De digitalisering en standaardisering van gegevensuitwisseling in de zorg zijn al decennia onderwerp van beleid en innovatie. De belofte is helder: minder registratielast, minder fouten en efficiëntere processen. Toch blijkt de praktijk weerbarstig. In een analyse van promotieonderzoek laat auteur Stijn Bruls zien waarom implementatie vaak stokt – en hoe een combinatie van landelijke regie en regionale samenwerking wél beweging kan creëren.
Zoals Bruls schetst in editie 2 van ICT&health, ontbreekt in het gefragmenteerde zorg-ICT-landschap een dominante partij die implementatie kan afdwingen. Tegelijkertijd vraagt gestandaardiseerde gegevensuitwisseling om gelijktijdige actie van meerdere organisaties. Dat maakt een puur top-downbenadering ineffectief, terwijl volledig bottom-up werken juist opschaling belemmert. Volgens de auteur ligt de sleutel daarom in een hybride aanpak, waarin landelijke programma’s lokale initiatieven ondersteunen en verbinden.
Een voorbeeld hiervan is het programma ‘Met spoed beschikbaar’, dat regionale samenwerkingen – zogeheten Koplopers – faciliteert bij digitale gegevensuitwisseling in de acute zorg. Binnen deze samenwerkingen werken onder meer ambulancediensten, spoedeisende hulpen en ICT-leveranciers samen aan implementatie binnen bestaande systemen. Door middel van pilots en netwerkbijeenkomsten worden ervaringen gedeeld en opgeschaald.
Eigen (tand)wiel uitvinden
Uit observaties en interviews met betrokken partijen blijkt volgens Bruls dat succes vooral afhankelijk is van het afstemmen van onderlinge ritmes. Hij gebruikt daarvoor de metafoor van tandwielen: iedere organisatie heeft zijn eigen tempo, bepaald door bijvoorbeeld ontwikkelcycli, besluitvorming en ICT-planning. Gegevensuitwisseling werkt alleen als deze tandwielen synchroon bewegen.
De complexiteit neemt toe naarmate meer partijen betrokken zijn. Verschillen in ICT-landschappen en leveranciers vergroten het aantal ‘tandwielen’ dat moet meedraaien. Overkoepelende samenwerkingsverbanden, zoals regionale netwerken, spelen daarbij een steeds belangrijkere rol in het afstemmen van deze afhankelijkheden.
Daar komt bij dat die ritmes niet stabiel zijn. Een geplande overstap naar een nieuw EPD kan bijvoorbeeld ontwikkelingen tijdelijk stilleggen en daarmee de voortgang van andere partijen vertragen. Het tijdelijk uitvallen van één schakel heeft direct impact op het geheel. Succesvolle initiatieven ontstaan dan ook vooral in regio’s waar de complexiteit beheersbaar is en de dynamiek voorspelbaar blijft.
Synchroniseren en begrip kweken
Het onderzoek laat zien dat succesvolle regio’s actief werken aan synchronisatie. Volgens Bruls ontstaat dit niet door centrale sturing, maar door het ontwikkelen van wederzijds begrip tussen organisaties. Netwerkbijeenkomsten en bestaande samenwerkingsstructuren spelen hierin een belangrijke rol.
Partijen gaan zich steeds meer zien als onderdeel van één keten in plaats van losse organisaties. Daardoor worden afhankelijkheden inzichtelijker en ontstaat ruimte voor gezamenlijke prioritering. Key users – ambassadeurs op de werkvloer – helpen om dit besef door te vertalen naar de praktijk en eindgebruikers mee te nemen.
Ook regio’s die (nog) geen Koploper zijn, blijven volgens de auteur niet stilzitten. Zij zoeken naar het juiste moment om aan te haken, bijvoorbeeld door te wachten op stabielere omstandigheden of door bij nieuwe aanbestedingen te kiezen voor leveranciers met bewezen ervaring. In sommige gevallen starten kleinere samenwerkingen, bijvoorbeeld tussen één ziekenhuis en één ambulancedienst, om alvast stappen te zetten.
Kracht van hybride initiatieven
De belangrijkste conclusie van Bruls is dat succesvolle gegevensuitwisseling niet gebaat is bij uniforme oplossingen. Regionale verschillen vragen om flexibiliteit. Hybride programma’s bieden die ruimte door enerzijds standaarden te ontwikkelen en anderzijds lokale implementatie te faciliteren.
Daarmee ligt de waarde van dit soort initiatieven niet alleen in concrete implementaties, maar ook in het versterken van samenwerking op langere termijn. Door kennisdeling en afstemming over regiogrenzen heen ontstaat een vliegwiel waarin succesvolle aanpakken zich geleidelijk verspreiden.
Volgens de auteur vraagt dit wel blijvende inspanning van zorginstellingen en samenwerkingsverbanden. Het continu afstemmen van ‘tandwielen’ blijft noodzakelijk om gegevensuitwisseling daadwerkelijk op schaal te realiseren.
Lees het hele artikel in de onlangs verschenen editie 2, 2026 van ICT&health, of lees het in ons online magazine.
