Ziekenhuis Gelderse Vallei werkt inmiddels ruim anderhalf jaar met software-robots die routinematige werkzaamheden automatiseren. De zogenoemde bots werden eerst ingezet voor financiële en administratieve processen, maar ondersteunen inmiddels ook zorgverleners in hun werk. Volgens senior medewerker zorgcontrol Jan Hendrik Duursma kan de inzet van Robotic Process Automation (RPA) helpen om de verwachte toename van de zorgvraag op te vangen door repetitieve taken te automatiseren.
De software-robots zijn geen fysieke machines, maar programma's die op ziekenhuiscomputers vooraf gedefinieerde processtappen uitvoeren. Duursma omschrijft de technologie als een door mensen ontworpen stappenplan dat automatisch wordt afgewerkt. De eerste toepassing binnen de zorg vond plaats op de polikliniek Interne Geneeskunde. Inmiddels maken ook meerdere andere specialismen binnen het ziekenhuis gebruik van de software om terugkerende werkzaamheden efficiënter uit te voeren.
Structureren gegevens
In de huidige toepassing verwerkt de software-robot digitaal aangeleverde verwijzingen van zorgverleners. De software leest de informatie, ordent de relevante gegevens en zet deze klaar voor verwerking in het elektronisch patiëntendossier (EPD). Een zorgverlener beoordeelt vervolgens welke informatie daadwerkelijk wordt overgenomen. Volgens Duursma beperkt de rol van de robot zich tot het structureren van gegevens; medische beoordelingen of diagnoses maakt de software niet.
De robot werkt op basis van vooraf aangeleerde patronen in verwijzingen. Wanneer een verwijzing afwijkt van deze patronen of onvoldoende eenduidig is om automatisch te verwerken, wordt deze apart gezet voor handmatige beoordeling. Duursma vergelijkt dit met de werkwijze van een polikliniekmedewerker die een complexe verwijzing ter beoordeling voorlegt aan een arts of collega. Volgens hem blijft menselijke controle in alle gevallen noodzakelijk, zodat eventuele fouten van de software tijdig worden opgemerkt en gecorrigeerd.
Ondersteunen triageproces
Binnen de specialismen Chirurgie en Interne Geneeskunde worden inmiddels software-robots ingezet die verder gaan dan het structureren van informatie. Op basis van de inhoud van een verwijzing doen zij een voorstel voor het meest passende vervolgtraject, zoals de specialist naar wie een patiënt kan worden doorverwezen en de eventuele vooronderzoeken die daarvoor nodig zijn. Volgens Duursma ondersteunt de robot daarmee het triageproces, zonder een medische diagnose te stellen. De uiteindelijke beoordeling blijft in handen van zorgprofessionals.
Duursma verwacht dat de inzet van software-robots de komende jaren verder gaat toenemen. Volgens hem kunnen de systemen routinematige en repeterende werkzaamheden overnemen, waardoor medewerkers meer tijd krijgen voor taken die meer inhoudelijke aandacht vragen. Daarnaast ziet hij de technologie als een belangrijk hulpmiddel om de toenemende zorgvraag op te vangen, doordat met dezelfde personele capaciteit meer patiënten kunnen worden ondersteund.
Pilotfase
De eerste ervaringen met de inzet van software-robots in de zorg zijn volgens Duursma positief. Hij begrijpt dat de toepassing van geautomatiseerde processen in de zorg bij sommige mensen terughoudendheid kan oproepen, maar verwacht dat Robotic Process Automation een steeds grotere rol kan spelen naarmate de technologie verder wordt ontwikkeld en de software beter wordt getraind. Volgens Duursma ontstaan daardoor op termijn ook mogelijkheden om gegevens te interpreteren, wat de inzet van de technologie verder kan uitbreiden.
De toepassing van de software-robots bevindt zich binnen Ziekenhuis Gelderse Vallei nog in de pilotfase. De RPA-projecten worden gefinancierd met transformatiegelden die beschikbaar zijn gesteld vanuit het Integraal Zorgakkoord.
Ander half jaar geleden schreven we ook al over het feit dat destijds elf administratieve controleprocessen in Gelderse Vallei waren gerobotiseerd. Dit leverde in totaal meer dan duizend werkuren besparing op. Daarmee was de pilot ‘Automatiseren van de zorgregistratie’ van Ziekenhuis Gelderse Vallei al na vier maanden succesvol.
