Inloggen op applicaties en systemen, bestanden en mappen verplaatsen, uitpakken, kopiëren, gegevens invoegen en formulieren invullen. Typisch van die steeds terugkerende klusjes waarmee zorgprofessionals te maken hebben maar die nu niet bepaald de reden zijn waarom ze voor het zorgvak gekozen hebben. Hoe mooi is het dan als er een robot is die zulke klusjes van ze kan overnemen. Geen fysieke robot die op de stoel van de zorgverlener gaat zitten, maar een softwarerobot. Dat is wat robotic process automation - ofwel RPA - is.
Informatiemanager Kevin Boes van het Albert Schweitzer ziekenhuis had het druk met de aanpassingen in het werk van zijn zorgcollega’s die de coronasituatie met zich meebracht, dus gesprekken met bedrijven die een interessant nieuw product wilden laten zien, hield hij veelal af.
“Maar in één geval ging het om RPA en dat maakte het anders”, vertelt hij. “Buiten de zorg wordt dit al langer toegepast en ik kende de waarde ervan om data van het ene systeem naar het andere te zetten en daarmee mensen werk uit handen te nemen. Bovendien wist ik dat in ons EPD HiX ook heel veel wordt geknipt en geplakt van het ene veld naar het andere, dus daar zag ik een interessante toepassing.”
Werklast voor de zorgprofessionals verminderen is een belangrijk onderdeel van de digitale strategie van het ziekenhuis, vult zijn collega Yvette Bos aan. “We willen dat het werk interessant voor ze blijft. Administratieve taken schrappen heeft daar een rol in, maar taken laten overnemen door RPA is inderdaad ook een optie.”
Succesvolle pilot
Inmiddels heeft het ziekenhuis al een interessante pilot gedaan met RPA op het slaapwaakcentrum. Bos vertelt: “Daar wordt gebruikgemaakt van een applicatie naast HiX voor het verwerken van slaapgegevens die de patiënt ook mee naar huis neemt. Dat kost veel tijd door het overschrijven van het ene systeem naar het andere, of in de vorm van een PDF - die het nadeel heeft dat het niet in HiX kan worden verwerkt. Dus is dit gerobotiseerd met RPA om ervoor te zorgen dat alle informatie op de juiste plek in HiX terechtkomt. Dit versterkt de kwaliteit van de data, het bespaart werk en het voorkomt de fouten die bij handmatige verwerking altijd op de loer liggen. Het scheelt de medewerkers repeterende handelingen en zorgt er dus voor dat ze meer tijd voor de patiënt hebben.”
De toepassing voor dit doel implementeren was niet moeilijk, stelt Boes. “Het is vrij vlot gegaan. De IT-architect van onze leverancier NewDawn heeft gekeken waar informatie wordt opgehaald en moet worden geplaatst op een manier die het mogelijk maakt om er trends uit te selecteren. RPA heeft zijn eigen account op de computer in het slaapwaakcentrum, zodat in de logfiles precies te zien is wie wat heeft gedaan.”
Multidisciplinair overleg
In het vervolg op deze pilot zijn Bos en Boes op zoek gegaan naar processen binnen de zorg waarbij RPA de professionals op de werkvloer zou kunnen ontlasten. “Een mooi voorbeeld bleek de voorbereiding door medewerkers voor een multidisciplinair overleg voor mensen met diabetes die een insulinepomp gebruiken. Iedere patiënt heeft zijn eigen pomp, maar de meetgegevens zijn vrij standaard. De voorbereiding vergt per patiënt toch zeker een half uur. Het is heel foutgevoelig en je moet steeds zoeken van welke website je de informatie moet halen. Het is dus heel interessant om dit door RPA te laten overnemen. De robot kan dit snel, makkelijk en foutloos. Hij kan het zelfs ’s nachts doen en hij is nooit ziek.”
Een ander voorbeeld is het multidisciplinair overleg voor bariatrie. Ook hier wordt veel informatie geknipt en geplakt in de juiste velden, terwijl die al wel beschikbaar is in HiX. “We verbaasden ons erover dat dit tijdens het overleg gebeurt”, zegt Boes. “Dat leidt bij degene die dit doet de aandacht af van de inhoud. Laat RPA dit dus voorvullen, dan kan alle aandacht naar de inhoud gaan.” Beide informatiemanagers zijn ervan overtuigd dat RPA op meer fronten in multidisciplinair overleg toepasbaar is.
Mooie voorbeelden
Voorbereiding poli is een goed voorbeeld van waar RPA toepasbaar is, vertelt Bos. “Voordat een patiënt naar de poli komt, zijn onderzoeken aangevraagd. De medewerkers kijken in de voorbereiding of alle resultaten daarvan binnen zijn. Tijdrovend werk dat je ook door RPA kunt laten uitvoeren. RPA kan dan alleen die patiënten eruit selecteren voor wie nog iets moet worden gedaan ter voorbereiding op het polibezoek. Dat voorkomt dat de patiënt voor niets naar het ziekenhuis komt.” Zorgadministratie is ook een duidelijke businesscase. Als daarin zaken niet goed geregistreerd zijn, kost dat het ziekenhuis geld omdat niet kan worden gedeclareerd.
Beiden zijn duidelijk enthousiast over de mogelijkheden die RPA biedt. “De medewerkers zijn dat ook”, zegt Boes. “We hebben er veel publiciteit aan gegeven, maar inmiddels benaderen ze ons zelf. Belangrijk is dat we het insteken vanuit de inhoud en niet als middel om tot personeelsbesparing te komen. We hopen in 2023/24 toch wel 25 processen live te kunnen brengen. Daarbij zullen we wellicht ook mensen op de IT-afdeling een training laten volgen bij NewDawn, dat het systeem bij ons introduceerde, om het zelf te kunnen implementeren voor specifieke toepassingen. En binnen het mProve-netwerk (samenwerkingsverband van zeven topklinische ziekenhuizen) zijn er ook al plannen om het samen met andere ziekenhuizen op te pakken. Dat scheelt ontwikkelkosten.”
Grote belofte
Jos Bel, founding partner van NewDawn, was degene die het RPA bij Boes onder de aandacht bracht. “De eerste use cases met RPA komen van de banken”, vertelt hij. “Toen ik RPA in 2016 voor het eerst zag, had ik meteen het idee dat het veel potentie had voor andere sectoren waarin veel sprake is van repetitief werk. Dat bleek ook te kloppen, want het heeft inmiddels in veel andere branches een hoge vlucht genomen.”
Het Albert Schweitzer ziekenhuis is overigens niet de eerste zorgpartij die kennis met RPA maakte. Philadelphia Zorg maakt er al sinds 2019 gebruik van en Ziekenhuis Gelderse Vallei deed er eerder een pilot mee. “De coronacrisis heeft voor de zorgprofessionals voor veel extra werkdruk gezorgd”, vervolgt Bel. “Het zorgde voor extra werk dat vaak niet direct waarde toevoegt aan de zorg. Inzet van RPA kan dan zorgen voor meer tijd voor handen aan het bed.”
De pilot op het slaapwaakcentrum van het Albert Schweitzer ziekenhuis bevestigt de toegevoegde waarde die het voor de zorg kan hebben. Het staat nog in de kinderschoenen in deze sector, maar het is nu al duidelijk dat het heel breed toepasbaar is. Bel hierover: “Goede communicatie met de mensen op de werkvloer is wel heel belangrijk. Niet alleen om de werking goed uit te leggen maar ook om angst te voorkomen dat het tot personele bezuinigingen zal leiden. Dat is echt een misvatting. Het zorgt er juist voor dat zorgprofessionals weer meer tijd krijgen voor het werk waarvoor ze zijn opgeleid.”
Recent werd Bel benaderd door Martijn Kers, directeur zorgbeleid en innovatie bij zorgverzekeraar VGZ. “Het Albert Schweitzer ziekenhuis is een van de innovatiepartners van VGZ”, vertelt Bel. “Het ziet de toegevoegde waarde en VGZ past zelf ook RPA toe en heeft dus interesse om het verder te brengen. In het licht van de arbeidsmarktproblematiek in de zorg heel begrijpelijk natuurlijk. Die problematiek zal de komende jaren alleen nog maar groter worden. Toepassing van RPA als digitale assistentie voor zorgprofessionals faciliteert een nieuwe manier van werken waarin mens en technologie elkaar aanvullen.”
