Steeds meer zorgorganisaties gebruiken AI voor meer efficiënte verslaglegging. Er zijn hiervoor talloze commerciële speech-to-text-toepassingen beschikbaar. Toch kiest Sensire ervoor om haar medewerkers te ondersteunen bij de verslaglegging met zelfgebouwde apps, gebundeld op het eigen Spraak naar Waarde-platform. Larissa Nijkamp (programmamanager digitalisering & innovatie) en Dave Hamersma (data scientist) leggen uit waarom voor deze aanpak essentieel is voor een zorgorganisatie die voorop loopt op het gebied van innovatie.
“Er zijn genoeg standaardapps die spraak omzetten naar tekst, maar de leveranciers daarvan kennen Sensire niet”, begint Larissa Nijkamp. “Wij begrijpen de taal van de zorg, en zeker de taal van Sensire.”
Los daarvan past het zelf ontwikkelen van AI-toepassingen bij een organisatie als Sensire die zichzelf als innovatief en vooruitstrevend positioneert, vertelt Dave Hamersma: “Wanneer je werkt met een externe leverancier, moet je je aanpassen aan hun tempo. Bij Sensire willen we snel innoveren, en ook de mogelijkheid hebben om zelf integraties te bouwen naar onze andere systemen. “Door zelf een platform te maken, kunnen we altijd alle kanten op.”
“Daarnaast dwingt werken met meerdere leveranciers zorgprofessionals ook om met allerlei verschillende applicaties te werken, terwijl we juist naar één platform toe willen”, voegt Nijkamp toe. Hier ligt de kracht van Sensire: niet werken met losse deeloplossingen, maar met een enkel platform.
Het ultieme doel van Spraak naar Waarde is om met AI-verslaglegging de administratietijd van medewerkers in te dammen. “Minder administratietijd betekent meer werkgeluk”, meent Hamersma. “We doen dit echt voor onze medewerkers.”
Nijkamp beaamt en vult aan: “Tijd die zorgprofessionals kwijt zijn aan administratie is tijd die ze niet aan de zorgvraag van cliënten kunnen besteden. We willen dat zorgprofessionals door dit platform in de toekomst weer meer tijd kunnen investeren in de dialoog met de cliënt.”
Stand van zaken
Het Spraak naar Waarde-platform is nog volop in ontwikkeling. De eerste concrete toepassing is de Notulen-app, waarmee medewerkers spraakopnamen eenvoudig en snel kunnen omzetten in een gestructureerde notitie.
“Er was veel vraag naar deze app vanuit de organisatie,” vertelt Hamersma. “Omdat ik al bezig was met het platform, leek deze applicatie laaghangend fruit om mee te beginnen. Je uploadt een audio-bestand, waarna de app er notulen van maakt. In de front-end kun je vervolgens aangeven of je ook actiepunten wilt toevoegen aan de notulen, of niet. Onze app bevat daarnaast specifieke Sensire-termen en afkortingen die veel gebruikt worden in de zorg. We merken dat de Notulen-app al veel wordt gebruikt.”
Aan meer apps voor Spraak naar Waarde-platform wordt hard gewerkt. “Om op het platform te komen, open je de URL in je browser”, legt Nijkamp uit. “Daarin zie je verschillende tegels voor de verschillende apps. De Notulen-app ging als eerste live. Maar we gebruiken ook apps voor het maken van verslagen van het gedragsspreekuur bij cliënten met probleemgedrag door dementie, multidisciplinaire overleggen (MDO), behandeloverleggen tussen zorgprofessionals en anamnesegesprekken tussen zorgprofessionals en cliënten. De medewerker maakt een opname van het gesprek, waarna de tool een bijpassend verslag maakt. Vervolgens hoeft de medewerker dit verslag alleen nog aan te vullen en te controleren.”
Momenteel gebruiken vooral ondersteunende diensten het Spraak naar Waarde-platform. Het doel is om ook zorgprofessionals te ondersteunen in hun dagelijks werk. Bijvoorbeeld bij de verslaglegging van het anamnesegesprek. “Zij krijgen steeds meer verplichtingen rondom verslaglegging”, aldus Nijkamp. “Dus tools die deze administratieve lasten verlichten, hebben veel toegevoegde waarde voor zorgprofessionals. Het levert ze meer tijd op voor de dialoog met hun cliënten.”
Eigen platform
De keuze om alle applicaties te bundelen op één platform lag voor de hand, vertelt Hamersma. “Het leek niet logisch om steeds weer hetzelfde product te bouwen. Vandaar één platform, waarbij we per toepassing de juiste onderdelen van het platform toepassen. Hierdoor kunnen we veel sneller schalen. Als er een nieuwe applicatie moet komen, kan die binnen een paar dagen ontwikkeld zijn.”
Nijkamp vult aan: “Veel organisaties – ook buiten de zorg – ontwikkelen allerlei onafhankelijke tools. Zeker op het vlak van AI gaan ontwikkelingen zo snel dat het bijna niet meer bij te houden is. Wij proberen echt op een duurzame manier oplossingen te bedenken en ontwikkelen, zodat het platform ook op de lange termijn waardevol blijft. En zodat we ook heel snel kunnen handelen bij nieuwe ontwikkelingen.”
Kwaliteitsbewaking
Natuurlijk wordt de kwaliteit van het algoritme en de output scherp in de gaten gehouden. Hamersma: “Belangrijk is dat de medewerker in de tekst die ze als output krijgen ook gewoon aanpassingen kunnen doen. Bijvoorbeeld als er iets niet helemaal klopt, zoals de naam van een cliënt.”
De wijzigingen worden vervolgens opgeslagen op een persoonlijke drive, maar ook gebruikt om het AI-model verder mee te trainen. “Er zit dus altijd een human-in-the-loop. En we verzamelen feedback via een simpel duimpje omhoog of omlaag, zodat gebruikers eenvoudig kunnen laten weten of de output goed is of niet.”
Voordat een nieuwe applicatie live gaat, wordt deze eerst uitgebreid getest, vertelt Nijkamp. “We hebben een soort focusgroep van gebruikers, die de app een lange tijd testen. We vragen constant om feedback van de gebruikers, en zij geven die feedback ook graag.”
Verpleegkundig meesterschap
Het Spraak naar Waarde-platform draagt volgens Nijkamp bij aan het verpleegkundig meesterschap binnen Sensire. “Verpleegkundig meesterschap gaat wat ons betreft echt over vakmanschap en zelfregie. Dat je als wijkverpleegkundige zelf de beslissingen neemt en in een gesprek kunt klinisch redeneren.”
Het platform helpt verpleegkundigen om zich daar meer op te focussen. Ze hoeven op het moment van de zorgverlening minder bezig te zijn met verslaglegging, en kunnen zich daardoor volledig focussen op het analyseren van complexe situaties en het maken van de juiste zorgkeuzes, schetst Nijkamp. “Dat versterkt de autonomie en het plezier in het vak. Het draait om eigen regie. Om te focussen op de dingen die er echt toe doen in de zorg. En wij ondersteunen onze wijkverpleegkundigen daarin met dit soort innovaties.”
“Het is ook gewoon niet leuk om heel veel administratie te hebben”, vult Hamersma aan. “Zorgmedewerkers willen gewoon zorg leveren. Als je de administratietijd minder kan maken, dan is dat alleen maar voordelig.”
Toekomstplannen
Naast de toepassingen waar nu aan gewerkt wordt, hebben Nijkamp en Hamersma meer wensen voor de toekomst. Nijkamp: “Mijn grootste wens zou zijn dat - bijvoorbeeld wanneer je een anamnesegesprek opneemt - die gegevens direct op de goede plek in het ECD terechtkomen. Zodat je daar als zorgprofessional eigenlijk helemaal niks meer aan hoeft te doen.”
Hamersma refereert aan de connectie met Sensii1. In dat systeem voor zorgprofessionals staan ook heel veel vragen en antwoorden. “Als je die al van tevoren kunt invullen, dan bespaar je ook weer tijd. En het platform is nu meer gericht.”
Tot slot verwacht Nijkamp dat het platform de verslagen van medewerkers zal verbeteren. “Op dit moment doen zorgprofessionals hun verslaglegging vaak aan het eind van hun hele drukke dag. Door dit met AI-tools makkelijker en sneller te maken, denk ik dat de kwaliteit van de verslagen omhoog zal gaan. Wanneer je in staat bent om direct na je bezoek aan de cliënt de verslaglegging te doen, wordt het waarschijnlijk consistenter en vollediger dan wanneer het handmatig moet worden gedaan na een hele dag hard te hebben gewerkt.”
Ervaringen met Spraak naar Waarde van Sensire-zorgprofessionals
Willeke Schuurman (wijkverpleegkundige): “Ik vind het een groot voordeel dat collega's nu allemaal actief kunnen deelnemen aan het overleg én dat er een compacte samenvatting komt van het overleg, wat iedereen weer tijd scheelt met doorlezen.”
José Blom (regieverpleegkundige ouderenzorg): “Met de app lukt het ons meer om de focus van ons overleg op de inhoud te houden.”
Christiene van den Nieuwenhof (management secretariaat): “Ik maak gebruik van deze app voor een overleg (van 1,5 uur) waar ik niet zelf bij aansluit, alle deelnemers digitaal aansluiten en het overleg standaard wordt opgenomen. Als ik de opname in de app zet, de namen van de sprekers toevoeg en vluchtig scan op verkeerde woorden, ben ik vervolgens in ongeveer een half uur klaar met het bijwerken van de actie- en besluitenlijst (wat normaal ook moet). Het levert mij dus tijdwinst op van 1,5 uur.”
Hanneke Kopmels-Nagengast (wijkverpleegkundige): “Spraak naar Waarde zorgt ervoor dat je allemaal mee kan doen in het gesprek en je niet meer bezig hoeft te zijn met het maken van notulen. Meer inhoud en minder rompslomp, heerlijk!”
