De Innovatie-Impuls Gehandicaptenzorg wil het gebruik van technologie in de gehandicaptenzorg vanzelfsprekend maken. Met Rian van de Schoot (Vilans), Brigitte Verhage (VWS) en Brigitte Boon (Academy Het Dorp) gaan we na wat de lessen en opbrengsten zijn van de eerste fase van dit programma.
Zorgrobots en tablets die liggen te verstoffen in een kast of apps die snel in onbruik raken. Innovaties blijven te vaak steken in pilots, waardoor nieuwe technologie te weinig doordringt in de dagelijkse praktijk. Dit constateerden onder meer de World Health Organization en het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport (VWS). Volgens Rian van de Schoot - directeur Leren, Innoveren en Onderzoeken bij Vilans - ligt daar een kans. “Technologie kan een essentiële rol spelen in het verbeteren van zorg.”
VWS gaf Vilans en Academy Het Dorp de opdracht uit te zoeken hoe organisaties in de gehandicaptenzorg succesvoller kunnen worden in het implementeren van zorgtechnologie. Brigitte Verhage, programmamanager gehandicaptenzorg bij VWS, vertelt: “De focus moest liggen op het ondersteunen van organisaties, zodanig dat ze het bij de volgende innovatie zelf zouden kunnen.”
Zelfredzamer
Aan de Innovatie-impuls Gehandicaptenzorg deden 26 organisaties mee. Het programma bood ondersteuning aan deze organisaties en deed tegelijk onderzoek naar het implementeren van zorgtechnologie aldaar. Brigitte Boon, bestuurder bij Academy Het Dorp, was voor dit onderzoek eindverantwoordelijk.
“We startten met de vraag welke thema’s van cliënten organisaties wilden oplossen met technologie. Zoals ‘ik wil zelfredzamer worden’ of ‘ik wil tijdens de nacht niet gestoord worden’. Vervolgens maakten we een longlist en later een shortlist van technologieën die antwoord op die vragen konden geven.” Voorbeelden zijn de Kookapp - waarmee zorgaanbieders Amerpoort en Reinaerde cliënten hielpen (deels) zelf leuk, lekker en gezond te koken - en de domotica van Koraal. Deze organisatie zet uitluister-, oproep- en videomonitoringssystemen in om cliënten zelfredzamer te maken en zich veiliger te laten voelen.
Lessen
Vier jaar nadat de Innovatie-impuls startte, zijn nu de lessen te trekken. In de eindrapportage Innovatie-impuls Gehandicaptenzorg 2019-2022 staan er negen. De eerste les is op te maken uit het verhaal van Boon: technologie is een middel om de zorg te verbeteren. “Start dus altijd met de vraag van de client, voordat je een technologie kiest.” De tweede les ligt in het verlengde daarvan: werk altijd samen met cliënten of verwanten. “Het belang daarvan wordt meestal wel gezien. Toch neigen veel organisaties ernaar om de cliënt over te slaan”, weet Verhage. “We hebben de deelnemers aan de Innovatie-impuls verplicht hun aanvragen in de ik-vorm te formuleren, zodat ze zich zouden verplaatsen in de cliënt. De helft deed dat toch niet. Hen hebben we gevraagd het over te doen.”
Een andere essentiële voorwaarde voor succes is dat je de implementatie van een technologie benadert als een ingrijpende verandering in de organisatie. Veel tijd en aandacht moeten gaan zitten in een soepele samenwerking (les 3), een nauwgezette stap-voor-stap aanpak (les 4), inkoop (les 5) en planmatig en projectmatig werken (les 6).
Het is belangrijk niet te onderschatten hoeveel mensen moeten samenwerken om van innovatie een succes te maken. Naast cliënten, verwanten en zorgverleners zijn dat bijvoorbeeld financiële medewerkers, ICT-professionals en bestuurders. Een implementatie staat of valt met duidelijke afspraken over wie wat moet doen en communicatie met de verschillende samenwerkingspartners. Van de Schoot: “Neem zoiets simpels als het WiFi-bereik. Sommige technologie vereist een beter bereik dan gemiddeld. Dat zie je gemakkelijk over het hoofd.”
Innovatie-Route
Belangrijk is ook te beseffen dat succesvolle innovatie vaak vraagt om veranderingen in werkprocessen. Dit betekent dat je met zorgprofessionals moet praten over een andere manier van werken. Boon: “Denk aan robotica die wordt ingezet voor het verbeteren van de dagstructuur. De zorgprofessional moet dit wel overlaten aan de robot, anders verandert er niets.” Van de Schoot: “Wat ook duidelijk moet zijn, is wie die robot repareert als hij stuk gaat.”
De Innovatie-impuls leert dat implementatie veel tijd vergt. Verhage: “Voordat we startten, dachten we dat deelnemers de juiste technologie in een paar maanden konden kiezen. Maar daar bleken negen maanden voor nodig te zijn.” Veel tijd gaat bijvoorbeeld zitten in het uitvragen van gegevens bij de leveranciers. Niet iedere inkoper weet precies wat hij aan een leverancier van technologie moet vragen.
Bij deze en andere vragen kan de Innovatie-Route uitkomst bieden, vervolgt Verhage. “Hierin hebben we alle kennis, ervaringsverhalen en ontwikkelde instrumenten van de Innovatie-impuls gebundeld. Het is een stappenplan waarmee organisaties nauwgezet - in vier fasen en negentien etappes - zelfstandig technologie kunnen kiezen en implementeren.” Dit gereedschap is nu beschikbaar voor iedere organisatie in de gehandicaptenzorg. De Innovatie-Route helpt planmatig te werken (les 6) en een grondige implementatie (les 8) te realiseren.
Bij een nauwgezette en aandachtsvolle aanpak past ook onderzoek doen (les 7). Boon beveelt dit van harte aan. Het helpt innovatieteams volgens haar om weer terug te gaan naar de cliëntvraag. “Je wilt weten of de technologie daarop een antwoord is.”
Verhage is blij met de keuze voor het ondersteunen van organisaties bij het implementeren van bestaande zorgtechnologie. Dit heeft naast lessen ook concrete tools opgeleverd. Zoals de veel gedownloade handreiking voor cliënten- en verwantenraden en de Innovatie-Route. Verhage verwacht dat deze laatste tool nog toegankelijker en interactiever wordt: “De Innovatie-Route is nog niet af. Die gaan we perfectioneren.”
Innovatie-impuls II
Voor verdere verbeteringen en uitbreidingen is alle ruimte. Dit komt omdat de Innovatie-impuls I wordt gevolgd door een Innovatie-impuls II van nog eens vier jaar, waarin ondersteuning op maat wordt aangeboden aan organisaties. Volgens Verhage is die verlenging over meerdere kabinetsperiodes belangrijk omdat innovaties cultuurveranderingen bij organisaties vragen. “Dat lukt niet in de drie tot vier jaar van een kabinetsprogramma.” Bovendien kunnen organisaties in de gehandicaptenzorg die regionaal met elkaar samenwerken, transitiemiddelen bij de zorgkantoren aanvragen. Met deze middelen kunnen ze bijvoorbeeld extra mankracht inhuren om innovaties te realiseren.
VWS gaat de gehandicaptenzorg in een campagne-aanpak verleiden om werk te maken van vernieuwing. En daarbij samen te werken met het onderwijs, collega-zorgaanbieders en andere partners (les 9). Verhage: “Ik verwacht dat we een innovatiegolf krijgen. Technologie staat bij zorgkantoren en -aanbieders bijna bovenaan de agenda. Er is nu zoveel beschikbaar aan ondersteuning en het is zo essentieel om te vernieuwen! Dit is hét moment.”
Negen belangrijke lessen bij de implementatie van zorgtechnologie
Les 1: Technologie is een belangrijk middel om de kwaliteit van de zorg te verbeteren
Technologie moet geen doel op zich zijn. Centraal staat de vraag wat je wilt en kunt verbeteren voor cliënten (en medewerkers). Technologie is en blijft daarbij een middel.
Les 2: Geen succes zonder inbreng cliënten
Zonder samenwerking met cliënten en naasten is een duurzame implementatie van technologie onmogelijk. Die inbreng moet moet tijdens het hele traject gewaarborgd zijn.
Les 3: Duurzaam implementeren, betekent samenwerken in de zorgorganisatie
Invoering van technologie vraagt om een soepele samenwerking tussen alle betrokkenen. Leid dit vooraf in goede banen door duidelijke rollen en verantwoordelijkheden af te spreken.
Les 4: Duurzaam implementeren vraagt tijd en aandacht; van probleemanalyse tot opschaling
Neem voldoende tijd voordat je tot actie overgaat. Weet wat je wilt verbeteren en waarom. Stel vooraf vast wat daarvoor moet veranderen in de (organisatie van de) zorg. Ga op tijd na wat er aan financiën, ICT en ondersteuning nodig is om in te voeren en op te schalen.
Les 5: Weet wat je koopt en waarom
Zorgaanbieders hebben lang niet altijd genoeg kennis om een inkoopbeslissing te nemen. Stel de juiste vragen aan de aanbieder en steek je licht op bij andere inkopende partijen.
Les 6: Planmatig en projectmatig werken is essentieel
Werk altijd planmatig en projectmatig. Gebruik hierbij de Innovatie-Route. Voldoe zo aan kritische randvoorwaarden als:
- (willen ontwikkelen van) visie en strategie op innovatie;
- Duidelijke afspraken over rolverdeling en verantwoordelijkheden;
- Digitale vaardigheden van medewerkers;
- Goede ICT-infrastructuur;
- Financiering van implementatie en gebruik van technologie.
Les 7: Onderzoek maakt de implementatie beter
Onderzoek of de technologie de zorg heeft verbeterd. Dit geeft inzicht in verbeterpunten en mogelijkheden om op te schalen.
Les 8: De effectiviteit van de technologie hangt af van de kwaliteit en zorgvuldigheid van de implementatie
Een zorgtechnologie die bij de ene organisatie effectief is, hoeft dat bij een andere nog niet te zijn. Een succesvolle invoering van technologie staat of valt bij de kwaliteit van de implementatie. In hoeverre is bijvoorbeeld voldaan aan randvoorwaarden, zoals ondersteuning, technisch beheer en eigenaarschap bij collega’s?
Les 9: Samen kom je verder
Vind het wiel niet opnieuw uit, maar neem best practices over van andere organisaties.
