De grote leveranciers van software en apparatuur die patiëntinformatie bevatten, bereiden zich voor op de eisen van de EHDS. De gebruikers van deze hard- en software – de zorgorganisaties – voeren de komende tijd, wachtend op de precieze invulling van de EHDS, liever geen grote veranderingen door in hun IT-landschap. Toch is er veel wat zij nu al kunnen doen.
Interoperabiliteit is al jaren een hoofdpijndossier in de zorg. De EHDS moet dit stoppen door verplicht te stellen dat in de periode 2029-2031 gefaseerd zes gegevenscategorieën tussen systemen kunnen worden uitgewisseld. Daarnaast moet de logging straks ‘onverwijld’ (met een ‘druk op de knop’) inzichtelijk zijn voor patiënten én moeten systemen voldoen aan bepaalde eisen op het gebied van authenticatie en encryptie.
Dit betekent nogal wat voor leveranciers van hard- en software die patiëntinformatie uit de zes gegevenscategorieën bevatten. Maar ook voor de gebruikers: ziekenhuizen, huisartsen, apothekers, labs, verpleeghuizen, gehandicaptenzorgorganisaties en andere zorgverleners. Met de volgende elf aandachtspunten kunnen ze alvast aan de slag.
Voorbereidende acties
1. Creëer inzicht in je eigen ICT-landschap
De meeste ziekenhuizen gebruiken een lappendeken aan systemen die onder de EHDS vallen. De Europese verordening gaat immers niet alleen over het EPD, maar over alle software en medische apparatuur die patiëntdata uit de genoemde categorieën vastlegt.
Als in het voorjaar van 2027 de uitvoeringshandelingen van de EHDS bekend worden – inclusief de technische specificaties waaraan systemen moeten voldoen – dan hebben leveranciers nog precies twee jaar om hun systemen aan te passen. Daarna moet die software razendsnel door zorgorganisaties worden geïmplementeerd. Zonder goed plan is dat gedoemd te mislukken.
Om inzicht te krijgen welke software er straks vervangen gaat worden, doen ziekenhuizen er goed aan om nu al een gedetailleerd inzicht te krijgen in het systeemlandschap (zie ook punt 6). Treed in contact met de leveranciers van aan te passen software en blijf op de hoogte van hun vorderingen. Maak ook tijdig een goed implementatieplan, rooster zorgverleners vrij om software te testen en maak een trainingsplan. Want hoe beter medewerkers worden getraind in het hoe en waarom van de EHDS en in de werking van de software, hoe beter en gestructureerder zij data zullen vastleggen (zie ook punt 2) en hoe groter de voordelen van geautomatiseerde gegevensuitwisseling zullen zijn (zie ook punt 11).
2. Investeer in datakwaliteit
Een ander onderwerp dat al aandacht behoeft, is datakwaliteit. Als straks zonder menselijke tussenkomst systemen data uitwisselen, wil je er zeker zijn dat het de juiste data betreft. Datakwaliteit heeft betrekking op de nauwkeurigheid/correctheid van de data, volledigheid en consistentie (data moet in elk systeem uniform zijn). Ook moeten data gestructureerd worden vastgelegd, gebruikmakend van SNOMED en LOINC. In de medisch specialistische zorg is dat regelmatig het geval; daarbuiten is het een zeldzaamheid.
Gelukkig brengt Wegiz hier verbetering in aan. Maar hoewel de denkrichting dezelfde is, zijn er verschillen tussen de EHDS en de Wegiz - en daarmee ook tussen de EU PS (de Europese patiëntsamenvatting) en de Nederlandse BgZ. Europese wetgeving gaat boven nationale.
Ondanks een flinke lobby vanuit Nederland in Brussel, is het de vraag hoe groot de verschillen straks precies zijn en hoeveel werk zorgorganisaties dus hebben aan het omzetten van data in hun systemen. Ook hiervoor moeten we de uitvoeringshandelingen afwachten die in het voorjaar van 2027 verschijnen. Toch kunnen zorgorganisaties nu alvast inventariseren welke data ze in welke vorm vastleggen, zodat ze straks zo min mogelijk werk hebben aan het omzetten van data aan de eisen die de EHDS stelt.
Aandachtspunten bij vervangen software
Zoals gezegd worden de technische specificaties pas duidelijk in de uitvoeringshandelingen, die in het voorjaar van 2027 verschijnen. Daarom neigen veel zorgorganisaties ernaar om softwarevervangingsplannen even in de ijskast te zetten, wachtend op meer duidelijkheid. Dat is niet nodig. Maar als je software gaat vervangen, zijn er wel aandachtspunten.
3. Overleeft de leverancier de EHDS?
De aanpassingen die leveranciers aan hun systemen moeten doen, zijn groot. Bij de introductie van de Medical Device Regulation (MDR) hebben veel kleinere leveranciers zich laten uitkopen door grote partijen of het loodje gelegd, gewoon omdat ze de capaciteit niet hadden om hun medische apparatuur aan te passen aan de nieuwe vereisten. De kans is dat ditzelfde straks gebeurt met leveranciers van software die onder de EHDS valt. Hou hier rekening mee als je nu investeert in een app of andere tool die gegevens uit de zes genoemde categorieën vastlegt.
4. Uitbreiding op de inkoopvoorwaarden
Let goed op het contract dat je sluit met een leverancier. Wie software koopt, wil zekerheid dat de software ook in de toekomst voldoet aan geldende wet- en regelgeving. Dat is niets nieuws. Toch doe je er verstandig aan om naast de Algemene Inkoopvoorwaarden Gezondheidszorg (AIVG) ook een bepaling op te nemen dat de software niet alleen bij eerste levering, maar ook gedurende het gebruik voldoet aan de geldende wet- en regelgeving. In de AIVG staat namelijk dat de prestatie moet voldoen aan de wetgeving ten tijde van de levering. In die formulering zit ruimte voor discussie. Wat is precies het moment van levering? Met aanvullende bepalingen kun je die discussieruimte wegnemen.
5. Gebruikerstraining
Daarnaast is het belangrijk om na te denken over wat softwarewijzigingen in de praktijk betekenen voor de mensen die ermee werken. Hoe zorg je ervoor dat gebruikers worden getraind? Wat houdt die training precies in en wie geeft hem? En heb je als klant invloed op het precieze moment van een update? Die zaken zijn altijd belangrijk, maar winnen nu aan impact omdat je weet dat er grote wijzigingen aankomen. Leg duidelijke afspraken met leveranciers contractueel vast.
Aandachtspunten bij onderhouden van interoperabiliteit
6. Grotere rol IT-architect
Als systemen straks automatisch onderling data uitwisselen, is aandacht nodig voor het onderhouden van de interoperabiliteit. Dit vergroot de rol van de IT-architect. Die moet het overzicht hebben over het volledige applicatielandschap en over de informatiehuishouding: welke applicaties wisselen welke data uit? Waar worden nu nog zaken handmatig overgetypt van het ene in het andere systeem, terwijl de EHDS eist dat die gegevens straks automatisch worden uitgewisseld?
In de aanloop naar de periode 2029-2031, als de EHDS gefaseerd in werking treedt, moeten leveranciers van zorg-ICT intensiever met elkaar samenwerken en elkaar tijdig informeren als ze iets aan hun systeem willen veranderen. Wacht als gebruiker niet af tot de leveranciers zelf de samenwerking zoeken, maar stuur hier proactief op.
7. Zet een overlegstructuur voor leveranciers op
Bovenstaande vergt een overlegstructuur waarin leveranciers elkaar op de hoogte houden. Want je wilt als klant graag dat leveranciers met één mond praten. Stimuleer jouw leveranciers daarom om mee te doen aan de consultatierondes van de Europese Commissie. Die consultaties zijn hét moment om inzage te krijgen in de richting die de uitvoeringshandelingen opgaan. Hoe eerder leveranciers dat weten, hoe eerder ze hun software kunnen aanpassen.
8. Selecteer op bedrijfscultuur
Wanneer je nu een nieuw systeem inkoopt dat patiëntgegevens verwerkt, het slim is om meer dan anders te letten op de cultuur van het bedrijf. Staat het open voor samenwerking met anderen? Heeft het bij eerdere wetswijzigingen meegedaan aan consultatierondes of was het altijd een afwachtend? Deze zaken zeggen meer over hoe een bedrijf omgaat met de EHDS en met interoperabiliteit dan welke standaarden de software nu ondersteunt.
Aandachtspunten betreffende logging
9. Onverwijld inzien van loggegevens
Overzicht en inzicht in de samenhang van systemen betreffen naast de informatiestromen tussen die systemen ook de loggingscomponenten. Die moeten straks eveneens op elkaar aansluiten omdat de EHDS eist dat patiënten ‘onverwijld’ moeten kunnen opvragen welke zorgverleners welke informatie hebben ingezien, toegevoegd of gewijzigd. Desgewenst moeten de systemen de patiënt automatisch inlichten bij wijzigingen in hun informatie.
De eisen van de EHDS gaan dus veel verder dan waarin zorgorganisaties momenteel voorzien met hun portals. De gedachte ‘patiënten kunnen hun informatie al inzien via onze portal’ is veel te kort door de bocht. Er is op dit vlak nog wel werk aan de winkel voor leveranciers. Zorg ervoor dat je als klant op de hoogte bent van de vorderingen in dat werk en dat je begrijpt wat straks jouw taken zijn als patiënten de logfiles opvragen.
10. Organiseer overleg tussen IT, zorgadministratie, klachtenafhandeling en de juridische afdeling
Het onverwijld opvragen van loggegevens door patiënten brengt extra werk met zich mee. Want als patiënten zien wie wanneer welke delen van het dossier heeft bekeken, zullen ze daar ook vragen over gaan stellen. Dat betekent dat de IT-afdeling nauw moet samenwerken met de zorgadministratie, juridische afdeling en de afdeling klachtenafhandeling. Die afdelingen hebben nu vaak weinig onderling contact. Het zou goed zijn om hen nu al om de tafel te zetten en samen te laten nadenken over de informatiehuishouding. Alleen dan kun je de software en de processen straks zo inrichten dat het voor jouw zorgorganisatie werkbaar is.
Aandachtspunten bij digitale mindset van zorgorganisaties
11. Verhoog de digitale ‘geletterdheid’ van zorgverleners
Een belangrijk nevendoel van de EHDS is om de administratielast van zorgverleners te verlagen. Dat gebeurt niet vanzelf als je het volledig overlaat aan leveranciers en beleidsmakers, daar moeten de zorgverleners over meedenken. Zij kennen immers hun eigen proces het best en weten waar tijd weglekt door administratieve handelingen die best geautomatiseerd kunnen worden.
Om mee te denken is het wel belangrijk dat medewerkers in zorgorganisaties de juiste vaardigheden hebben: ze moeten het belang inzien van een goede informatiehuishouding en ze moeten kennis hebben van datamanagement. Nu is die kennis over de gehele linie nog te laag. Het is daarom belangrijk om dat kennisniveau omhoog te brengen; om alle medewerkers in zorgorganisaties op te leiden tot kritische gebruikers die kritische vragen stellen. En: goede informatievoorziening is een randvoorwaarde voor goede zorg. Hoe beter de informatievoorziening is, hoe beter zorgverleners zich kunnen richten op het verlenen van zorg in plaats van administratieve vastlegging.
Conclusie
2029, wanneer systemen aan de generieke eisen inzake logging, encryptie en authenticatie moeten voldoen - en waarop de eerste twee gegevenscategorieën digitaal moeten kunnen worden uitgewisseld - komt razendsnel dichterbij.
De Europese Commissie is nu nog aan zet en moet de uitvoeringshandelingen publiceren (voorjaar 2027). Daarna ligt de bal primair bij leveranciers, die hun systemen moeten aanpassen. Maar ook zorgorganisaties kunnen al voorbereidingen treffen. Wanneer zij wachten tot alle andere stakeholders klaar zijn, worden ze in 2029 overvallen door een gigantische hoeveelheid werk en hebben ze wellicht in de tussentijd beslissingen genomen waar ze spijt van hebben.
Een goed begin is het halve werk. En dat geldt zeker ook voor het voorbereiden op de EHDS.
Dit artikel is tot stand gekomen in samenwerking met IHE Nederland. Lees ook deze eerder verschenen artikelen over de EHDS in relatie tot patiënten en leveranciers.
