De dubbele vergrijzing voert de druk op voor ouderenzorgorganisaties. Meer cliënten moeten van zorg worden voorzien door een kleinere groep zorgverleners. Dat maakt het aantrekken en behouden van medewerkers een prioriteit van veel organisaties. “In een economie probeer je dingen te organiseren rondom de meest schaarse factor”, vertelt Erik-Jan Vlieger, Programmanager Digitalisering en Innovatie bij Sensire. “In de ouderenzorg is dat niet meer de cliënt, maar het personeel.” Voor veel zorgprofessionals is het belangrijk om zelf te kunnen bepalen wanneer ze werken, wat Sensire mogelijk maakt met UMatch.
“We hebben UMatch in het leven geroepen omdat we in de zorg – en vooral in de ouderenzorg – afstevenen op een problematische situatie: de dubbele vergrijzing”, zegt Vlieger. “Er zijn steeds meer ouderen, terwijl de werkende bevolking afneemt. Ook bij Sensire gaan de komende vijf jaar naar verwachting veel medewerkers met pensioen. De demografische ontwikkelingen zijn zó sterk, dat we het in de toekomst niet gaan redden met de huidige hoeveelheid personeel.”
Om er als zorgorganisatie zeker van te zijn dat alle cliënten van de benodigde zorg kunnen worden voorzien, moet je een aantrekkelijke werkgever zijn. Bijvoorbeeld door medewerkers de mogelijkheid te geven om te werken op de momenten die hen goed uitkomen. Vlieger: “Traditioneel is het in de zorg zo dat er van iedereen wordt verwacht dat ze ook weekend-, avond- en vroege diensten oppakken. Maar dat past helemaal niet meer bij hoe mensen tegenwoordig willen werken.”
Een voorbeeld: mensen met jonge kinderen vinden het misschien wel fijn om diensten te hebben waarbij ze in de ochtend werken en tijdens de lunch thuis zijn met hun kinderen. Om vervolgens in de middag nog een aantal uur te werken. Terwijl sommige jonge mensen graag weekenden werken, omdat dat wat meer verdient. Met UMatch maakt Sensire het volgens Vlieger mogelijk dat medewerkers in de wijkverpleging werken wanneer zij dat willen.
UMatch
UMatch is een systeem waarbij medewerkers zelf aangeven wanneer ze willen werken. Vervolgens matcht een algoritme de zorgvraag van cliënten op beschikbaarheid van de medewerkers. “De zorgvraag van cliënten wordt beoordeeld door de wijkverpleegkundige”, legt Vlieger uit, “waarbij ook wordt bepaald op welk tijdstip de zorg geleverd moet worden.” Het aantrekken van steunkousen moet bijvoorbeeld in de ochtend gebeuren, maar douchen kan op een willekeurig moment gedurende de dag.
Medewerkers vullen in de UMatch-applicatie in wanneer zij willen werken, waarna een algoritme hun beschikbaarheid koppelt aan de zorgvraag. Vlieger: “Hiermee laten we het traditionele roosteren door planners grotendeels los en automatiseren we dit proces.” Het algoritme houdt ook rekening met de woonplaats van de medewerker en de locatie van de zorgvraag, zodat een efficiënte route uitgestippeld kan worden en de medewerker zo min mogelijk reistijd heeft.
“In eerste instantie gebruikten we een zelfgeschreven algoritme, maar we zijn recent overgestapt naar een open source algoritme van Google”, licht Vlieger toe. “Dat heeft de reistijd van de verpleegkundigen met nog eens 21 procent gereduceerd.”
Zorg aanpassen op medewerkers
Waar nodig wordt de zorgvraag aangepast op de beschikbaarheid van de medewerkers, in plaats van andersom. Vlieger: “Met het huidige systeem lukt het ons om 96 procent van de zorgvragen automatisch te matchen met de agenda’s van onze medewerkers. Die laatste paar procent worden handmatig gematcht door onze planners.”
Die handmatige matching is volgens Vlieger bijvoorbeeld nodig voor zorgvragen die in de vroege ochtend gedaan moeten worden, een moment waarop een deel van de medewerkers liever niet werkt. “Dat betekent dat wij opnieuw moeten kijken naar de definitie van die zorgvraag. Moet dat nou echt om half acht ’s ochtends gebeuren? Of kan het ook om 9:00?”
Daar is Sensire nu mee bezig; waar mogelijk de zorgvraag verschuiven naar de momenten waarop er capaciteit is. Vlieger hierover: “Dat leidt ook tot een ander soort belofte aan onze cliënten. In plaats van tijdszekerheid bieden we zorgzekerheid. We denken dat we zo op de lange termijn kunnen garanderen dat we uitstekende zorg kunnen blijven leveren in onze regio, maar dat zal niet altijd zijn op het door de cliënt gewenste tijdstip.”
Bezorgde dochter
Gebruik van UMatch betekent voor cliënten dat ze niet altijd meer dezelfde gezichten zien. Volgens Vlieger is dat, vanuit het oogpunt van Sensire als werkgever, juist een voordeel. “Als zorgprofessionals veel bij dezelfde cliënten komen, zien we soms het ‘bezorgde dochter fenomeen’. Medewerkers voelen zich helemaal verweven met cliënten en gaan zelfs buiten werkuren bellen om te kijken of alles goed geregeld is. Als werkgever willen we dat eigenlijk niet, omdat werken in de zorg al zwaar genoeg is. Het vraagt veel van medewerkers, ook op persoonlijk vlak. En met oog op de personeelsschaarste denken we dat het beter is om dat ‘bezorgde dochter fenomeen’ te voorkomen.”
Daarnaast gaat de kwaliteit van registraties omhoog. “We zien dat de registratie van zorg minder wordt wanneer iemand vaak bij dezelfde cliënt komt, omdat je toch weet dat jij degene bent die daar elke keer komt. Wanneer de zorgverleners elkaar meer afwisselen, is het belangrijker om zich te houden aan de professionele registratiestandaarden. Want morgen komt er misschien iemand die de cliënt minder goed kent. UMatch maakt de administratieve vastlegging dus beter en professioneler, wat ook de overdraagbaarheid van de zorg ten goede komt.”
Cliënten lijken met UMatch even tevreden met de ontvangen zorg, schetst Vlieger. “Hoewel cliënten meer wisselende zorgverleners zien, houdt het algoritme ook rekening met waar ons personeel woont. Gevolg is dat cliënten nog steeds vaak dezelfde medewerkers zien. En eigenlijk krijgen we daar helemaal geen klachten over, onze cliënten lijken deze manier van werken prima te vinden. We zien dan ook dat de tevredenheid – gemeten via de Net Promotor Score (NPS) - van onze cliënten onveranderd is.”
Blije medewerkers
Sensire gebruikt UMatch nu bijna een jaar, tot nu toe in drie verschillende teams. Sensire streeft ernaar om alle wijkteams eind 2027 over te zetten op Umatch, aldus Vlieger. “In de eerste paar weken van werken met UMatch is dat best even gedoe, omdat zowel de zorgmedewerkers als cliënten aan het nieuwe systeem moeten wennen. Maar we krijgen ook steeds vaker de vraag vanuit teams wanneer zij aan de beurt zijn, dat is erg leuk. Dat werken wanneer je wilt ervaren mensen toch echt als heel fijn.”
Daarmee realiseert UMatch precies waarvoor het bedoeld is: blije medewerkers en tevreden cliënten. “Mensen kunnen nu bijvoorbeeld garanderen dat ze niet hoeven te werken op de verjaardag van hun partner of tijdens de toneelvoorstelling van hun kind”, geeft Vlieger als voorbeeld. “Met UMatch is je agenda helemaal van jou. Ook bij sollicitaties merken we dat mensen voor ons kiezen vanwege UMatch. Het schoffelt voor veel mensen ook de reden om als zzp’er te willen werken onderuit. Bij ons kan je gewoon in dienst, en toch werken wanneer jij wilt.”
Net te vroeg
Eigenlijk is Sensire net iets te vroeg met deze innovatie, meent Vlieger. “Dit hele systeem is bedacht voor het toekomstige capaciteitsprobleem, maar dat probleem is er nu nog niet. Soms willen mensen bij ons op dit moment zelfs meer werken dan er zorg nodig is. Je zou kunnen zeggen dat we de innovatie eigenlijk net te vroeg inzetten. Maar zo is het altijd met ondernemen: je bent of te vroeg of te laat. De lucky few zijn precies op tijd, wij zijn misschien net iets te vroeg.”
Voor de verdere ontwikkeling van UMatch gaat Sensire graag samenwerken met andere wijkzorgorganisaties (zie kader links). “Wij bouwen en testen het systeem in eerste instantie voor en bij onszelf, maar het is absoluut de bedoeling dat andere zorgorganisaties ook gaan profiteren van deze ontwikkeling.”
Oproep tot samenwerking
Sensire is op zoek naar andere zorgorganisaties in de wijkverpleging die UMatch willen uitproberen via pilots. Vlieger legt uit waarom: “Wij vinden UMatch fantastisch, maar weten niet in hoeverre het systeem nu geoptimaliseerd is voor Sensire. We willen graag een generiek systeem bouwen dat werkt voor de hele zorg.”
UMatch wordt door Sensire neergezet als een maatschappelijke onderneming. “Sensire is niet winstgedreven, en UMatch ook niet. Door samen te werken met andere zorgorganisaties willen we de kosten zo laag mogelijk houden.”
Zorgorganisaties die wijkverpleging aanbieden en interesse hebben in UMatch kunnen contact opnemen met Erik-Jan via: e.vlieger@sensire.nl.
