Kennemerhart, aanbieder in de ouderenzorg, wil medewerkers afhankelijk van de situatie flexibeler kunnen inzetten. Hun bekwaamheid en daarmee hun inzetbaarheid is met aanvullende scholing te verruimen. Dit vraagt om aanpassingen in de management- en HR-systemen en is dus ook een ICT-vraagstuk. Een aanpak vanuit alleen die invalshoek zou volgens Kennemerhart een cruciale stap overslaan. Dus koos het als start voor een design sprint om de inrichting te ontwerpen vanuit de zorgvraag, teams en medewerkers.
Zoals in de zorg gemeengoed is, zette Kennemerhart medewerkers traditioneel in op basis van het uitgangspunt bevoegd = bekwaam. Maar daarbij loopt het in toenemende mate tegen zijn grenzen aan. Programmamanager Angelique Baart de la Faille wijst hiervoor twee redenen aan:
- De ouderenzorg verschuift van medisch handelen naar welzijn, waarbij naasten en vrijwilligers naast professionals een grotere rol krijgen.
- De personeelskrapte neemt toe.
“Je loopt op een gegeven moment als zorgorganisatie tegen grenzen van je beschikbare personeelscapaciteit aan als je schotten tussen functies hanteert”, zegt ze. “Je haalt dan niet alles uit je medewerkers. Bovendien ga je voorbij aan hun talenten, wat ze kunnen leren en waar ze naartoe kunnen bewegen. Je moet dus vanuit de teammix nadenken over je personele inzet, op basis van wat je steeds diverser wordende cliëntenpopulatie nodig heeft.”
Om hieraan invulling te geven, wil Kennemerhart volgens de programmamanager voor de medewerkers de stap zetten van bevoegd = bekwaam naar bekwaam = inzetbaar. “We bekijken het vraagstuk op drie niveaus: de organisatie, de teams en de individuele medewerkers. Op basis daarvan zijn we het meteen gaan afbakenen om het klein te maken. We beperken het in eerste instantie tot de niet BIG-geregistreerde functies. We beginnen met de settings waarin de risico’s het laagste zijn. En we brengen de elementen in kaart die de werkvloer raken in relatie tot wat daarvoor op organisatieniveau moet worden geregeld.”
Design sprint
De overstap naar het uitgangspunt bekwaam = inzetbaar vraagt om aanpassing van het HR-systeem. “De inzet van medewerkers willen we op basis van de workload én hun bekwaamheid flexibel kunnen bepalen”, stelt Baart de la Faille. “Om dat mogelijk te maken verbinden we HR en ICT en willen we ICT gericht inzetten om onze doelen te bereiken.
Kennemerhart koos bewust om het ontwerp te starten via een design sprint, een aanpak waarmee Baart de la Faille vanuit haar achtergrond in propositie- en applicatieontwikkeling vertrouwd is. Kort gezegd: niet beginnen bij de ICT-oplossing maar de medewerkersreis als kapstok nemen, legt ze uit.
“Als je uitgaat van de manier waarop medewerkers de organisatie binnenkomen en zich daarin bewegen, dan begrijpt iedereen je verhaal: medewerkers, leidinggevenden en staf. De eerste stap in de design sprint is daarom de begripsdefinitie. Hiervoor hebben we in twee lean sessies met een multidisciplinaire groep het vraagstuk gedefinieerd: wat is de beoogde situatie en wat zijn de stappen daar naartoe. We hebben de architectuur geschetst en daarin het umfeld getekend van alle betrokkenen in de organisatie. Dat is een uitgebreid proces, maar dat is ook nodig. Je wilt een traditionele werkwijze omvormen, maar met oog voor alle opgebouwde professionaliteit. Parallel hebben we bij een multidisciplinaire klankbordgroep onze ideeën tussendoor steeds getoetst: hoe komt dit op je over, wat vind je hiervan.”
Zo’n proces kan alleen slagen met mandaat van het bestuur en de directie, benadrukt Baart de la Faille. “Zowel het proces als de uitkomst waren onbekend. Toch kregen we carte blanche.”
Samenwerking met Lodamind
Voor de uitvoering van de design sprint koos Kennemerhart voor samenwerking met Lodamind. “Eerst dachten we dat het voor de hand lag die design sprints te doen met de aanbieders van de ICT-systemen”, vertelt Baart de la Faille. “Zij moeten de aanpassingen immers uiteindelijk verwerken in de systemen die we gebruiken. Maar dat bleek een misvatting, het zijn pure systeem-implementatiepartijen. Met Lodamind hadden we een jaar eerder al een visualisatie jaarplancyclus gedaan. Ik dacht: dit moet bull’s eye zijn. Het is een organisatie die echt vanuit het proces zo’n sprint kan doen in plaats van vanuit de uitkomst. Ik ken geen andere partij die dit kan met kennis van de zorg.”
Jort Neijenhuis, Creative Director Lodamind, en Ingrid Jansen, Design thinking consultant bij Lodamind, vullen aan: “Het is uniek dat een zorgorganisatie in zo’n proces niet direct naar de systemen kijkt. Over de vraag wat zo’n aanpassing betekent in de praktijk wordt vaak nog te weinig nagedacht. Er moet radicaal veranderd worden in de zorg, gelet op de problemen waar ze nu voor staat. Maar dat lukt alleen als je de medewerkers meeneemt in het proces en hen eigenaarschap geeft en mee laat denken. Zij staan al onder druk. Zonder die betrokkenheid hebben ze voor zo’n verandering simpelweg geen ruimte. We moesten in de design sprint handelen onder tijdsdruk. Maar we kregen veel vrijheid en van daaruit konden we laten zien wat we konden. Het was echt prettig samenwerken.”
Integrale blauwdruk
Als vervolg op de design sprint is het prototype uitgewerkt tot een integrale blauwdruk, en start Kennemerhart nu met een gefaseerde implementatie. “We beginnen met nieuwe medewerkers op het niveau van zorgassistent”, vertelt Baart de la Faille. “Een instapfunctie die direct veel impact maakt. We brengen drie handelingen naar voren in het leertraject: ADL, steunkousen aan- en uittrekken en het bedienen van tilliften. Ook de recruiters moeten we vanaf het begin meenemen in het proces. Vanuit het uitgangspunt bekwaam = inzetbaar zullen zij immers een ander gesprek voeren.”
Daarnaast wordt in co-creatie gewerkt met de ICT-afdeling en leveranciers, aangezien zij hun systemen moeten aanpassen. “In het HR-systeem willen we de rollen bij de functie opnemen”, schetst de programmamanager. “In het managementsysteem passen we alles aan wat met autorisatie te maken heeft. En de bekwaamheid zal gedistribueerd moeten worden naar alle systemen die ermee werken, zoals plannen en roosteren.”
Na afronding van de uitrol kan het proces volgens Baart de la Faille ook worden geïmplementeerd voor de bestaande medewerkers. “Onze ambitie is om voor de zomer van 2027 de eerste drie functies uit te rollen met bijbehorende trainingsmodules. We beginnen met de zorgassistenten en volgen daarna met de helpenden en helpenden plus.”
Waarde creëren
Zowel Baart de la Faille als Neijenhuis verwachten dat het proces grote waarde zal creëren voor de organisatie. “Kijk alleen al naar het voorbeeld om het werken met de tillift te beleggen bij de zorgassistent”, zegt Neijenhuis. “Een medewerker die ook complexere zorgtaken kan uitvoeren, is daar nu behoorlijk wat tijd aan kwijt. Als je dat in cijfers uitdrukt, zie je direct hoe groot de winst van deze stap is.”
Baart de la Faille voegt toe: “De stap naar bekwaam = inzetbaar betekent dat we medewerkers breder kunnen inzetten en dat we schaarse medewerkers minder hoeven in te zetten op minder complexe handelingen. Het werk voor medewerkers wordt ook leuker als ze meer taken kunnen doen, na een korte, gerichte training. We nemen dat ook mee in de beloningssystematiek. Bovendien kan het ze een impuls geven om zich verder te ontwikkelen. En niet in de laatste plaats: het verdiept de relatie met de cliënten. Als medewerkers meer taken kunnen uitoefenen, betekent dit dat de cliënten minder medewerkers zien. Ook verwachten we verlaging van het aantal incidenten, die samenhangen met de grote werkdruk waaronder mensen hun werk moeten doen. Het is een aanpak die op vele fronten winst oplevert.”
Voeg ICT&health toe aan Google
Toon meer content van ICT&health in Google Zoeken.
