De digitale zorgwereld bevindt zich in een overgangsfase. We zijn nog lang niet 'klaar' met het formuleren van ambities of het uitvoeren van projecten en pilots: we zitten er middenin. Maar terwijl we vol overgave 'richten' (met bijvoorbeeld de Nationale Visie en Strategie – NVS - en regioplannen) en 'verrichten' (met talloze pilots en implementatieplannen), blijft één essentieel onderdeel pijnlijk onderbelicht: de inrichting. Hiermee bedoelen we de structuur van verantwoordelijkheden en besluitvorming die bepaalt of een innovatie sterft in schoonheid of echt de brede praktijk bereikt. Oftewel: scherpte en duidelijkheid in wie wat nu hierin doet of moet doen en daarop ook inrichten in structuren zoals beraden, werk- of stuurgroepen.
Governance klinkt velen in de oren als een stoffig containerbegrip. Een noodzakelijk kwaad van overlegstructuren en mandaten waar de innovatieve geest liever aan voorbijgaat. Toch is juist deze 'inrichting' de kritieke succesfactor voor de komende jaren. En zo met het nieuwe jaar, laten we de bezem eens even goed door die stoffige governance halen!
De wildgroei van werkgroepen
Kijk eens kritisch naar uw organisatie of regio. Grote kans dat u rondom digitale transformatie een woud aan werkgroepen, stuurgroepen en taskforces aantreft die 'evolutionair gegroeid' zijn. Ze ontstonden ooit vanuit een acuut probleem of een enthousiast project, maar leiden inmiddels soms een eigen leven met een samenstelling die een paar jaar geleden nog passend was. De vraag is: zitten de juiste mensen daar nog wel aan tafel? Komt de agenda van uw overleg en de gevraagde besluitvorming overeen met het doel van het overleg en de verantwoordelijkheid van de deelnemers?
In een stuurgroep die over de koers zou moeten gaan, wordt plotseling een uur gediscussieerd over een operationele knop in het EPD. Ondertussen worden op tactisch niveau besluiten genomen die direct de strategische langetermijnvisie ondergraven. Deze onduidelijkheid over verantwoordelijkheden zorgt niet alleen voor vertraging, maar vreet ook de broodnodige energie (en heel veel tijd!) van zorgprofessionals.
Het landelijke spiegeltje
Dit fenomeen beperkt zich natuurlijk niet tot de muren van de zorginstelling. Ook op landelijk niveau worstelen we met de vraag: wat wordt waar, door wie en met welk mandaat nu precies bepaald? De communicatie hierover is vaak een black box voor wie er in de dagelijkse praktijk mee moeten werken. Een gebrek aan heldere governance op macro-niveau sijpelt onvermijdelijk door naar de regionale en lokale werkvloer, waar men zich afvraagt waarom afspraken telkens lijken te verschuiven.
De 15-vlaks check
Het is tijd voor een grote schoonmaak en opfrisbeurt in onze overlegstructuren. Een uitstekend hulpmiddel hiervoor is het 15-vlaksmodel van Dennis Groen (zie ook het artikel op pagina 40-41). Dit model dwingt u om de samenhang tussen de business en IT op drie niveaus (strategisch, tactisch, operationeel) expliciet te maken langs de vijf lagen van het Nictiz-lagenmodel: organisatiebeleid, zorgproces, informatie, applicatie en IT-infrastructuur.
Ik daag u uit: doe deze governance-check eens voor uw eigen digitale transformatie op www.15vlaksmodel.nl. Teken het model uit en plak de huidige werkgroepen en beslisorganen op de juiste plek. Waar zitten de gaten? Waar zit de overlap? En belangrijker: waar klopt de 'hoogte' van de besluitvorming niet meer met de inhoud van de agenda?
BECM erdoor! Snelle Governance-Scan
Gebruik deze bezem (BECM, zie ook hieronder) vragen in uw volgende overleg om de inrichting scherp te krijgen:
- Bezetting: vertegenwoordigen de aanwezigen de juiste lagen (van zorgproces tot IT-infrastructuur) om deze besluiten gedragen te krijgen passend bij het doel van het overleg?
- Escalatie: is er een duidelijke route als wij er op dit niveau niet uitkomen?
- Communicatie: is voor de rest van de organisatie transparant wat hier bepaald is en op basis waarvan?
- Mandaat: is voor iedereen aan tafel helder welk type besluiten wij mogen nemen (strategisch, tactisch of operationeel)?
Concluderend: tijd voor eerlijkheid
We moeten eerlijk zijn: hoe vaak praten we écht over onze inrichting? We praten liever over de nieuwe visie (richten) of de glimmende nieuwe app (verrichten). Maar de eerlijke vraag is of onze overlegstructuur nog wel passend is voor de uitdagingen van vandaag. De toekomst van een gezonde digitale zorg ligt niet in méér overleg, maar in een passende inrichting.
Zonder die fundamentele structuur blijft elke visie een droom en elke pilot een eiland. Laten we de moed hebben om werkgroepen op te heffen die hun doel voorbij zijn geschoten en mandaten te herbeleggen waar ze thuishoren. Want pas als de inrichting staat, slaan we echt de brug tussen visie en implementatie.
