Een stabielere planning van operaties kan bijdragen aan een betere benutting van ziekenhuisbedden en meer rust op verpleegafdelingen. Dat blijkt uit de aanpak van Medisch Spectrum Twente (MST), waar het operatiekamerrooster datagedreven is ingericht. Door de planning beter af te stemmen op de beschikbare capaciteit wist het ziekenhuis de variatie in geplande opnames te verminderen en de voorspelbaarheid van de klinische zorg te vergroten.
Voor het ziekenhuis vormden de toenemende zorgvraag, beperkte capaciteit en terugkerende pieken in de bedbezetting de aanleiding om het roosterproces onder de loep te nemen. Vooral de spreiding van planbare opnames bleek onevenwichtig: op vrijdagen ontstonden structureel capaciteitsproblemen, terwijl op andere dagen juist ruimte beschikbaar was. Daarnaast wijzigde het OK-basisrooster maandelijks, vaak op basis van individuele wensen, zonder dat de gevolgen voor de beddencapaciteit voldoende inzichtelijk waren. Volgens MST biedt een datagedreven basisrooster meer grip op de planning en draagt het bij aan een gelijkmatiger belasting van de kliniek.
Verwachte klinische uitstroom
“Het idee dat het druk is, hadden we al,” vertelt Marijke Scheppink, capaciteitsadviseur bij MST. “Maar pas toen we het inzichtelijk maakten, werd duidelijk waar het écht vandaan kwam.” Die inzichten ontstonden dankzij gerichte analyses en HiX Sessieroosteruitstroom. Het is een functionaliteit die het OK-basisrooster vertaalt naar de verwachte klinische uitstroom per weekdag. Daardoor ontstaat een objectief beeld van de belasting op maandag, dinsdag of vrijdag en wordt direct duidelijk waar aanpassingen nodig zijn. Soms betekent dat het verplaatsen van een subspecialisme, soms juist de keuze voor een dagsessie in plaats van een klinische sessie.
Een belangrijke conclusie was dat roosteren op specialismeniveau onvoldoende inzicht gaf. De verschillen binnen één specialisme bleken daarvoor te groot. Pas toen MST onderscheid maakte tussen subspecialismen en verschillende typen sessies, ontstond een betrouwbaar beeld van de verwachte uitstroom. Zo leverden robotsessies binnen de urologie structureel twee tot drie klinische patiënten op, terwijl andere programma’s uitkwamen op zes of zeven. Door die sessies afzonderlijk te plannen, werd de belasting beter voorspelbaar.
Dat vroeg om een grondige aanpak. Historische sessies werden geclassificeerd, de uitkomsten gevalideerd en vakgroepen betrokken bij het herkennen van de verschillende profielen. Histogrammen en grafieken vormden de basis voor het gesprek. Niet persoonlijke voorkeuren, maar de feitelijke impact op de klinische capaciteit stond centraal.
Met die inzichten formuleerde MST heldere uitgangspunten voor een nieuw basisrooster. Iedere dag moest ruimte bieden aan minimaal één specialisme met veel dagopnames. Specialismen met een hoge klinische uitstroom werden zoveel mogelijk aan het begin van de week gepland, terwijl patiënten met een langere ligduur juist over de week werden verspreid. Scheppink vertelt dat ze uiteindelijk zeven tot acht scenario's hebben uitgewerkt en naast elkaar gelegd in HiX. Elk nieuw basisrooster presteerde beter dan de oude situatie. Twee varianten kwamen duidelijk als beste naar voren en die hebben ze besproken met het TPO OK en de vakgroepen. Die gesprekken waren soms stevig, maar verliepen wel op basis van gezamenlijke feiten.
Continue monitoring
Het doorrekenen van het basisrooster is voor MST niet het eindpunt. Ook tussen het uitrollen en vrijgeven van het rooster controleert HiX voortdurend de verwachte klinische uitstroom. Veranderingen, bijvoorbeeld door besluiten van het TPO, teruggegeven OK-capaciteit of verschuivingen in de inzet van operateurs, worden direct doorgerekend. Daarbij kijkt het systeem zowel naar al ingeplande operaties als naar nog beschikbare capaciteit. Zo wordt de impact van aanpassingen vroegtijdig zichtbaar en kan waar nodig tijdig worden bijgestuurd.
De eerste resultaten zijn zichtbaar. Sinds de invoering in juni is de variatie in de belasting van de kliniek afgenomen. Tegelijkertijd zijn, bij een gelijkblijvende weigerkans, drie bedden minder nodig. Dat zorgt voor meer voorspelbaarheid in de beddencapaciteit en minder onverwachte pieken op de verpleegafdelingen.
Ook na het uitrollen van het rooster blijven wijzigingen onderdeel van de analyse. Elke aanpassing wordt opnieuw doorgerekend om de gevolgen voor de klinische capaciteit inzichtelijk te houden. Die werkwijze helpt MST ook vooruit te kijken. Zo is de verwachte capaciteit van een nieuwe OK-kamer al meegenomen in verschillende scenario's en doorgerekend in HiX. Daardoor is vooraf duidelijk wat de impact is en kan de extra OK-capaciteit straks gecontroleerd worden ingepast in het basisrooster.
Samenwerking als succesfactor
De ervaringen van MST laten zien dat datagedreven roosteren meer vraagt dan alleen technologie. De kracht zit niet alleen in de mogelijkheid om snel analyses uit te voeren en scenario's door te rekenen, maar vooral in de samenwerking die daardoor ontstaat. Beleidsmakers, planners, medisch specialisten en de leverancier werken vanuit dezelfde inzichten en voeren het gesprek op basis van feiten in plaats van aannames. Dat maakt keuzes beter onderbouwd en vergroot het draagvlak voor veranderingen. Zo wordt een efficiënt OK-basisrooster geen doel op zich, maar een middel om de belasting van het beddenhuis beter in balans te brengen en de beschikbare capaciteit voorspelbaarder te benutten.
Vorig jaar schreven we ook over de RTDC-methodiek (Real-Time Demand and Capacity Management), waarmee het Catharina Ziekenhuis de doorstroom van patiënten efficiënter organiseert. Dankzij deze aanpak zijn er minder leegstaande bedden, minder overplaatsingen en hoeven operaties minder vaak te worden uitgesteld. Inmiddels is de methodiek, die via samenwerking met het Radboudumc werd geïntroduceerd, uitgegroeid tot een succesvol voorbeeld van slimmer capaciteitsmanagement in de zorg.
Referenties
ChipSoft
