Administratie en IT-beheer kan veel vragen van een zorgorganisatie. GGZ-instelling HSK is daarom samen met IT-partner TJIP gestart met de bouw van een nieuw cliëntvolgsysteem. Leon de Jong, sinds vorig jaar algemeen directeur en bestuurder van HSK, vertelt over de samenwerking die gebaseerd is op kwaliteit en wederzijds vertrouwen.
HSK is een organisatie voor psychische zorg, een zogeheten GGZ-instelling, met 500 medewerkers die werken in 34 vestigingen door het hele land. De organisatie maakt gebruik van een maatwerk cliëntvolgsysteem, WeCare. Het is een cruciaal systeem dat inzicht geeft in alle relevante activiteiten die zich afspelen bij het begeleiden van cliënten. WeCare bevat onder meer het medisch dossier en het procesdossier van patiënten, de agenda’s van medewerkers en de declaraties van verrichtingen. Patiënten kunnen bovendien via het systeem vragenlijsten invullen over de eigen gediagnosticeerde toestand. Behandelaren kunnen zich zo goed voorbereiden op een nieuwe afspraak met de patiënt.
Vernieuwing systeem nodig
Hoewel het systeem goed functioneerde, is vorig jaar toch besloten om WeCare te vernieuwen. De maatwerkoplossing was verouderd en onderhoudswerkzaamheden, zoals het toevoegen van nieuwe modules en het aanpassen van code, kostte daardoor veel tijd. Bovendien hadden medewerkers behoefte aan gebruiksvriendelijkere, intuïtievere schermen. Het nieuwe systeem moet flexibeler worden. Het bedrijf gaat gebruik
maken van diverse losse standaard softwarepakketten (een facturatiesysteem, een casemanagementsysteem, een agenda et cetera) die TJIP aan elkaar gaat koppelen en gaat ontsluiten met een zelf gebouwde gebruikersinterface.
De hoeveelheid maatwerk wil het bedrijf beperken en men wil zo de kosten voor onderhoud terugbrengen. Bovendien is de start van het nieuwe project een uitstekende gelegenheid om de schermen handzamer en gebruiksvriendelijker te maken. Ook hier wordt een verbeterslag verwacht.
Vertrouwen
De IT-afdeling van HSK was te klein om dit project zelf uit te voeren en er is daarom een beroep gedaan op de platformengineers van TJIP. Leon de Jong, de nieuwe directeur van de HSK, wil een zo goed mogelijk werkbaar IT-project en heeft daarbij specifieke wensen.
VEEL IT-PROJECTEN WORDEN GESTUURD OP TIJD, GELD EN KWALITEIT. DE KWALITEIT IS DAARBIJ ALTIJD DE SLUITPOST
“Veel IT-projecten worden gestuurd op tijd, geld en kwaliteit. De kwaliteit is daarbij altijd de sluitpost, omdat men tijd en geld belangrijker vindt. Wij willen de parameters tijd en geld achterwege laten en alleen sturen op kwaliteit door een lange termijn relatie aan te gaan. We gaan de nieuwe oplossing stapsgewijs in een periode van vijf jaar introduceren.”
Door een lange duur van het contract wil de Jong een formele klant-leverancier relatie voorkomen. Hij beoogt een snelle, flexibele samenwerking. “De volgorde van de implementaties en het tempo van implementeren stellen we niet vooraf vast, maar bezien we als we zover zijn. Door telkens kort cyclisch te werken willen we financiële risico’s beheersen.”
Workflow
Het implementeren van een nieuwe workflowmodule in WeCare wordt het eerste onderdeel dat aangepakt gaat worden.
“De standaardoplossingen komen overal vandaan. We bepalen per stap welke dat moet zijn,” vertelt De Jong. “TJIP kijkt naar de technische aspecten en maakt voor ons een long- en shortlist van mogelijke partijen die de standaardsoftware voor een bepaalde component kunnen leveren. Vervolgens kiezen wij de partij waarmee we in zee willen gaan.”
De eerste licentie is inmiddels gekocht, evenals de licentie voor de interface die alle componenten met elkaar moet verbinden.
“De samenwerking verloopt voorspoedig, hoewel het nog te vroeg in het project is om iets te zeggen over het eindresultaat. Ik verwacht dat de platformengineers zich scherp aan de afspraken gaan houden. Samen met TJIP hebben we op hoofdlijnen een nieuwe IT-architectuur ontworpen en we gaan deze nu concreet invullen.”
Dingeman Leijdens is CEO en oprichter van TJIP, onder meer van Meetingpoint en vergelijkingsplatform MAS.
