Regionaal Elektronisch Netwerk (REN) West-Brabant nam afgelopen maart Zorg Messenger van KPN in gebruik. Vooralsnog gaat het alleen om de mailfunctie, chat en videobellen volgen later. Aan het in gebruik nemen van de beveiligde mail is een lang maar noodzakelijk traject vooraf gegaan, vertellen André van de Kasteele van KPN (product manager binnen KPN E-Zorg) en Bert Huisman van REN West-Brabant (coördinator bij het regionale samenwerkingsverband).
De reden om eerst alleen beveiligde e-mail te gebruiken ligt bij de oorspronkelijke samenwerking tussen KPN en REN West-Brabant. Het samenwerkingsverband is gericht op het ontsluiten van alle digitale mogelijkheden binnen de zorg, voor de circa 700 aangesloten instellingen. Dat is een gemêleerd gezelschap, van huisartsen tot en met zo’n 35 grotere zorgaanbieders.
Een belangrijk onderdeel van digitalisering is de beveiliging van uitgewisselde gegevens, stelt Bert Huisman.
Behoefte aan veilig e-maildienst
“Veilig versturen van medische gegevens is een wettelijke verplichting, het gaat hier om privacygevoelige informatie. Er zijn nagenoeg geen oplossingen in de markt waarmee dit geborgd wordt. Er was dus een duidelijke behoefte aan een beveiligde e-maildienst bij een groeiend aantal aangesloten instellingen. Omdat er zeer veel onderling informatie wordt uitgewisseld, was er ook een gezamenlijk belang. Daarom zijn wij als REN West-Brabant begin jaren 10 op zoek gegaan naar een goede oplossing.”
Huisman hierover: “De verzender is verplicht om te beveiligen. Gebruiken beide partijen dezelfde beveiligingsoplossing, dan krijgt de ontvanger gewoon een e-mail in zijn mailbox. Maar kan de ontvanger niet veilig bereikt worden, dan krijgt hij alleen een notificatie en moet de mail opgehaald worden in de beveiligde omgeving van de verzender.”
Programma van eisen
Op basis van een inventarisatie onder de aangesloten organisaties heeft REN drie eisen opgesteld:
• De verzender moet niet belast worden met de keuze ‘wel of niet veilig verzenden’. Niet altijd zal het een duidelijke keuze zijn. Zeker voor een ziekenhuis met een paar duizend medewerkers wordt dit erg onoverzichtelijk. Elke mail, ook als er een taart besteld wordt, wordt daarom beveiligd verstuurd. Het risico van foute inschattingen wordt zo tot nul gereduceerd.
• De ontvanger moet niets of zo min mogelijk merken van het beveiligd versturen en in principe de mail gewoon in de mailbox ontvangen, zonder het op te moeten halen.
• Zo eenvoudig mogelijk beheer.
De zoektocht vanaf begin jaren 10 leverde veel opties op, waarvan er twee in de buurt kwamen van wat REN zocht. Daarvan was de oplossing van KPN er één. Een belangrijke bijkomende reden om voor hen te kiezen was volgens Huisman dat een meerderheid van de bij REN aangesloten huisartsen al gebruik maakte van een beveiligde verbinding van E-Zorg. Dat maakte een minimale impact van de uitrol mogelijk, zowel voor de aangesloten partijen als voor REN zelf.
Eerste oplossing voldeed onvoldoende
In eerste instantie werd samen met REN de dienst Secure Mail ontwikkeld. Een aantal grote instellingen zoals Bravis, Amphia en SHL was door REN in een werkgroep verzameld als pilotklanten, vertelt André van de Kasteele. Eind 2015 was Secure Mail live, maar de pilotpartijen waren niet tevreden genoeg over de oplossing.
“We hadden toen twee keuzes: doorgaan met het Secure Mail platform of op zoek gaan naar een ander en toekomstvast alternatief.”
KPN/E-Zorg heeft toen gekozen voor de whitelabel oplossing van Alterdesk uit Alkmaar, nu als Zorg Messenger in de markt gezet. Een platform waarmee zowel veilig gemaild, als gechat kan worden, inclusief videobellen. Een nieuwe testperiode vanaf de introductie in september 2016 tot en met februari 2017 volgde en leverde ditmaal wel de gewenste resultaten op voor de eindgebruikers.
Huisman stelt dat KPN snel en effectief reageerde toen bleek dat de eerste beveiligde mail-oplossing niet was wat de gebruikers wilden.
“Natuurlijk heeft dit gezorgd voor extra werk en problemen. Maar KPN is vervolgens direct met ons aan de slag gegaan om naar een beter alternatief te zoeken. Geen gemor, geen gedoe. Dat vind ik een belangrijk onderscheid.”
Mailfunctie succesvol uitgerold
De mailfunctie binnen Zorg Messenger wordt sinds maart door steeds meer bij REN aangesloten instellingen in gebruik genomen. Hoewel messaging naast mail in opkomst is, is mail volgens Van de Kasteele nog altijd een belangrijk middel om gegevens in de zorg uit te wisselen.
“Organisaties zien het meer als een ‘moetje’ om dat mailverkeer te beveiligen. Men was al gewend om te mailen en nu moet het ook nog eens veilig. Dat kan als last worden ervaren. Chat en videobellen wordt veel meer gezien als oplossingen om een efficiencyslag mee te realiseren, omdat je zeer snel een berichtje kunt sturen of een videoconsult kunt opzetten. Het is laagdrempeliger in gebruik en het is wat de jongere generaties gewend zijn te gebruiken.”
Reden voor REN West-Brabant om er eerst voor te zorgen dat het gebruik van de e-mailfunctie binnen Zorg Messenger ingeburgerd is, stelt Huisman. “We kunnen en gaan alle modules beschikbaar stellen, maar nemen één stap tegelijk. Zo kunnen we de aangesloten organisaties duidelijk maken hoe eenvoudig het is om van de ene op de andere functie over te gaan, hoe je een mail als chat kunt ontvangen of versturen bijvoorbeeld. Mensen weten dat vaak niet. Dat potentieel willen we in samenspraak ontsluiten.”
