AI-ondersteund spraakgestuurd rapporteren verovert in hoog tempo een plek binnen de gehandicaptenzorg. De voordelen lijken evident: minder administratieve lasten, sneller rapporteren en meer tijd voor de cliënt. In een blog op ICT&health eerder dit jaar beschreven onderzoekers Marloes Postel en Ivo Veldman de belangrijkste lessen uit een onderzoek van hogeschool Saxion met zorgorganisaties Zozijn en ’s Heeren Loo. Daarbij viel niet alleen op waar de technologie al goed werkt, maar vooral ook waar zorgprofessionals nog tegenaan lopen.
In een verdiepend gesprek met ICT&health kijken Marloes Postel, associate lector Technology, Health & Care bij Saxion, en Ivo Veldman, programmamanager Innovatie bij Zozijn, verder dan de onderzoeksresultaten. Hun belangrijkste conclusie: AI als technologie is niet de grootste uitdaging. De manier waarop organisaties spraakgestuurd rapporteren invoeren en inpassen in hun werkprocessen bepaalt uiteindelijk of spraakgestuurd rapporteren daadwerkelijk meerwaarde oplevert.
Daarnaast blijkt uit de studie – waar ook (Niek Zuidhof en Leonie Bouwmeester (Saxion) en René Schrooten (informatiemanager ‘s Heeren Loo)) aan meewerkten - dat technologie niet los geïmplementeerd moet worden. Er is een duidelijke samenhang nodig met beleid dat een proces zoals rapporteren verbetert voor client én zorgprofessional. Of, zoals Veldman het verwoordt: bepaal eerst wat wel of niet gerapporteerd hoeft te worden, voordat je er technologie op zet om het rapporteren te ondersteunen.
Geen wondermiddel
De studie schetst bewust een genuanceerder beeld dan veel publicaties over spraakgestuurd rapporteren in de zorg, vertelt Veldman. "Maar uit de meeste onderzoeken en artikelen die we hebben geïnventariseerd, blijkt vooral enthousiasme over de technologie. De nadruk ligt vaak op de 'gave technologie' of 'we hadden weer een mooi project'. De nadelen worden veel minder expliciet benoemd. In ons rapport wilden we vooral zeggen hoe het écht is."
Tijdens een gezamenlijke pilot van Zozijn en 's Heeren Loo twee jaar geleden bleek al dat dezelfde technologie in de ene zorgsituatie goed werkt en in de andere nauwelijks wordt gebruikt. Dat vormde de aanleiding voor het verdiepende onderzoek, gefinancierd vanuit beide zorgorganisaties en Anders Werken in de Zorg, waarin specifiek werd gekeken naar wonen en dagbesteding.
"Het liefst hadden we gehad dat uit het onderzoek algemene conclusies te trekken waren", zegt Veldman. "Zodat we afhankelijk van bepaalde combinaties van cliëntkenmerken, gebouw-, doelgroep- en medewerkerskenmerken konden voorspellen waar spraakgestuurd rapporteren aan de kansrijke kant zat en waar aan de kansarme kant. Dat was onze hoop, maar zover zijn we in ons onderzoek niet gekomen."
Juist die conclusie is volgens Postel echter waardevol. "Spraakgestuurd rapporteren, mits toegepast onder de juiste omstandigheden, is namelijk echt een waardevolle aanvulling op rapporteren."
Context bepaalt succes
Dat met technologie ondersteund rapporteren voordelen biedt, staat voor de onderzoekers buiten kijf. Zorgprofessionals kunnen rapporteren op het moment dat zij zorg verlenen, in plaats van pas na afloop van hun dienst. Daarmee verdwijnen ook de bekende notitieblokjes waarin gedurende de dag losse aantekeningen worden gemaakt. "Mensen met minder typevaardigheden, met dyslexie of gewoon wie het lastig vindt om iets goed op te schrijven, kunnen nu bovendien veel natuurlijker en eenvoudiger rapporteren", vult Postel aan.
De omstandigheden waarin wordt gewerkt, zijn minstens zo belangrijk als de kwaliteit van een toepassingI. Een rustige ruimte, privacy en de aard van het gesprek bepalen mede of inspreken prettig en verantwoord is. "De punten wanneer spraakgestuurd rapporteren minder waarde heeft, zijn niet universeel", zegt Postel. "Het verschilt per organisatie, soms zelfs per persoon. Denk aan een rustige ruimte om in te spreken. Sommige mensen vinden het prima om in te spreken waar hun cliënt bij is, anderen vinden dit juist heel ongemakkelijk."
Geen blauwdruk
Juist doordat die context zo sterk verschilt, bestaat er volgens de onderzoekers geen blauwdruk voor succesvolle invoering. De technologie kan veel werk uit handen nemen, maar alleen wanneer zij aansluit bij de dagelijkse praktijk van zorgprofessionals. De aandacht moet dan ook verschuiven van het uitrollen van technologie naar de manier waarop organisaties spraakgestuurd rapporteren integreren in hun processen. Niet de software, maar de mensen blijken uiteindelijk de succesfactor.
"Er is één organisatie in Salland waar men aangeeft spraakgestuurd rapporteren zonder veel begeleiding ingevoerd te hebben en daar loopt het prima", vertelt Veldman. "Maar gemiddeld genomen zijn er toch wel wat punten die van belang zijn. Zoals één vast aanspreekpunt per team, die vooraf geschoold is in het gebruik van de gewenste oplossing voor spraakgestuurd rapporteren, iemand die vragen kan beantwoorden en die ook enthousiast is over de oplossing."
Bij Zozijn werd daarom bewust gekozen voor een intensieve begeleiding van de teams. "We zijn bij elk team langsgegaan om iedereen de kans te geven een mening te ventileren over het invoeren en gebruik. Zodat mensen niet het gevoel krijgen dat een toepassing gewoon bij hen gedumpt wordt, maar dat er naar hun vragen of twijfels geluisterd wordt."
Volgens de onderzoekers past dat binnen een bredere les die voor veel zorginnovaties geldt: techniek alleen verandert geen werkprocessen. Adoptie vraagt om tijd, aandacht en ruimte voor medewerkers om nieuwe werkwijzen eigen te maken.
Technologie verbetert snel
De techniek zelf staat ook niet stil. Tijdens de eerste pilots liepen zorgprofessionals nog geregeld tegen beperkingen aan, maar veel daarvan zijn inmiddels al opgelost. Postel vertelt. "Ook in ons onderzoek merkten we dat: gebreken die we op dat moment opmerkten, waren tegen de tijd dat we ons rapport publiceerden al verbeterd of opgelost. Die verbeteringen zijn cruciaal voor het ervaren gebruiksgemak."
Uiteindelijk gaat het er echter om dat organisaties eerst bepalen wat zij eigenlijk willen vastleggen en waarom. "Sinds dit jaar loopt ons project rond spraakgestuurd rapporteren samen op met een project 'Visie op rapporteren'", geeft Veldman als voorbeeld. "Daarbij kijken we vooral naar hoe we willen rapporteren en hoe met technologie zoals AI ondersteund rapporteren daarbinnen past."
Dat leidt soms tot fundamentele vragen, vervolgt Veldman. "Idealiter bepaal je eerst hoe je wilt rapporteren. Minder rapporteren bijvoorbeeld. Wat is eigenlijk niet nodig? Waarom zou je alles rapporteren dat je volgens afspraak gedaan hebt? Je zou kunnen zeggen dat je alleen afwijkingen rapporteert, niet dat je een dagprogramma weer hebt uitgevoerd." Volgens Postel is juist die inbedding in bestaande werkprocessen essentieel om spraakgestuurd rapporteren ook op langere termijn succesvol te laten zijn.
Leren van elkaar
De onderzoekers verwachten dat organisaties de komende jaren veel van elkaar kunnen leren. Daarbij speelt kennisdeling een belangrijke rol. Veldman hierover: "Het is van belang dat niet alleen spraakgestuurd rapporteren meerwaarde heeft, maar ook de studies ernaar." Via het programma Anders Werken in de Zorg (AWIZ) worden onderzoeksresultaten en praktijkervaringen inmiddels actief gedeeld tussen organisaties. Daardoor hoeven zorginstellingen niet telkens opnieuw het wiel uit te vinden.
De belangrijkste opbrengst van het onderzoek is uiteindelijk niet dat er één ideale manier van werken bestaat. Integendeel: succesvolle inzet van AI-ondersteund spraakgestuurd rapporteren blijkt afhankelijk van de dagelijkse praktijk waarin zorgprofessionals werken.
Organisaties die bereid zijn techniek, werkprocessen en organisatieontwikkeling in samenhang te bekijken, hebben volgens Postel en Veldman de grootste kans om de beloofde tijdswinst en gebruiksvriendelijkheid daadwerkelijk te realiseren. Daarmee wordt spraakgestuurd rapporteren geen doel op zich, maar een hulpmiddel dat zorgprofessionals ondersteunt op een manier die past bij hun dagelijkse praktijk.
Voeg ICT&health toe aan Google
Show more content from ICT&health in Google Search.
