Datagedreven werken is stevig verankerd in de strategie van de meeste zorgorganisaties, maar de adoptie op de werkvloer blijft achter. Het beter laten samenkomen van de werelden van zorg en ICT vraagt om creatieve oplossingen. Renske de Ruiter, student van de master Digitale Transformatie in Zorg en Welzijn, gebruikte haar creativiteit en vertaalde op originele wijze de strategische ambities van haar werkgever QuaRijn naar een educatieve escaperoom over datagedreven werken. Haar masterthesis greep ze vervolgens aan om de escaperoom door te ontwikkelen met behulp van ontwerponderzoek. Reden voor een vraaggesprek.
Hoe is het idee voor de escaperoom ontstaan?
Renske de Ruiter: “Binnen QuaRijn is een nieuwe business intelligence tool geselecteerd en geïmplementeerd om beschikbare data beter inzichtelijk te maken en datagedreven werken te ondersteunen. Hoewel zo'n instrument een belangrijke stap is, gaat datagedreven werken over veel meer dan technologie alleen: het draait om het benutten van informatie in het dagelijks werk en het ondersteunen van betere beslissingen op alle niveaus van de organisatie. Vanuit die gedachte ontstond ook het idee voor de escaperoom, waarmee zorgprofessionals op een laagdrempelige en interactieve manier kennismaken met de mogelijkheden van data in de zorg.”
Waarom heb je dat in de vorm van een escaperoom gedaan?
“Spelend leren, samen met je collega's, is leuk en het werkt! Traditionele leermethoden zoals e-learning zijn vaak passief en worden individueel doorlopen, wat niet bijdraagt aan de onderlinge betrokkenheid. Door spel kunnen abstracte concepten zoals data en het DIKW-model (Data, Informatie, Kennis, Wijsheid) tastbaar gemaakt worden. Het idee is dat je door te ‘doen’ beter kunt ervaren en begrijpen wat datagedreven werken inhoudt. Dat blijkt ook uit de reacties. Mijn collega Lesly Timmermans - Ter Haar, senior Manager bij QuaRijn, zei bijvoorbeeld: ‘De escaperoom was ontzettend mooi bedacht en leuk om te doen. Het was niet alleen een leuke ervaring, maar werd door mijn medewerkers ook als leerzaam en waardevol ervaren’.”
Hoe heb je het ontwerpproces aangepakt?
“Ik heb een training1 gevolgd over het maken van escaperooms, waarbij ik mij de basisbeginselen van spelend leren eigen heb gemaakt. Bij het ontwerpen heb ik gebruik gemaakt van het ‘game-based learning design wheel’2 en een versie gemaakt die ik bij collega's heb getest.”
Hoe ziet de escaperoom eruit?
“De escaperoom zit in een grote rugzak met allerlei fysieke materialen. Het verhaal speelt zich af in de langdurige ouderenzorg. Vier à vijf deelnemers moeten puzzels oplossen. Ze doorlopen in vier fasen de elementen van het DIKW-model en lossen gaandeweg puzzels op met behulp van rapportages, cliëntinformatie et cetera. Daarbij is de benodigde informatie verspreid over verschillende systemen. Het is voornamelijk een analoog spel. Het fysieke zorgt voor meer samenwerking en vergroot ook het leereffect. In het nagesprek wordt onder andere ingegaan op de relevantie van het geleerde voor de eigen praktijk.”
Wat was de opzet van je onderzoek?
“Het is een ontwerpgericht onderzoek naar de gebruikservaring en leerwaarde van de escaperoom waarbij gebruik gemaakt is van de CeHRes Roadmap3. Deelnemers speelden de escaperoom in teams. Vervolgens zijn er zowel vragenlijsten als interviews in focusgropen afgenomen (mixed-methods). Aan de hand van het evaluatiemodel van Kirkpatrick4 zijn prototypes geëvalueerd en doorontwikkeld.”
Wat waren de consequenties van de resultaten voor de doorontwikkeling van de escaperoom?
“De resultaten waren erg positief. Zowel gebruikservaring als leerwaarde scoorde hoog, dus er hoefde uiteindelijk niet veel aangepast te worden. De belangrijkste aanpassingen waren het praktisch relevanter maken van de nabespreking en het minder complex maken van de laatste fase van het spel. Het is fijn om te mogen concluderen dat de escaperoom zorgt voor meer inzicht in datagedreven werken binnen de zorg. Tegelijkertijd zien we dat deelnemers de kennis nog weinig toepassen op de werkvloer. Vaak komt dit doordat ze andere prioriteiten hebben, of doordat de tijd, systemen en middelen ontbreken. Kortom het spel zelf werkt, maar aan de randvoorwaarden kunnen we nog werken.”
Wat heb je geleerd van het opzetten en uitvoeren van het onderzoek?
“Ik ben door het doen van dit onderzoek nog meer gaan inzien dat gestructureerd werken erg belangrijk is. Maar mijn grootste uitdaging was het vinden van deelnemers. Het was soms lastig om mensen bereid te vinden deel te nemen aan het onderzoek, maar als ze het spel eenmaal gespeeld hadden, kwamen veel deelnemers tot de ontdekking dat ze eigenlijk al behoorlijk datawijs zijn. Ze herkenden data op veel meer plekken in hun werk dan ze vooraf hadden verwacht. De escaperoom stelt mij echt in staat om als brugfunctionaris op een leuke manier de taal uit de ICT-wereld naar de zorg te brengen en andersom.”
Werkt de escaperoom ook voor mensen die niet van spelletjes houden?
“Het helpt als je op z'n minst een beetje van spelletjes houdt, maar dat is zeker geen noodzaak. Ik kom wel eens deelnemers tegen die zich recalcitrant opstellen en weerstand hebben tegen spellen, bijvoorbeeld door slechte eerdere ervaringen met spellen in professionele context. Als ze echt niet mee willen doen, geef ik ze in eerste instantie de rol van observator. Meestal wijzigt hun houding dan al vrij snel en doen ze uiteindelijk net zo actief mee als de andere deelnemers.”
Heb je een tip voor bestuurders, managers en beleidsmakers die datagedreven werken willen stimuleren, maar niet weten hoe ze de werkvloer moeten bereiken?
“De escaperoom is een klein puzzelstukje dat helpt om datagedreven werken op de kaart te zetten, maar wel een puzzelstukje dat veel inzicht kan geven. Ik nodig bestuurders van harte uit om vooral zelf ook eens deel te nemen aan de escaperoom om te zien hoe de werkvloer omgaat met datagedreven werken. Daar bevinden zich de mensen die je moet betrekken en waar al het beleid rondom datagedreven werken uiteindelijk om draait, dus heb lef en betrek ze al in een vroeg stadium bij visievorming. Daar kan ook Data-geinformeerde zorg5 bij helpen. Deze site geeft tools om vanuit verschillende disciplines een visie op datagedreven werken te vormen.”
Hoe ga je de escaperoom verder in de praktijk brengen?
“De escaperoom wordt al gespeeld binnen QuaRijn via de afdeling leren en ontwikkelen, maar mensen weten mij ook direct te vinden. Het spel duurt ongeveer 40 minuten en vraagt geen voorbereiding, waardoor het erg toegankelijk is. Het kan daardoor bijvoorbeeld prima gespeeld worden tijdens een werkoverleg. Het belangrijkste is dat organisaties en leidinggevenden zich committeren aan het spel en zeggen ‘we gaan dit doen’. Op die manier hoeft het initiatief niet bij individuele medewerkers te liggen.”
"De escaperoom stelt mij in staat op een leuke manier de taal uit de ICT-wereld naar de zorg te brengen en andersom"
“Ook buiten QuaRijn is de escaperoom opgepikt, bijvoorbeeld door IJsselheem, waar de escaperoom 2 dagen gespeeld kon worden op het innovatiefestival. Daarnaast is in het kader van een comeniusprogramma6 de escaperoom doorontwikkeld tot een variant voor in een immersive room en in samenwerking met Hogeschool Windesheim wordt een digitale variant gemaakt die op een website valt te spelen. Dus binnenkort is het spel toegankelijk voor iedereen. Wanneer mensen meer willen weten over de escaperoom, mogen ze mij zeker benaderen. Dan help ik ze graag verder.”
