Lastige bureaucratische hobbel of reuze interessante exercitie om tot de ideale keuze voor de ideale prijs te komen? Wat je er ook van vindt, als zorginstelling van enig formaat ontkom je er niet aan: aanbesteden. Dus kun je het maar beter zo goed mogelijk doen. Dominique Koning, accountmanager bij AFAS Software, praat je in drie stappen bij over de do’s en don’ts van aanbesteden in de zorg.
1: van inventariseren kun je leren
Inventariseren. In de allerruimste zin van het woord. Dat is volgens Koning de eerste stap om tot een geslaagde aanbesteding van nieuwe ICT-systemen te komen. “We zien vaak dat mensen al een voorkeur hebben voor een bepaalde partij en daarom niet meer goed kijken naar wat er verder te koop is. Dan heb je kans dat je jezelf tekort doet. Ook gebeurt het wel dat organisaties eigenlijk te laat beginnen, of vergeten wensen op te halen bij mensen die uiteindelijk met een product moeten werken. Zonde, want in al die gevallen heb je de kans op een echt goed resultaat al flink verkleind.” Wat moet je dan wél doen?
Zorg voor tijd en ruimte…
“Het klinkt misschien als een open deur, maar: begin op tijd! Het is echt niet gek om anderhalf jaar uit te trekken voor een aanbesteding. Als je het veel korter doet, beknibbel je altijd aan de voorkant van dit soort trajecten, nooit aan de achterkant. Daar zitten immers ook andere partijen die tijd nodig hebben. Het resultaat is dan dat je niet goed beslagen ten ijs komt en aan de slag gaat met partijen die altijd voorbereid zijn op een aanbestedingsprocedure. En als je het echt goed wilt doen, zorg je ook dat er tijdens de hele periode geen andere grote projecten draaien.”
….ga intern op wensenjacht
Aanbesteden wordt nog weleens vanuit de top van een organisatie opgepakt. Terwijl het negen van de tien keer gaat over zaken waar de héle organisatie mee te maken krijgt. Daarom zegt Koning: “Haal de wensen van de werkvloer op. Mensen lopen in de praktijk soms tegen dingen aan waar je als beleidsmedewerker geen benul van hebt. Bovendien: als je mensen vroeg ergens bij betrekt, zal het draagvlak voor het eindproduct veel groter zijn. Dat scheelt weer bij de implementatie.” hebben daar ook wel wat moeite voor doen, toch? Zo’n bijeenkomst verschaft makkelijk veel helderheid. Je ervaart hoe mensen met je omgaan én je weet wie wat kan, al zal iedereen zich goed proberen te verkopen.”
Wat Koning betreft zou het uitnodigen van leveranciers standaard moeten zijn. “Maar we zien het weinig. Terwijl jezelf laten informeren toch wel het minste is wat je kunt doen, zeker als het volstrekt vrijblijvend is. Dat doe je al als je een keuken koopt, toch ook?”
2: goed voorbereiden voorkomt lijden
Als je stap 1 van de aanbestedingsprocedure goed uitgevoerd hebt, weet je inmiddels wat je hebben wilt. En vooral ook: wat je níét hebben wilt. Dan is het nu zaak om het speelveld zó in te richten, dat je aan het eind ook daadwerkelijk tevreden bent met de uitkomst.
Laat je informeren …
Koning: “De belangrijkste raad die ik in dit stadium kan geven, is: laat je informeren. Over wat wel en niet mag, wettelijk gezien. En ook over wat wel en niet handig is. Die informatie kun je ophalen bij juridisch adviseurs, bij andere organisaties of bijvoorbeeld bij inkoopbureaus. Sommige instellingen schakelen zo’n bureau trouwens ook in om de hele aanbesteding te organiseren, maar dat is niet altijd handig. In veel gevallen gebruiken zulke bureaus templates voor aanbestedingen. Die pasten misschien heel goed bij de vorige instelling waar ze voor werkten, maar jij hebt inmiddels je eigen eisen en wensen.”
…doe een visiegestuurde uitvraag
Veel aanbestedingen staan vol met gedetailleerde eisen en wensen. Dat lijkt heel strak, maar in de praktijk blijken juist dat soort zaken nogal eens gevoelig voor verschillende interpretaties. Koning: “Bovendien is de kans groot dat iedere aanbieder ‘ja’ antwoordt op de vraag of iets mogelijk is. En dan later wel kijkt hoe ze het oplossen. Handiger is om een visiegestuurde uitvraag neer te leggen. Dan maak je misschien minder helder welk knopje waar moet komen, maar is wél helder wat je ermee wilt kunnen. Laat de leveranciers vervolgens maar vertellen hoe zij dat in zouden vullen.”
… bezoek andere instellingen
Er is altijd iemand die eerder voor de uitdagingen stond waar jij nu voor staat. “Zoek die mensen op. Ga langs bij andere instellingen om te praten over het aanbestedingsproces en wat men daar achteraf anders had willen doen. En om te praten over het systeem dat er uiteindelijk uit gekomen is. Leer van de fouten en successen van anderen.”
…organiseer marktbijeenkomsten
“Nodig maar eens vier of vijf leveranciers uit, laat ze zich maar voorstellen. Je hebt een groot contract te vergeven, dan mogen de partijen die dat willen hebben daar ook wel wat moeite voor doen, toch? Zo’n bijeenkomst verschaft makkelijk veel helderheid. Je ervaart hoe mensen met je omgaan én je weet wie wat kan, al zal iedereen zich goed proberen te verkopen.”
Wat Koning betreft zou het uitnodigen van leveranciers standaard moeten zijn. “Maar we zien het weinig. Terwijl jezelf laten informeren toch wel het minste is wat je kunt doen, zeker als het volstrekt vrijblijvend is. Dat doe je al als je een keuken koopt, toch ook?”
2: goed voorbereiden voorkomt lijden
Als je stap 1 van de aanbestedingsprocedure goed uitgevoerd hebt, weet je inmiddels wat je hebben wilt. En vooral ook: wat je níét hebben wilt. Dan is het nu zaak om het speelveld zó in te richten, dat je aan het eind ook daadwerkelijk tevreden bent met de uitkomst.
Laat je informeren …
Koning: “De belangrijkste raad die ik in dit stadium kan geven, is: laat je informeren. Over wat wel en niet mag, wettelijk gezien. En ook over wat wel en niet handig is. Die informatie kun je ophalen bij juridisch adviseurs, bij andere organisaties of bijvoorbeeld bij inkoopbureaus. Sommige instellingen schakelen zo’n bureau trouwens ook in om de hele aanbesteding te organiseren, maar dat is niet altijd handig. In veel gevallen gebruiken zulke bureaus templates voor aanbestedingen. Die pasten misschien heel goed bij de vorige instelling waar ze voor werkten, maar jij hebt inmiddels je eigen eisen en wensen.”
…doe een visiegestuurde uitvraag
Veel aanbestedingen staan vol met gedetailleerde eisen en wensen. Dat lijkt heel strak, maar in de praktijk blijken juist dat soort zaken nogal eens gevoelig voor verschillende interpretaties. Koning: “Bovendien is de kans groot dat iedere aanbieder ‘ja’ antwoordt op de vraag of iets mogelijk is. En dan later wel kijkt hoe ze het oplossen. Handiger is om een visiegestuurde uitvraag neer te leggen. Dan maak je misschien minder helder welk knopje waar moet komen, maar is wél helder wat je ermee wilt kunnen. Laat de leveranciers vervolgens maar vertellen hoe zij dat in zouden vullen.”
…en voorkom dat je een gebruikerstest moet doen
Het lijkt misschien vreemd om het in de voorbereiding al te hebben over gebruikerstesten, waarbij je een casus uitvoert of uit laat voeren in het systeem. Maar Koning wil er toch al iets over kwijt: “Met een echt goede voorbereiding voorkom je dat je zo’n test nodig hebt. In onze ervaring is de toegevoegde waarde vaak klein, terwijl er zomaar een doorlooptijd van acht weken aan vastzit. Het raakt volgens mij aan een soort onzekerheid, en dat moet je niet willen. Als je in je uitvraag écht helder omschrijft wat je met een systeem wilt kunnen, moet een leverancier dat ook écht helder kunnen uitleggen, zonder dat je met hem meekijkt op een scherm.”
3: doorlopen en snel (maar zuiver)
De wensen, de eisen en de mogelijkheden heb je helder? En je hebt ze helder opgeschreven in een strakke, op visiegebaseerde uitvraag? Mooi! Dan is het eindelijk tijd om écht te gaan aanbesteden. Het doorlopen van die procedure doe je samen met alle inschrijvers. Want zij zijn aan zet, maar jij kunt nog niet achterover leunen. Het is tijdens het hele samenspel van vragen, nota’s van inlichtingen en uiteindelijke inschrijvingen zaak om scherp te blijven. En zuiver te blijven handelen.
