Heb jij ook weleens dat je met collega’s aan een project werkt en op het moment dat iedereen zijn of haar werk inlevert, je merkt dat het ene bestand niet geopend kan worden, bij het andere bestand is de opmaak compleet veranderd en weer een ander bestand enkel online bekeken kan worden? Als je dit herkent, dan is de kans groot dat je collega’s en jij allemaal met verschillende programma’s of versies van programma’s werken. In dat geval is het de hoogste tijd om de manier van werken te stroomlijnen. Wij laten je graag zien hoe je dat het beste doet.
Zorg dat iedereen met dezelfde programma’s werkt
Sinds de pandemie is werken vanuit huis niet meer weg te denken. Veel mensen vinden het prettig om ook vanuit huis te kunnen werken en slaan graag een dagje op kantoor over. Wil je echter goed kunnen thuiswerken, dan is het belangrijk dat iedereen met dezelfde programma’s werkt. Je kunt daarom gaan werken vanuit de cloud.
Een goede manier om dit te doen, is door de overstap te maken naar Office 365 zakelijk. Dit pakket bevat alle programma’s die je nodig hebt om het werk op de juiste manier uit te voeren. Je kunt een licentie kopen voor al je medewerkers, dit hoeft niet veel te kosten. Het levert je daarentegen wel heel veel op. Waar de ene persoon eindigt in een project, daar kan de ander het zo van hem of haar overnemen. Bovendien is het ook zo dat wanneer programma’s geüpdatet worden, je hier zelf geen omkijken naar hebt. Dit gebeurt altijd automatisch dus iedereen gebruikt altijd dezelfde programma’s.
Breng je beveiliging goed op orde
Dat je overal kunt werken, hebben we te danken aan de mogelijkheid om in de cloud te werken. Je hebt enkel een computer met internetverbinding nodig om bij je documenten en bestanden te kunnen komen. Echter, dat betekent ook dat je systeem ook wereldwijd blootgesteld wordt aan kwaadwillenden. Zorg er daarom altijd voor dat je systeem optimaal beveiligd is. Vraag je mensen om met sterke wachtwoorden te werken en zorg altijd voor een tweestapsverificatie. Laat je collega’s bijvoorbeeld inloggen met een wachtwoord en met een bericht dat ze via hun telefoon ontvangen. Informeer ook een keer bij je provider naar de mogelijkheden om je systeem te laten beveiligen. Deze heeft vaak goede opties beschikbaar waar je veel baat bij kunt hebben.
Leer je medewerkers hoe zo constructief online kunnen samenwerken
Wanneer al je medewerkers met dezelfde programma’s in hetzelfde systeem werken, zul je zien dat je veel soepeler samen kunt werken. Echter, zorg ervoor dat iedereen ook goed op de hoogte is van hoe je vlotjes kunt samenwerken. Maak mensen daarom bewust van het feit dat ze niet zomaar vreemde bestanden moeten downloaden. De kans is namelijk groot dat je op deze manier nare virussen in je systeem toelaat. Dat wil je niet. Leer je mensen bewust om te gaan met online werken en je zult zien dat jullie een zeer productief team worden.
