragen.
