Zorgprofessionals in de langdurige zorg besteden gemiddeld 34 procent van hun werktijd aan administratieve taken. Zelf achten zij een aandeel van 23 procent acceptabel. Dat blijkt uit het meest recente onderzoek van Berenschot naar administratieve tijdsbesteding in de langdurige zorg. Het verschil van gemiddeld 11 procentpunt onderstreept dat administratieve druk een hardnekkig en sectorbreed vraagstuk blijft.
Het onderzoek is gebaseerd op bijna 2.000 respondenten in 2025 en op ruim 18.500 metingen die sinds 2016 zijn verzameld. De uitkomsten laten zien dat administratie niet alleen veel tijd kost, maar ook door een grote meerderheid van zorgprofessionals als belastend wordt ervaren. In totaal zegt 79 procent dat de administratieve werklast problematisch is: 63 procent noemt deze enigszins belastend en 16 procent zelfs zeer belastend.
Opvallend is dat meer dan de helft van de respondenten aangeeft dat de administratieve druk het afgelopen jaar is toegenomen, terwijl de feitelijke tijdsbesteding aan administratie licht lijkt te dalen. Volgens de onderzoekers wijst dit erop dat niet alleen de hoeveelheid administratie telt, maar ook de manier waarop zorgprofessionals deze ervaren.
Nauwelijks verschillen tussen sectoren
De administratieve tijdsbesteding verschilt nauwelijks tussen de onderzochte sectoren in de langdurige zorg. In de verpleging, verzorging en thuiszorg (VVT), gehandicaptenzorg (GHZ) en geestelijke gezondheidszorg (GGZ) ligt het aandeel rond de 34 procent. Ook het niveau dat zorgprofessionals acceptabel vinden, varieert weinig en ligt tussen de 22 en 24 procent.
Volgens Marvin Hanekamp, managing director bij Berenschot, maakt dit duidelijk dat het probleem niet op zichzelf staat. “Dit is geen kwestie van één sector of enkele organisaties. Het gaat om een structureel vraagstuk binnen de langdurige zorg. Naast het normeren van administratieve tijd, bijvoorbeeld door een duidelijke bovengrens te stellen, zijn meerdere oplossingsrichtingen nodig. Denk aan scherpere keuzes in wat echt noodzakelijk is voor goede zorg, vereenvoudiging van processen en meer vertrouwen in professionals.”
Daarbij speelt technologie een belangrijke rol, stelt Hanekamp. “Administreren en registreren blijven noodzakelijk voor verantwoording richting cliënten en verwanten, zorgverzekeraars en toezichthouders. Technologie en automatisering zijn onmisbaar om deze noodzakelijke administratie slimmer, eenmalig en efficiënter uit te voeren, binnen de gestelde norm.”
Relatie met werktevredenheid
Het onderzoek laat ook zien dat een lagere administratieve belasting samenhangt met hogere werktevredenheid. Zorgprofessionals die hun administratieve tijdsbesteding als acceptabel ervaren, zijn aantoonbaar vaker tevreden over hun werk, collega’s en leidinggevenden. Tegelijkertijd geeft een aanzienlijk deel van de respondenten aan niet te weten of hun werkgever actief werkt aan het terugdringen van administratieve lasten.
Jop de Bakker, CEO van Yarado, noemt de uitkomsten zorgelijk. “Wanneer bijna tachtig procent van de zorgprofessionals administratie als belastend ervaart, is duidelijk dat het systeem niet goed is ingericht. Administratie is noodzakelijk, maar de omvang en complexiteit zijn doorgeslagen. Met slimme automatisering kunnen zorginstellingen noodzakelijke registraties behouden en tegelijk tijd terugwinnen voor directe zorg.”
Yarado gebruikt de onderzoeksdata om zorgorganisaties inzicht te geven in welke administratieve processen efficiënter kunnen worden ingericht en welke taken zich lenen voor verdere automatisering. Daarmee, zo is de gedachte, ontstaat ruimte om administratieve druk te verlagen en de focus weer meer op zorgverlening te leggen.
Administratieve lasten in de zorg moeten omlaag
De (veel) te hoge administratieve lasten waar zorgmedewerkers mee te maken hebben zijn al enkele jaren een heet hangijzer. Iedereen, van de zorg en verzekeraars tot en met de politiek is het er ook al jaren over eens dat de huidige situatie niet houdbaar is voor de toekomstbestendigheid en houdbaarheid van het hoge niveau van de Nederlandse gezondheidszorg.
AI oplossingen zoals Dragon Medical One en andere transcriptie-tools die de administratieve last kunnen verlagen, en het werkplezier verhogen, worden als een deel van de oplossing gezien. Deze tools zijn in staat (gespreks)verslagen met patiënten automatisch, tijdens het gesprek met de patiënt, te verwerken in het EPD. De vorige minister van VWS, Fleur Agema, stelde dat met dergelijke en andere AI-innovaties de administratieve zorgtaken gehalveerd kunnen worden.
