Gehandicaptenzorgorganisatie Cosis start in januari 2020 met een groot project digitale vaardigheden voor alle medewerkers. Wat ging daaraan vooraf? Hoe kwam de organisatie tot een plan dat gesteund wordt door de Raad van Bestuur?
“Achteraf gezien hadden we eerder moeten beginnen met het verbeteren van de digitale vaardigheden van onze medewerkers”, zegt Jan Hoogstra, programmamanager bij het Cosis Service Centrum. “Want met de implementatie van het nieuwe ECD dit jaar liepen we keihard tegen dit probleem aan. Natuurlijk hadden we voor iedereen een training georganiseerd, maar we zagen dat het ECD bij een flinke groep mensen gewoon niet landde.”
De organisatie merkte onder meer dat sommige medewerkers afhoudend zijn in het gebruik van het systeem en dat ze niet echt open staan voor verandering. Sommigen mijden ‘digitaal’ zelfs volledig en vragen altijd hun collega’s om een dossier in te vullen of een melding te doen, vertelt Hoogstra.
Digitale ambities
Cosis besloot daarop om het probleem van beperkte digitale vaardigheden goed aan te pakken. Hoogstra: “Steeds meer processen in onze organisatie worden gedigitaliseerd. Als medewerkers voldoende digitaal vaardig zijn, levert dat veel tijdswinst op. Die tijd kunnen ze weer besteden aan de cliënten.” Ook heeft de organisatie digitale ambities: ze wil nieuwe technologieën als virtual reality en kunstmatige intelligentie gaan inzetten. Maar dat lukt alleen als medewerkers ook met deze technologieën kunnen werken.
Hoogstra startte na de zomer met een projectplan, samen met collega’s van HR, communicatie en opleidingen en de projectleider digitale zorg, ondersteund door zorginnovator Suzanne Verheijden. Wat het proces versnelde, was dat Cosis kon aanhaken bij landelijke ontwikkelingen. Andere zorgorganisaties, zoals ’s Heeren Loo en een aantal ouderenzorginstellingen van Utrechtzorg, hebben al een bepaalde aanpak ontwikkeld.
“Ook levert de coalitie Digivaardig in de zorg materialen die elke zorgorganisatie kan gebruiken, zoals een format voor een projectplan, communicatiemateriaal en een website met leermiddelen. Alles dat er al is, gebruiken we, dat gaan we niet nog een keer zelf doen.”
Inmiddels heeft Cosis een uitgewerkt projectplan dat is goedgekeurd door de Raad van Bestuur. Dat ging niet zonder discussie, vertelt Hoogstra. “De leden van de Raad van Bestuur zagen wel de noodzaak, maar het vraagt om een behoorlijke investering. We hebben komend jaar een projectleider nodig en zo’n 6 à 7 digi-
coaches. Gelukkig besloten ze digitale vaardigheden tot één van de speerpunten te maken. Wij hebben de Raad van Bestuur al in een vroeg stadium meegenomen in onze plannen, dat heeft daarbij zeker geholpen.”
