Voor zorgorganisaties zit potentie in datagedreven werken. Een duidelijk beeld van wat het moet opleveren, commitment en het creëren van goede condities zijn daarbij voorwaarden voor succes. Als daarnaar wordt gehandeld, kunnen bijvoorbeeld data uit zorgalarmeringssystemen veel opleveren. Werkplezier voor de medewerkers en rust voor de cliënt, omdat die de juiste zorg op het juiste moment krijgt. Waardigheid en trots voor de toekomst (programma van Vilans) heeft met een LeerDoeDeeltraject een aantal zorgorganisaties gericht ondersteund om dit doel te bereiken. Deelnemers Zorgbalans en Zorggroep Solis delen hun geleerde lessen.
Overal in zorgorganisaties zijn data aanwezig. Het besef groeit dat uit die data informatie kan worden gehaald om de zorg efficiënter in te richten. “Met de toenemende druk op de zorg wordt het ook steeds belangijker om dit te doen”, zegt Bellis van den Berg, senior-adviseur Monitoring en Impact bij Vilans; “Het wordt daarom in de strategie van de organisatie opgenomen. Maar dat betekent nog niet per se dat wordt nagedacht over de vraag: wat willen we dat die data gaan opleveren? Dit vraagt om richten, inrichten en verrichten.”
Hiermee bedoelt Van den Berg dat bewuste keuzes moeten worden gemaakt. “Maak het concreet”, zegt ze. “Het is mooi als een projectleider technologie of iemand van de afdeling IT er bijvoorbeeld op wijst dat de data uit een zorgalarmeringssysteem kunnen worden benut. Maar er wordt vaak te weinig nagedacht over wat het betekent als je hier als organisatie mee aan de slag gaat. Het vergt een heldere datastructuur om die data te kunnen gebruiken in leer- en verbeterprocessen. Hiervoor moeten taken en bevoegdheden worden vastgesteld en toegekend. We zien te veel initiatieven stranden.”
Gek van de alarmen
In de praktijk blijkt de belofte van zorgtechnologie voor werkdrukverlichting of persoonsgerichte zorg wat tegen te vallen. “Zorgorganisaties gaan nu over op meer geavanceerde zorgalarmeringssystemen”, vertelt Van den Berg. “Maar wat we daarbij zien, is dat die worden ingezet en dat de medewerkers vervolgens gek worden van de alarmen. Er zit veel ruis in de data die zulke systemen bieden. Die kun je wegnemen door beter te kijken naar welke van die data waardevol zijn.”
Om zorgorganisaties hiermee te helpen, heeft Vilans een LeerDoeDeeltraject met een aantal zorgorganisaties gedaan vanuit het programma Waardigheid en trots voor de toekomst. “Een programma van een jaar”, vertelt Van den Berg. “Met vijf fysieke bijeenkomsten en een aantal online sessies. Die fysieke bijeenkomsten boden de deelnemende zorgorganisaties de kans kennis uit te wisselen. Ze konden van elkaar horen hoe iedere organisatie het doet en tegen welke problemen ze aanlopen. Een effectieve manier om tot nieuwe ideeën te komen.”
Goed organiseren
Een van de zorgorganisaties die aan het LeerDoeDeeltraject heeft deelgenomen, is Zorgbalans. Projectleider Anita van Duin: “Ik was net daarvoor betrokken geraakt bij een project in onze organisatie over zorgalarmeringssystemen. Ik zag dat die heel veel data bieden en besefte: als je die goed benut, kun je er veel uithalen over de zorgvraag, de zorgzwaarte, de vraag of je de juiste middelen inzet en of je dit op de juiste manier doet. In eerste instantie dacht ik nog: dit moeten alle medewerkers leren beheersen. Maar al snel realiseerde ik me dat dit voor de gemiddelde zorgmedewerker echt te moeilijk is. Je moet het eerst zelf organiseren. En pas als je zelf begrijpt wat de data zeggen, de medewerkers erbij halen.”
Continu aandacht nodig
Een belangrijke geleerde les uit het LeerDoeDeeltraject was voor Van Duin dat het systeem inrichten en medewerkers voorlichten niet genoeg is. “Je moet het systeem zo inrichten dat je er aandacht voor blíjft vragen”, zegt ze. “Op de locaties waar de data uit het alarmsysteem al goed werden benut, hebben we onderzocht waarom dit zo is. Ook hebben we per locatie kartrekkers aangesteld. We hebben e-learning modules opgezet en de handleiding van het zorgalarmeringssysteem gebruiksvriendelijker gemaakt. We werken samen met de leverancier om meer zicht te krijgen op de vraag welke meldingen betrekking hebben op incidenten en welke op structurele problemen. En we doen onderzoek op de locaties bij de cliënten van wie de meeste alarmen komen. Zijn die nodig? Is de zorgvraag veranderd? Of is een ander zorgzwaartepakket nodig?”
Dat leidt soms tot heel praktische oplossingen. Op één afdeling was sprake van buitengewoon veel alarmeringen. “Het bleek dat de sensoren te strak ingesteld stonden. Binnen vijf minuten weer terug in bed zijn is voor een oudere heel snel als je er ’s nachts uit moet voor toiletbezoek.”
Mooie kans om te leren
Ook Zorgroep Solis doorliep het LeerDoeDeeltraject. “Dat bood ons een mooie kans”, zegt regionaal projectleider zorginnovatie Laura Steman. “We hebben heel mooie zorgalarmering, maar we waren zoekend naar hoe we daar veel meer uit konden halen dan we deden. Zorgverleners geven op die vraag de standaardantwoorden die ze kennen. Maar het is interessant om verder te kijken en te leren van anderen.” Projectcoördinator techniek/telefonie Arco Por vult aan: “Het traject bood daarvoor de kans. We leerden bijvoorbeeld van andere organisaties dat ze kwaliteitsverpleegkundigen op de locaties inzetten als coaches. Maar ook de begeleiding van Vilans was waardevol om inzicht te krijgen in de vraag welke doelen we willen behalen met de data uit de zorgalarmeringssystemen.”
Zorggroep Solis heeft ook een samenwerking met Hogeschool Saxion. Steman vertelt: “Hoofddocent living technology Sjors Groeneveld doet promotieonderzoek naar de vraag wat zorgmedewerkers nodig hebben om informatie uit data te halen. Als we hebben getest wat daarover bij de medewerkers is opgehaald, kunnen we de leverancier vragen of die dat kan aanbieden in het dashboard. De volgende stap is dan kijken of de medewerkers nog scholing nodig hebben, of dat ze er na korte uitleg mee aan de slag kunnen.”
Waardevol
Beide zorgorganisaties geven aan veel aan hun deelname aan het LeerDoeDeeltraject te hebben gehad. “Ik kreeg input waarvan ik dacht: daar kunnen we echt wat mee binnen de organisatie”, zegt Van Duin. “Het was een goede voedingsbodem om vervolgstappen te zetten. En op het goede moment, want de implementatiefase was net afgerond. Je hoort dingen waarvan je denkt: geen idee hoe dat bij ons is. Daarnaar op zoek gaan heeft echt gewerkt om dingen op de agenda te krijgen.”
Steman: “We hebben een veel beter beeld gekregen van de pieken in de alarmeringen. Met die kennis kun je de zorg daarop aanpassen en zorgen dat het voor de medewerkers aangenaam werken blijft. Bovendien geeft het cliënten veel meer rust als ze geholpen worden op de momenten wanneer ze dit echt nodig hebben. Ook voor artsen en psychologen blijken de data waardevol te zijn. Zij kunnen die gebruiken om te kijken of ze hun zorg beter kunnen inrichten.”
Van den Berg vertelt afsluitend: “De belangrijkste les die we de deelnemers aan het traject wilden meegeven, is dat het niet om de techniek gaat. Je hebt niet meteen een geavanceerd dashboard nodig. Het begint al bij werkprocessen inrichten en verbeteracties opvolgen. Vanaf daar kun je toewerken naar meer geavanceerde inzichten.”
Netwerk Samen Datagedreven Werken
Werkgeversorganisaties verenigd onder Regioplus, ActiZ en Vilans zijn de initiatiefnemers van het netwerk Samen datagedreven werken in zorg en welzijn. Het netwerk heeft als doel het gebruik van data(-inzichten) en AI in de sector te stimuleren. Het stimuleert dat organisaties (digitaal) samenkomen, kennis delen en van elkaar leren. Het beoogt een ontknooppunt te zijn voor informatie, kennis en ervaringen voor het gebruik van data en AI, voor en door de sector zorg en welzijn. Concreet biedt het netwerk een online communityplatform, het organiseert webinars en online sessies en werkt aan een kennisbank met kennis en tools voor datagedreven werken in zorg en welzijn.
Zie ook: link
Samen leren
Ook leren van andere zorgorganisaties? September 2025 start het programma Waardigheid en trots voor de toekomst (Vilans) een nieuw LeerDoeDeeltraject over het implementeren van digitale zorg voor langer thuis wonen (VPT en MPT).
Lees meer: link
