“Als we niet de eerste stap van ‘doen’ zetten, verkrijgen we niet het inzicht dat we nodig hebben.” Met die oproep openden zorgkantoren VGZ en CZ dinsdagochtend 2 december een bijeenkomst in een volle zaal, waar zij samen met acht zorgaanbieders uit Midden- en West-Brabant een nieuwe stap zetten in het delen van zorgdata. Ook het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport (VWS) was aanwezig als opdrachtgever van Programma KIK-V (Keteninformatie Kerngegevens verbeteren).
Tijdens de bijeenkomst werd voor het eerst live en gelijktijdig met acht organisaties data uitgewisseld volgens de KIK-V-werkwijze, zo is te lezen op de website van KIK-V. Het doel hiervan was om in de praktijk te ervaren hoe deze manier van werken uitpakt voor alle betrokken partijen, van zorgaanbieders tot zorgkantoren. Ook werd zichtbaar welke knelpunten en inzichten daarbij ontstaan.
Zelfde taal voor vergelijken
De aanleiding voor het project ligt bij een hardnekkig probleem in de zorg. Data vergelijken levert alleen waardevolle inzichten op als iedereen dezelfde taal spreekt. In de praktijk gebruiken organisaties vaak verschillende definities en begrippen, waardoor vergelijkingen niet goed zijn te maken. Om dat te doorbreken startte netwerkorganisatie Anders Werken in de Zorg (AWIZ) in 2023 een initiatief om te komen tot een eenduidige werkwijze voor het uitwisselen en duiden van zorgdata. Die moet zorgaanbieders en informatie-vragende partijen, zoals zorgkantoren, beter inzicht geven in wat cijfers werkelijk betekenen.
Het data-project bestaat uit twee delen: enerzijds het implementeren van de KIK-V werkwijze om de informatiehuishouding van organisaties efficiënter in te richten en te standaardiseren. Anderzijds draagt het project bij aan het oprichten van een datawerkplaats voor de regio’s Midden- en West-Brabant. In de samenwerkingsomgeving van de datawerkplaats kunnen organisaties inzichten bespreken en delen zonder dat hun brondata wordt prijsgegeven. De datawerkplaats draagt bij aan goede, toegankelijke en toekomstbestendige zorg door in de hele zorgketen onderzoek te doen, ontwikkelingen te volgen en te meten wat beleid en maatregelen daadwerkelijk opleveren.
Naar aanleiding van de mijlpaal die op 2 december werd bereikt, waren de aanwezige deelnemers enthousiast en spraken ze de ambitie uit om de regionale samenwerking verder te verdiepen. Inmiddels doen acht zorgorganisaties mee als koplopers in het dataproject en kunnen zij gegevens uitwisselen via KIK-V. Het streven is dat in 2026 alle 23 bij AWIZ Midden- en West-Brabant aangesloten zorgorganisaties deelnemen.
Uitwisselen volgens KIK-V
De data-uitwisseling vindt plaats met behulp van KIK-V. Binnen KIK-V werken zorgaanbieders en informatievragende partijen, zoals zorgkantoren, samen aan een gestandaardiseerde uitwisseling van gegevens in de VVT-sector. Dankzij duidelijke afspraken en een slimme infrastructuur wordt data één keer vastgelegd en meerdere keren gebruikt. Dat leidt tot minder administratieve lasten en actuele, goed vergelijkbare informatie voor alle partijen in de keten.
Tijdens de bijeenkomst is het volledige proces van data-uitwisseling stap voor stap doorlopen. Zo kregen alle betrokken partijen inzicht in hoe het proces er bij de ander uitziet. Dat bood ruime gelegenheid voor overleg, discussie en het stellen van vragen. VGZ Zorgkantoor beet het spits af met een toelichting op het versturen van een informatieverzoek. Daarna liet CZ Zorgkantoor zien hoe deze informatie bij zorgaanbieders wordt opgehaald. Zorgkantoren kunnen daarbij uitsluitend vooraf vastgestelde zorgaanbieders bevragen over onderwerpen die zijn vastgelegd in de uitwisselprofielen van KIK-V.
Kijkje achter de schermen
Vervolgens gaven medewerkers van Thebe en Mijzo een kijkje achter de schermen; binnen twee minuten verschijnt het verzoek in het datastation van de zorgaanbieder. Tot slot werd samen met TanteLouise en Zorggroep Elde Maasduinen gekeken naar het proces van het vrijgeven van de antwoorden. Zorgaanbieders hebben daarbij de mogelijkheid de gegevens te controleren en waar nodig handmatig te corrigeren, voordat deze worden gedeeld met het zorgkantoor.
De bijeenkomst leverde waardevolle inzichten op, vooral over het belang van scherpe, eenduidige definities, zoals die van ‘zorggebonden personeel’. Er werd benadrukt dat het niet de bedoeling is om regionale definities te ontwikkelen, maar vooral om het gesprek te voeren over de keuzes die daarin worden gemaakt. Verder gaven deelnemers aan dat het valideren van gegevens veel tijd kost, maar dat dit voornamelijk een eenmalige investering is. Zodra de eerste gegevens zijn gevalideerd, verloopt het proces daarna vlotter. Ook werd duidelijk dat een goede informatiehuishouding het werk vergemakkelijkt en dat kleinere organisaties vaak makkelijker overzicht kunnen houden.
Secundair datagebruik
De ochtend liet zien dat deze vorm van data-uitwisseling meer oplevert dan het beantwoorden van informatieverzoeken alleen. Het delen van data met zorgaanbieders en regionale samenwerkingen wekte enthousiasme, omdat het organisaties helpt om inzichten te vergelijken, van elkaar te leren en de regionale samenwerking te versterken, zonder dat iedereen afzonderlijk het wiel opnieuw hoeft uit te vinden.
Behalve voor de directe zorgverlening is een eenduidige en goede data-uitwisseling ook belangrijk in het secundair datagebruik. Dit bijvoorbeeld om het verbeteren van de zorg door onderzoek, innovatie, beleidsvorming of het verbeteren van de patiëntveiligheid. Ook hierin voorziet KIK-V.
