Om gegevens te delen tussen zorgverleners hebben we afspraken nodig over taal en techniek. Deze afspraken leggen we vast in standaarden, waaraan zorgverleners, ICT-leveranciers en beleidsmakers zich dienen te committeren. Maar hoe ontwerp je een standaard die waarde toevoegt én makkelijk te implementeren is? Die landelijke oplossingen biedt, maar ook ruimte laat voor regionale verschillen? Die stabiel is, maar toch flexibel genoeg blijft voor toekomstige ontwikkelingen? Zij die zich bezighouden met gegevensuitwisseling zullen dit soort inherente spanningen vast herkennen. In mijn promotieonderzoek naar de standaardisering van gegevensuitwisseling in de acute zorg onderzoek ik hoe ontwerpers deze spanningen leren te navigeren.
In de literatuur worden bovenstaande spanningen ook wel paradoxen genoemd: tegengestelde elementen die gelijktijdig bestaan en onderling verbonden zijn. Apart lijken deze elementen logisch. Niemand zal ontkennen dat een standaard stabiliteit moet bieden, zodat men tijd en middelen vrij kan maken om te implementeren. En toch zal men het er ook mee eens zijn dat een standaard flexibel moet zijn om relevant te blijven in de continu veranderende wereld. Maar samen lijken ze vaak vreemd, tegenstrijdig of zelfs absurd: een standaard moet dus tegelijkertijd flexibel én stabiel zijn? Hoe dan? De kunst zit hem in de juiste balans vinden tussen die tegenovergestelde krachten. Zodoende heeft het ontwerpen van standaarden veel weg van leren koorddansen, een veelgebruikte metafoor in de paradoxtheorie.1
Leren koorddansen
Laat me je meenemen in de metafoor van het koorddansen. Stel je voor dat je de vertegenwoordiger bent van een groep ontwerpers. Je loopt met de ontworpen standaard in je handen over een strakgespannen kabel. Je doel ligt in de verte: een wereld waarin gegevensuitwisseling soepel en gestandaardiseerd verloopt. Om dat doel te bereiken zul je gebalanceerd over het koord moeten lopen. Ver onder je gaapt een diep ravijn waarin je hier en daar nog een standaard ziet liggen. Deze zijn helaas niet verder gekomen dan een papieren werkelijkheid. Leun je te veel naar één kant, dan verlies je de balans en val je in het ravijn. Hopelijk bungel je dan nog aan een zekering, maar in ieder geval ben je ver weg van die beoogde stip op de horizon.
'Je doel ligt in de verte: een wereld waarin gegevensuitwisseling soepel en gestandaardiseerd verloopt'
Net als voor de koorddanser geldt: balanceren vereist oefening. Maar daarvoor is de juiste houding nodig ten opzichte van die paradoxale spanningen die je onderweg zult ervaren. Kijk nog eens naar de drie paradoxen aan het begin van dit verhaal. We zijn al snel geneigd om tijdens het ontwerpen van standaarden de een te prioriteren boven de ander. Dit soort reacties worden gevoed door een ‘of/of’-houding, waarin we spanning simplificeren, negeren of steevast kiezen voor één uiterste. Dit zorgt voor disbalans op de lange termijn. Met het risico dat je van het koord valt. Daarom zal de koorddanser eerder geneigd zijn synergie te zoeken tussen beide extremen. Om zo de balans op het koord te bewaren: een ‘zowel/als’-houding.2
Belang van zowel/als-houding
Ik zal het belang van deze twee houdingen uitleggen met een extreem voorbeeld. Een standaard kan theoretisch worden ontworpen om alle potentiële datawensen uit het zorgveld te realiseren. Daarbij zal het ontwerp alle mogelijke (toekomstige) uitzonderingsgevallen en unieke casussen moeten afdekken om een ‘perfecte tien’ te scoren op toegevoegde waarde voor de informatiebehoefte van de zorg. Deze oplossing zal echter zó ver van de dagelijkse realiteit staan dat implementatie en adoptie binnen de huidige werkwijze van (beperkte en deels ongestructureerde) data-
registraties, IT-systemen en wet- en regelgeving onmogelijk blijkt. Dit is het typische resultaat van een ‘of/of’-houding, waarbij in dit geval voor maximale toegevoegde waarde wordt gekozen ten koste van realistische implementatie.3 Ongebalanceerd loopt de koordansende ontwerper een hoog risico om van het koord te vallen. Met als gevolg: een standaard die niet meer zal zijn dan een papieren werkelijkheid in het ravijn.
Daartegenover staat de ‘zowel/als’-houding, waarin ontwerpers op zoek gaan naar oplossingen die zowel waarde toevoegen als toegankelijk implementeerbaar zijn. Een voorbeeld is de standaard zoveel mogelijk laten aansluiten bij de huidige manier van registreren, om zo dubbele registratielasten te verminderen. Iets waar de zorgverleners weer waarde aan hechten. Misschien is de toegevoegde waarde iets minder spectaculair dan in de ‘of/of’-houding, maar daardoor is de kans op succesvolle implementatie des te groter. Zo blijft de gebalanceerde koorddanser/ontwerper overeind en komt deze dichter bij het doel van gestandaardiseerde gegevensuitwisseling.
Omarm de veranderende wind
Volgens de paradoxtheorie zit er nog een voordeel aan zo’n ‘zowel/als’-houding: ontwerpers kunnen het zichzelf aanleren en er beter in worden! Het is namelijk niet een kwestie van één keer je balans vinden en zo snel mogelijk over het koord racen. Windvlagen van veranderingen liggen continu op de loer.4 Denk bijvoorbeeld aan nieuwe technologische ontwikkelingen of wetgeving die de tijdelijke balans verstoren. De windvlagen kunnen van beide kanten komen, waardoor je als ontwerper het ene moment wat meer moet leunen richting flexibiliteit of implementeerbaarheid, en het andere moment meer richting stabiliteit of toegevoegde waarde. Succesvolle standaardisering vereist dan ook continue alertheid van de ontwerpers om te anticiperen en disbalans te voorkomen.
De ‘zowel/als’-houding vereist niet alleen bewustwording, maar ook een omarming van de paradoxale spanningen die gepaard gaan met standaardisering. Dat is makkelijker gezegd dan gedaan én vereist lef van alle betrokkenen. Het omarmen van paradoxen betekent namelijk ook dat we de illusie van perfecte controle los moeten laten. Zelfs al vinden we een mooie balans, zullen de onvoorspelbare windvlagen deze balans vroeg of laat verstoren. Het enige wat we onder controle hebben – zowel koorddansers als ontwerpers van standaarden – is beter worden in het continu balanceren op het koord. Daarbij helpt het om de veranderende windvlagen tijdig te herkennen door onze zintuigen daarop te trainen. Voor ontwerpers biedt deze boodschap waarschijnlijk een paradoxaal hart onder de riem: het werk zal nooit af zijn, maar je kunt er wel steeds beter in worden.
