Zorggroep Archipel uit Eindhoven is één van de organisaties die een Versnellingskamer heeft gedaan. Voor bestuursvoorzitter en deelnemer Eppie Fokkema een zeer bewuste keuze. “Het is een prima instrument om alle lagen binnen Archipel dezelfde kant op te laten denken. De digitale informatie-uitwisseling tussen organisaties en klanten wordt steeds belangrijker. Wij moeten vooral weten hoe we dat in de toekomst zo optimaal mogelijk kunnen doen. Qua overdracht en faciliteiten maar ook op het gebied van veiligheid en privacy.”
Foto: Archipel.
Eppie Fokkema wil vooral dat de ICT-ers met oplossingen komen voor zaken die over drie tot vijf jaar spelen en aansluiten bij de ontwikkeling en de visie van Archipel. “Zo gaan we de komende jaren bijvoorbeeld steeds vaker in buurten en wijken werken. Dat betekent meer zorg op locatie bij mensen thuis en minder op onze eigen locaties. De klant wordt daarmee steeds meer de constante factor en de organisatie steeds meer de variabele.”
Fokkema betwijfelt of een PGO voor iedereen haalbaar is binnen een of twee jaar. Maar hij benadrukt wel het belang om het gedachtengoed en de impact van de PGO nu te omarmen en daarbij te focussen op de lange termijn.
Cliëntenraad stimuleert
In de visie van Archipel staat de eigen regie van de cliënt al drie jaar centraal. “Die benadering is niet nieuw voor ons. Maar een PGO is wel wezenlijk iets anders dan de cliëntportalen waar we nu mee werken. Daarover hebben we zowel van onze cliënten als onze medewerkers gehoord dat ze te veel aanbodgericht zijn.” De komst van de PGO en de cliënt (nog meer) centraal komen daarmee op een goed en natuurlijk moment voor Archipel. “De cliëntenraad stimuleert ons in deze richting.”
Fokkema zag tot zijn genoegen dat de versnellingskamer zijn werk deed. En goed ook. “Samen ontwikkelen. Dat staat bij ons centraal. De mate waarin wordt bepaald door de inzet en de kwaliteit van de betrokkenen. En die waren beide hoog.” De deelnemers aan de versnellingskamer bestond uit een groep van ongeveer 15 mensen: ICT’ers, medewerkers op het gebied van zorg, kwaliteit en ondersteuning, bestuurders en vertegenwoordigers van de cliëntenraad. En iedereen praatte mee op basis van respect, vertrouwen en gelijkwaardigheid.”
Nog meer bewustzijn
Dat viel ook zorg- en ICT-adviseur Cornelis de Pee op. Hij leidde de versnellingskamer van Archipel. “Er was zeer veel interactie en dynamiek tijdens de twee dagen. Mensen hielden elkaar voortdurend scherp en bij de les. Ik kon zelfs af en toe achterover leunen!” De Pee was aangenaam verrast dat er ook een vertegenwoordiger van de cliëntraad aan tafel zat. “Een hele goede zaak en waarschijnlijk het gevolg van de ruime ervaring die Archipel al heeft met eigen regie van de cliënt.”
Het leidde in de versnellingskamer tot nog meer bewustzijn dat je medische informatie moet opschrijven in begrijpelijke taal. En dat je die informatie intern ook goed moet afstemmen met alle betrokkenen. De Pee: “Die afstemming levert winst op als het PGO er straks is. Het zorgt namelijk voor meer tijd en kwaliteit bij een cliëntconsult en in overleggen met collega’s.”
PGO en portaal
De Pee kan het belang van een goede uitleg over de PGO bij de start van een versnellingskamer niet genoeg benadrukken. “Bij een PGO is de cliënt echt leidend in alle opzichten. De cliënt kiest zelf een PGO, haalt zelf informatie op bij verschillende zorgverleners en deelt deze ook weer naar eigen inzicht en voorkeur. Een PGO is wezenlijk iets anders dan een portaal want daar kiest en pusht de organisatie.”
De adviseur heeft ervaren dat het PGO-kwartje nog lang niet bij iedereen is gevallen. Bij Archipel gebeurde dat wel en snel ook. “Dat komt omdat de PGO goed aansluit bij hun visie. Dat zorgt dat alle neuzen snel dezelfde kant op wijzen, dat de prioriteit van het project hoog is en daarmee meer kans van slagen heeft.”
Logica en samenhang
Omdat de versnellingskamer wordt gehouden aan de hand van een vast draaiboek en een duidelijke marsroute kunnen er in twee dagen flinke stappen worden gezet. “Elk onderdeel wordt compact maar grondig besproken, bediscussieerd, gewogen, beoordeeld en tenslotte ingevuld. En dan is het direct door naar het volgende onderdeel”, aldus De Pee.
De invulling en werkwijze zorgt ervoor dat alle brandende kwesties op tafel komen en dat er logica en samenhang ontstaat. Daarmee kun je het uiteindelijke projectplan in een later stadium intern ook succesvol verkopen. En bij uitvoering kun je volgens de adviseur duidelijk verantwoording afleggen bij elke stap die je zet.
Kansen en uitdagingen
Volgens Fokkema vraagt de komst van de PGO om een andere manier van denken en handelen. Dat kan diep ingrijpen en het nodige losmaken. “Wat betekent het voor onze manier van samenwerken, wie zijn er intern en extern bij betrokken, hoe zorgen we dat onze zorgprocessen goed aansluiten, welk systeem hebben we nodig en wat vragen we daarvoor aan onze leveranciers, hoe zorgen we dat onze informatie zowel volledig als begrijpelijk is, wat gaat het kosten en wie betaalt dat, wie zetten we in de projectgroep en hoe zorgen we voor een goede infrastructuur?”
De versnellingskamer maakt veel los en daarmee ook veel inzichtelijk. Qua kansen en mogelijkheden maar ook qua uitdagingen en risico’s. Fokkema: “Kunnen onze cliënten de eigen regie bijvoorbeeld voldoende aan en hebben ze voldoende vertrouwen in een PGO. En lukt het onze eigen mensen eigenlijk wel daadwerkelijk een coachende rol aan te nemen, als cliënten echt regie gaan nemen over hun zorg?
Eigen huis
Om de eerste stappen richting het PGO beheersbaar te houden, koos Archipel voor een versnellingskamer met alleen eigen mensen. Ander belanghebbenden zoals de partners binnen het Zorg Innovatie Netwerk en het Catharina Ziekenhuis en het Maxima Ziekenhuis worden in een later stadium bij het project betrokken.
Volgens De Pee is een versnellingskamer met de eigen organisatie niet beter of slechter dan een brede variant met meerdere organisaties. “De vraag is vooral waar je wilt beginnen, wat past bij de organisatie op dit moment. Bij Archipel was dat in eigen huis.”
