Door Yvonne Keijzers
Een implementatie heeft altijd impact op de dagelijkse praktijk in een zorginstelling. Of het nu gaat om telefonie, alarmering of een update of invoering van bijbehorende infrastructuur, zoals netwerken. Maar om zo’n ICT-toepassing succesvol te implementeren is wel het draagvlak van het personeel nodig. Dick Dompeling, directeur van Zetacom, geeft negen do’s en don’ts om tot een goede uitvraag en implementatie van een ICT-systeem te komen.
Spreek de taal van de zorg
Een ICT-toepassing implementeren kan succesvol verlopen zodra de angst van werknemers in de zorg is weggenomen. “Zolang medewerkers in de zorg denken dat ICT- of domoticatoepassingen hun werk alleen maar lastiger en ingewikkelder maken, of dat ze overbodig worden, zal het onmogelijk zijn dit soort oplossingen te implementeren,” concludeert Dick Dompeling van Zetacom. “Het gaat erom dat we die angst wegnemen. Dat kan als je met hen vroegtijdig in gesprek gaat. Je moet dus zorgen dat je de taal van de zorg spreekt. Pas dan kun je werken aan oplossingen waar iedereen zich achter schaart.”
Wat te doen als bijvoorbeeld een demente cliënt gaat dwalen? Tegenwoordig hoeft zo’n cliënt niet langer onvindbaar te zijn. Met behulp van alarmering vanuit het Verpleeg Oproep Systeem (VOS) krijgt hij of zij meer bewegingsvrijheid. Zodra een cliënt een leefcirkel verlaat, krijgt de verzorging een melding. Een ander voorbeeld: sensoren kunnen doorgeven of een bewoner nog op bed ligt of niet.
Er zijn een aantal do’s en don’ts om dit soort toepassingen succesvol te implementeren. Op basis van jarenlange ervaring in de zorgsector ontwikkelde Zetacom negen tips.
1. Begin aan het begin
Het klinkt als een open deur, maar het gebeurt nog vaak dat partijen halverwege een proces instappen. Dan blijkt dat de vraag van de klant niet helder is geformuleerd, waardoor zaken onduidelijk blijven. Dat kost tijd en energie. Maak gebruik van de kennis van leveranciers om de uitvraag scherp te krijgen en trek samen op.
2. Neem het zorgplan mee in de uitvraag
Het zorgplan moet aan de basis staan van de uitvraag. Zo weet je zeker dat de oplossing aansluit bij het beleid en de koers van de organisatie.
3. Stel een projectteam samen
Een projectteam bestaat uit vertegenwoordigers van alle betrokken stakeholders. Zij vormen de schakel naar de organisatie en zorgen voor communicatie en draagvlak.
4. Betrek de eindgebruiker vanaf de start
Zodra er wordt nagedacht over een nieuw systeem, moeten zorgverleners vanaf het begin betrokken worden. Goede communicatie in alle fasen van het project is essentieel om draagvlak te creëren.
5. Zoek key-users en ambassadeurs
Niet iedereen in de zorg is technisch ingesteld. Zoek medewerkers die affiniteit hebben met technologie en zet hen in als ambassadeurs. Daarnaast zijn key-users nodig die het zorgproces goed kennen en kunnen helpen bij de implementatie.
6. Deel successen en leer van fouten
Laat zien wat werkt, bijvoorbeeld hoe technologie bijdraagt aan meer zelfstandigheid van cliënten. Maar leer ook van situaties waarin processen niet goed verlopen.
7. Begin klein en schaal op
Start met een pilot in een kleine omgeving. Test het zorgconcept, verzamel ervaringen en pas waar nodig aan voordat je opschaalt.
8. Train medewerkers
Zorg dat medewerkers kunnen oefenen met systemen en bied trainingen aan. Gebruik e-learning en certificering om kennis op peil te houden en te verbeteren.
9. Evalueer en stel bij
Blijf tijdens en na implementatie evalueren. Verzamel feedback van medewerkers en pas systemen en processen continu aan. Dit iteratieve proces is essentieel voor succes.
