Procesverbetering in de zorg is vooral een kwestie van samenwerking, vindt Zetacom. Een op eigen initiatief ontwikkelde app is vaak niet wat een zorgmedewerker nodig heeft om diens werkprocessen efficiënter te maken. Juist de samenwerking met partijen zoals Microsoft en met het Nedap ONS zorgt ervoor dat Zetacom oplossingen kan bieden die de administratieve last van zorgmedewerkers in de care beperkt.
Professionals in de zorg werken vaak onder grote tijdsdruk. Er is sprake van personele krapte. Medewerkers geven aan moeite te hebben met de extra druk die de administratieve lasten met zich meebrengt. Ze willen niet gehinderd worden door het invullen van formulieren en werk op de computer dat hen afleidt van het contact met de patiënt of cliënt. Juist dat direct contact is immers de reden waarom ze voor de zorg hebben gekozen.
“In onze contacten met mensen uit de zorgpraktijk horen wij regelmatig tegen welke problemen zij aanlopen”, vertelt Gabor Schilten, cloud solutions architect bij Zetacom. “Zoals van medewerkers in revalidatiecentra, verpleeghuizen of in de thuiszorg, die werken met tablets om altijd de informatie bij zich te hebben over de cliënten met wie zij gedurende de werkdag contact hebben. Op zich is de beschikbaarheid over zo’n tablet natuurlijk heel handig. Maar ze moeten ook rapporteren over wat ze bij de cliënt hebben gedaan, en daarbij lopen ze op tegen het probleem dat die tablet een gedeeld device is. Dit betekent dat ingevoerde data niet op de tablet mag blijven staan. Zulke problemen willen wij oplossen voor ze, we willen ze ondersteunen in het primaire proces.”
Belangrijke samenwerking
De samenwerking met Microsoft speelt een belangrijke rol in de mogelijkheden die Zetacom heeft om de probleemoplossingen te bieden waar Schilten het over heeft. “De meeste zorgaanbieders werken met Microsoft en met cliëntendossiers”, zegt hij. “Daarin schuilt een interessante koppeling waarmee we heel veel van de problemen kunnen oplossen waarmee hun medewerkers dagelijks te maken hebben.”
Zorgconsultant Roxanne Vroegindeweij van Zetacom vult aan: “Wij werken al enige tijd samen met Microsoft en zijn inmiddels ook gold partner van dit bedrijf. Die samenwerking stelt ons in staat om – specifiek voor de care – zorgprofessionals de oplossingen te bieden voor precies die problemen waar zij zo vaak tegenaan lopen.”
Als voorbeeld noemt zij de situatie waarin een medisch specialist informatie over een patiënt die na diens opname moet revalideren, in attachments naar het revalidatiecentrum mailt. De medewerker in het revalidatiecentrum moet die attachments dan downloaden en vervolgens weer uploaden in het Nedap ONS, het cliëntsysteem dat veruit de meeste aanbieders in de care gebruiken. “Een omslachtige procedure natuurlijk”, zegt Vroegindeweij. “Dankzij de koppeling die we in samenwerking met Microsoft tot stand hebben gebracht, kunnen die attachments automatisch in ONS worden klaargezet, waarna de medewerker alleen nog vinkjes hoeft te zetten om aan te geven welke gegevens bij welke cliënt horen.”
Extra handelingen voorkomen
Wat Vroegindeweij hier beschrijft is slechts één voorbeeld. “Denk ook aan het zorgplan”, vervolgt ze. “Daarop moet een handtekening worden gezet om te verifiëren dat de medewerker bij de cliënt de afgesproken handelingen heeft verricht. In de praktijk betekent dit dat de medewerker het zorgplan moet uitprinten zodat er een handtekening op kan worden gezet. Daarna moet het document dan weer worden ingescand. Net als in het eerste voorbeeld ook allemaal handelingen die tijd kosten. In de oplossing die wij in samenwerking met Microsoft hebben gevonden, maakt degene die de zorg verleent een aantekening op de tablet, waarna vervolgens de informatie uit de tablet rechtstreeks in ONS kan worden geladen.”
Een derde voorbeeld heeft betrekking op de thuiszorg. Voor de thuiszorgplanning staat in de tablet van de medewerkers in een tabel aangevinkt hoe vaak cliënten recht hebben op zorg. Daarnaast is er ruimte voor vrije tekst, zodat de medewerkers aantekeningen kan maken over de afspraken die in afstemming met de individuele cliënt worden gemaakt.
Vroegindeweij: “Ook hierin hebben we in samenwerking met Microsoft procesverbetering kunnen realiseren. Vanuit ONS wordt direct een planning gegenereerd met prioritering van individuele cliënten. Valt een thuiszorgmedewerker uit, dan wordt de planning op basis van dezelfde criteria opnieuw georganiseerd. Op basis van postcodes wordt de reistijd bepaald en de inzet van de diverse medewerkers. De administratie wordt hiermee efficiënter en bovendien minder foutgevoelig, omdat minder handmatige handelingen nodig zijn voor de invoer van gegevens.”
Registratie aan de bron
Behalve met Microsoft heeft Zetacom een goede samenwerking met BproCare. Hiermee kunnen zij professionals in de zorg de oplossingen bieden die ze nodig hebben om hun werk efficiënter te maken. BproCare is sinds 2018 een zusterorganisatie van Zetacom. Dit faciliteert Zetacom om de wens en behoefte van de klant direct te vertalen naar oplossingen die concrete meerwaarde hebben voor de zorgprofessional. BproCare is gespecialiseerd in zorgalarmering, draadloze (beeld)communicatie, toegangscontrole en persoonsbeveiliging. De innovatieve communicatie-oplossingen die het voor de zorg biedt, stellen organisaties in staat om ongeregeldheden, calamiteiten en oproepen live te registreren, personen betrouwbaar en veilig te laten communiceren en sneller en adequater te kunnen anticiperen.
We willen zorgmedewerkers ondersteunen in het primaire proces
Vroegindeweij legt uit: “De cliënt heeft een tablet op de kamer en meldt zich via de NFC-tag aan bij de medewerker. Hiermee heeft de medewerker op de kamer van de cliënt toegang tot diens dossier, om in te typen welke zorg hij of zij heeft verleend. Snelle, directe administratie aan de bron dus.”
Dat is een groot verschil met hoe traditioneel wordt gewerkt. De medewerker moet zich dan inlezen in de teampost. Die maakt daarbij aantekeningen over dingen waarmee hij of zijn in het werk voor de cliënt rekening moet houden. Eenmaal bij de cliënt worden daar weer nieuwe aantekeningen aan toegevoegd. Zijn alle cliënten voor die dag gezien, dan gaat de medewerker terug naar kantoor om de administratie te doen. “Een veel omslachtiger weg dus dan de oplossing die we dankzij de samenwerking met BproCare hebben gevonden”, benadrukt de zorgconsultant. “Echt een enorme toegevoegde waarde voor de care.”
Intensieve contacten
Dat laatste, stelt Schilten, is ook precies waarom het Zetacom te doen is. “We willen niet de aanbieder zijn die weer met een nieuw appje komt dat we even in een paar dagen gebouwd hebben”, zegt hij. “We willen echt een partner zijn voor de zorgaanbieders. Het gaat ons niet om het puur bieden van een ICT-oplossing. We vinden het juist belangrijk om de functionaliteiten van de juiste oplossing, juist te gebruiken op de werkvloer. De techniek is immers alleen revolutionair bij de juiste toepassing en het juiste gebruik. Daarom onderhouden we ook intensieve contacten met de zorgaanbieders, en dan bedoel ik met alle mensen die daar werken, vanaf de werkvloer tot aan de raad van bestuur. We leggen ons oor te luisteren, om te horen welke problemen de mensen daar ervaren in hun dagelijkse werkuitoefening.”
En zoals de voorbeelden van Vroegindewei volgens Schilten duidelijk maken, gaan die vragen heel vaak over het cliëntendossier en het ontbreken van een goede koppeling met de tablets die de medewerkers in hun dagelijkse werk gebruiken. “Het is dus de vraag van de klant die voor ons altijd centraal staat in onze zoektocht naar oplossingen. En zoals de voorbeelden laten zien, kunnen we bij die vraag vaak het passende antwoord bieden, dankzij de samenwerking met Microsoft en met Nedap ONS.”
